BIT Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

Beta Systems: Kosteneffiziente Dokumentenprozesse
Standardisiert statt individuell

Wie können Unternehmen ihre Kosten für die Bearbeitung von Dokumenten, den Druck, das Archiv sowie für die Dokumentenbeschaffung reduzieren und gleichzeitig Regularien einhalten und Prozesse überwachen? Die Antwort darauf geben Standardlösungen, die die Automatisierung von Produktions- und Geschäftsprozessen ermöglichen. Dazu zählt auch die Beta-UX-Produkt-Suite mit ihren drei Software-Komponenten für das Dokumenten-, Output- und History-Management unter Unix.

Mit der Beta-UX-Produkt-Suite können Unternehmen ihre Produktions- und Geschäftsprozesse automatisieren.

So unterschiedlich die Bearbeitung eines Kreditantrags oder eines Versicherungsfalles auch sein mag, eines haben diese Geschäftsprozesse gemein: Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente müssen für die einzelnen Arbeitsschritte zur Verfügung stehen und gemäß gesetzlichen Vorschriften archiviert werden.

Der Beta UX ContentMaster ermöglicht die Steuerung und Kontrolle dokumentenbasierter Geschäftsprozesse auf Unix und gewährleistet die Einhaltung unternehmensspezifischer und gesetzlicher Regelungen bezüglich Aufbewahrungsfrist und Datenzugriff. Die Infrastruktur-Software verarbeitet und archiviert automatisiert alle Dokumentenformate wie PDF und TIFF, aber auch PDF/A sowie Daten aus Office, ERP- und CRM-Systemen. Die Archivinhalte können zu elektronischen Akten zusammengefasst werden, die alle digitalen Unterlagen zu einem bestimmten Merkmal wie Personal, Kunde oder Kredit beinhalten. Über Suchfunktionen und definierte Suchprofile lassen sich die Dokumente leicht durchsuchen und die Recherchen vereinfachen.

Über den Beta Business Client (BBC) hat der Anwender schnellen Dokumentenzugang. Beliebig viele Benutzer können gleichzeitig standortunabhängig auf das Archiv sowie dasselbe Dokument zugreifen. Bearbeitungsvermerke lassen sich anbringen, werden protokolliert und jedes bearbeitete Dokument als neue Version gespeichert. Der Beta UX DistributionMaster sichert die automatisierte Verteilung der Dokumentenströme und die revisionssichere Langzeitarchivierung. Die Daten werden nach ihrer Entstehung aus Anwendungen übernommen, bei Bedarf in Druckdatenströme umgewandelt und die Ausgabe angestoßen. Bei der Modernisierung alter Druck- und Versandlösungen fungiert der DistributionMaster als Schaltzentrale. Die Empfänger erhalten individuellen Output per Fax bzw. E-Mail oder sie holen sich selbst Informationen auf einem Zustell-Server ab. Handelt es sich um gedruckten Output, so verteilt die Software die Dokumente auf die Druckerstraßen und sorgt für eine optimale Netzwerkauslastung. Dabei können mehrere Dokumente zu einer Sendung gebündelt oder Banner-Seiten für Nachverarbeitungsinformationen hinzugefügt werden.

Der Beta UX LogMaster übernimmt durch das Zusammenführen und Bearbeiten aller Protokolldateien die Langzeitarchivierung der Prozessinformationen. Die Lösung schafft die Basis für eine unternehmensweite Dokumentation der IT-Prozesse und bietet so eine auditfähige IT-Landschaft, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Protokollinformationen werden zentral erfasst, analysiert, archiviert und definierten Empfängern zur Verfügung gestellt. Dazu zählen IT-Administratoren, IT-Manager, Revisoren und Prüfer. (www.betasystems.com)

BIT-PARTNER