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Interview mit Dr. Thomas Zeizel:
Fitmacher für Prozesse

IBM will mit der Strategie „agiles ECM“ Unternehmen in die Lage versetzen, heutigen und zukünftigen Anforderungen optimal gerecht zu werden. Wie agiles ECM realisiert werden kann und welche Schlagkraft dahinter steckt, erläutert Dr. Thomas Zeizel von IBM Deutschland.

Dr. Thomas Zeizel ist Sales Manager Enterprise Content Management and Business Process Management – Software Group Germany, IBM Deutschland GmbH.

Herr Dr. Zeizel, viele Unternehmen verfügen inzwischen über elektronische Archive, File-Systeme oder gar über Enterprise-Content-Management-Systeme. Reicht dies für einen schnellen Zugriff auf Informationen nicht aus?

Dr. Zeizel: ECM alleine reicht nicht mehr, es muss auch mit den Geschäftsprozessen verknüpft sein.

Das heißt, man sollte ECM heute vor allem aus Sicht der Prozesse betrachten?

Dr. Zeizel: Das wäre sicher zu kurz gedacht, denn auch klassische ECM-Funktionen wie Archivierung oder Dokumenten-Management gehören noch immer auf die Agenda unserer Kunden. Aber es gilt festzuhalten, dass der Bedarf der Unternehmen an BPM-Lösungen deutlich wächst. Denn Geschäftsprozesse sind das intellektuelle Kapital eines Unternehmens.

IBM hat mit Blick auf die Verknüpfung von Content und Prozessen den Begriff „agiles ECM“ geprägt. Was macht das Agile hier aus?

Dr. Zeizel: Wir verstehen darunter eine unternehmensweite Content-Management-Plattform, mit der Firmen schnell und flexibel auf neue Geschäftschancen sowie auf sich ändernde Compliance-Vorgaben reagieren können. Darüber hinaus bietet agiles ECM eine schnellere Wertschöpfung und Kostensenkungen. Wir erreichen dies durch eine schnelle und sehr flexible Entwicklung und Implementierung von ECM-Anwendungen. Dokumentenzentrische Prozesse können einfach in bestehende Plattformen eingebunden werden, d. h. wir verbinden hier ECM mit Business-Process-Management. Außerdem können alle Lösungen in serviceorientierte Architekturen integriert werden, was wiederum zur Flexibilität beiträgt.

Welchen Nutzen kann das Anwenderunternehmen durch agiles ECM erwarten?

Dr. Zeizel: Neben einem schnellen ROI sind wir durch agiles ECM in der Lage, die in den Dokumenten „brachliegenden“ Inhalte sozusagen zum Leben zu erwecken und diese dem Unternehmen und den einzelnen Mitarbeitern im Rahmen von Workflows zur Verfügung zu stellen. Außerdem können wir auf Basis unserer BPM-Lösung den Kunden eine Plattform zur Verfügung stellen.

Können Sie dazu ein konkretes Beispiel aufzeigen?

Dr. Zeizel: Der Kunde einer Autoversicherung füllt über eine Website elektronisch einen Schadensbericht aus, der dann unmittelbar in den Workflow des Versicherungsunternehmens eingespielt wird. Der Kunde kann sich anschließend laufend ein Bild über den Prozessablauf und den Status seiner Schadensmeldung machen. Das ist eine sehr gute Lösung für mehr Kundentransparenz und -zufriedenheit und sichert damit die Kundenbindung an das Unternehmen. Und dies bei gleichzeitiger Straffung der internen Prozesse und damit verbundener Kostensenkung. Auch hier gilt es wieder festzuhalten, dass wir in der Lage sind, uns in bestehende Prozess-Management-Systeme oder SOA-Infrastrukturen zu integrieren. Dies spart für unsere Kunden viel Geld und ermöglicht die Wiederverwendung der entsprechenden Services.

Problematisch ist jedoch, dass Dokumenten, Daten und Dateien unternehmensweit in verschiedenen voneinander abgeschotteten Silos
liegen.

Dr. Zeizel: Dies ist in der Tat ein großes Problem für viele unserer Kunden. Bisher waren Informationen meist in Anwendungen mit spezifischen Repositories isoliert, die gar keine oder wenige Schnittstellen mit geringer Funktionalität zur Verfügung stellten. Agiles ECM hingegen bietet auf Standards basierende und offene Repositories und Dienste, die unterschiedlichste Anwendungen und Inhalte unterstützen. Zudem gibt es ein benutzerfreundliches Framework und attraktive und flexible Frontends für alle Benutzergruppen.

Bisher werden die Geschäftsprozesse überwiegend von der IT verwaltet. Bei agilem ECM erhält die Fachabteilung also mehr Gestaltungsfreiheit bei Prozessen?

Dr. Zeizel: In der Tat werden die Fachabteilungen mehr und mehr die Treiber für neue Anforderungen. Dabei geht es oftmals um geringe Benutzerzahlen verbunden mit dem Wunsch nach schnellen Anpassungen. Große IT-Systeme sind tendenziell eher träge, da Upgrades und Änderungen sehr kostspielig sind. Agiles ECM auf Basis von BPM bietet hier einen völlig neuen Ansatz. Wir steigern die Flexibilität durch Senkung der Durchlaufzeiten und Risikominimierung und leisten gleichzeitig einen Beitrag zur Kostensenkung, indem manuelle Prozesse automatisiert werden und die Komplexität verringert wird.

Wie müssen dann die Aufgaben zwischen IT und Fachabteilung aufgeteilt sein?

Dr. Zeizel:Ein wichtiger Grundstein auf dem Weg dahin ist das Zusammenbringen von IT und Fachabteilung. Die Fachbereiche werden durch unsere Lösungen in die Lage versetzt, die Geschäftsmodelle schnell zu ändern. Die IT behält hingegen die Kontrolle über die effiziente Infrastruktur. Durch diese Modularität kann die IT außerdem Änderungen des Fachbereichs ermöglichen, ohne deswegen die Infrastruktur verändern zu müssen und behält dennoch die Kontrolle über die Autorisierung von Zugriffen.

Wie können Unternehmen die gewünschte Informationen über alle Speicherorte und Applikationen hinweg
finden?

Dr. Zeizel: Hierbei hilft vor allem das Erkennungs-Management, englisch E-Discovery genannt, den Benutzern, Daten viel schneller als bisher zu finden, wenn es darauf ankommt. Dazu stellen wir u. a. wichtige Werkzeuge wie die systemübergreifende Unternehmenssuche für einen einfachen und sicheren Zugriff auf geschützte Geschäftsinhalte zur Verfügung. Damit sind Unternehmen in der Lage, ihre Geschäftsinformationen durch gemeinsame Analyse unstrukturierter und strukturierter Daten in einer Ansicht zur Verfügung zu haben. Auch nutzen wir automatische Datenklassifizierungen, um die Aufbereitung der Informationen für unsere Kunden noch einfacher und schneller zu machen. Das erhöht die Wertschöpfung durch unsere ECM-Lösungen noch weiter.

Wie kann agiles ECM dazu beitragen, dass Entscheidungen optimal und schneller getroffen werden können?

Dr. Zeizel: Im Prinzip geht es darum, Business und IT viel stärker als bisher miteinander zu koppeln. Nach einer Studie der London School of Economics – McKinsey können Unternehmen durch die Integration von Business und IT ihre Geschäftsergebnisse um 20 Prozent steigern. Wir erreichen dies durch die aktive Nutzung der kompletten Inhalte unserer Kunden in Geschäftsprozessen. Man muss sich einfach noch mal die Zahl vor Augen führen: 80 Prozent der Daten liegen in unstrukturierter Form vor. Außerdem klinken wir uns mit unseren Lösungen auch in die bestehende Infrastruktur ein und werden somit ein Teil des großen Ganzen. Auch in Lösungen und Infrastrukturen unserer Mitbewerber können wir uns integrieren.

Das Thema Compliance – Sie haben es vorher schon angesprochen – spielt in agilen Prozessen ebenfalls eine wichtige Rolle. Wer im Unternehmen sollte sich vorrangig um die Compliance-Problematik kümmern?

Dr. Zeizel: Laut Stefan Spang, Leiter des globalen Business Technology Office von McKinsey, wird der Druck auf Unternehmen durch Regierungen und andere Organisationen zu diesem Thema weiter massiv zunehmen – mit entsprechenden Auswirkungen auf die IT. Ohne spezifische und performante IT-Lösungen ist dies nicht zu bewältigen, und damit wird und ist Compliance auch und vor allem ein Thema für den CIO. Auf die Zunahme der Bedeutung des Themas Compliance weist auch eine Studie von GMG Insights aus dem Jahr 2008 hin: Kosten und Zeitaufwand für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sind bei rund 45 Prozent von 575 Unternehmen gestiegen.

Wie kann der Zeitaufwand für die Compliance-Erfüllung mit Ihren Produkten reduziert werden?

Dr. Zeizel: Unsere Compliance-Produkte archivieren und verwalten E-Mails und andere elektronische Nachrichten und Dokumente als Records, unterstützen dabei die Einhaltung von internen und externen Vorschriften und senken gleichzeitig die Kosten für die Speicherplatzverwaltung. Auch hier integrieren wir uns mit unserem SW-Portfolio in bestehende Architekturen, die den Compliance-Anforderungen in einzigartiger Weise gerecht werden.

So ermöglichen wir z. B. durch den IBM-ZeroClick-Ansatz eine Lösung zur Einhaltung und Durchsetzung von Compliance-Anforderungen, komplexe, sich periodisch wiederholende Entscheidungen zu automatisieren und dabei zu helfen, den Arbeitsaufwand der Benutzer und mögliche Fehler zu reduzieren. Dies gelingt uns, indem wir Prozesse, Ereignisse, Regeln, Metadaten und eine erweiterte Klassifizierung verwenden, um Richtlinien über den gesamten Compliance-Lebenszyklus hinweg umzusetzen. Auch unsere E-Discovery-Funktionen helfen unseren Kunden, sich bei Rechtsstreitigkeiten und Ermittlungsangelegenheiten viel schneller und effizienter mit den notwendigen Informationen aus den Unternehmensdaten zu versorgen als dies bisher möglich war.

Müssen Compliance-Regularien nicht differenziert betrachtet und behandelt werden?

Dr. Zeizel: Obwohl jedes Gesetz und jede Verordnung spezielle Anforderungen hat, so haben doch alle einen gemeinsamen Nenner: den Bedarf an größerer Transparenz und Kontrolle von Inhalten und Prozessen, um die Risiken zu senken. Es bleibt zusammenfassend festzuhalten: Für das Thema Compliance ist auch in Deutschland die „Schonfrist“ seitens der Behörden beendet. Je früher sich unsere Kunden mit dem Thema aktiv auseinandersetzen, desto besser sind die Chancen, teuere Gerichtsfälle zu vermeiden.

Wie weit ist die Entwicklung für agiles ECM vorangeschritten, wo steht IBM mit diesem Anspruch heute und wie sieht die Roadmap aus?

Dr. Zeizel: Für die Roadmap 2010 haben wir vier Fokusthemen festgelegt, wobei agiles ECM eines davon ist. Wir werden die ECM-Plattform weiterentwickeln und versuchen, ECM für jeden im Unternehmen zugänglich zu machen. Unser Portfolio soll zu einer „agilen ECM-Plattform“ ausgebaut werden – u. a. durch ECM-Widgets, dem Fokus auf FileNet BPM oder eForms. Außerdem planen wir, unsere Führungsrolle im Bereich Compliance und Discovery auszubauen. Alles wird sich in diesem Jahr um das Thema Agilität und Flexibilität drehen.

Welche Möglichkeiten bieten Sie mittelständischen Unternehmen, die bereits ein ECM im Einsatz haben, auf ein agiles ECM umzusteigen?

Dr. Zeizel: Wir bieten Kunden die Möglichkeit, ein bestehendes ECM-System zugunsten des agilen ECM-Approaches abzulösen. Aber wir können auch ein bestehendes Dokumenten-Management-System nahtlos an unsere Systeme anbinden, um diese dann auch integriert in unserer agilen ECM-Umgebung nutzen zu können. Damit schützt der Kunde seine bereits getätigten Investitionen. Es werden dann beispielsweise alle neu eintreffenden Dokumente in unseren Systemen gespeichert. Das Altsystem kann nach Ablauf einer individuellen Zeitspanne mit wenig Aufwand komplett abgeschaltet werden. Auch haben wir unsere Lösungen in mittelstandsgerechte Pakete gegossen, die teilweise in Verbindung mit vorkonfigurierter Hardware und entsprechenden Implementierungsservices zu sehr attraktiven Preisen zur Verfügung stehen.

Am Ende zählt das Kosten-Nutzen-Verhältnis zwischen agilem und traditionellem ECM. Wie können Sie gewährleisten, dass sich der Aufwand für einen Umstieg rechnet?

Dr. Zeizel: Im Vergleich zu einem traditionellen ECM-System entstehen durch die Einführung einer agilen ECM-Umgebung für unsere Kunden keine zusätzlichen Kosten. Es müssen jedoch Aspekte wie Schulungen, Schnittstellenproblematik etc. einkalkuliert werden.

Mehr Dynamik in die Prozesse
Agiles ECM in der Praxis

Dr. Thomas Zeizel über agiles ECM in der Unternehmenspraxis:

Durch „Agile ECM“ ermöglichen wir es unseren Kunden, ihr Informationspotenzial im Bereich der unstrukturierten Daten zu heben. So nutzt beispielweise unsere FileNet-BPM-Lösung die Synergie aus Prozessen und Content und ermöglicht den Aufbau von Content-, Prozess- und Compliance-Lösungen.

Wie kann so etwas ablaufen? Eine Änderung an einem bestimmten Inhalt startet automatisch einen Prozess. Dieser Prozess ändert dann während des Ablaufs verschiedene weitere Content-Elemente. Die Inhalte dieser Elemente können dann z. B. den weiteren Prozessablauf beeinflussen und eine bestimmte Richtung geben. Prozessdiagramme, Geschäftsregeln, Formulare – sie alle sind Beispiele für Content, der versionsgestützt im Repository verwaltet wird, gesucht werden kann, durch Berechtigungen geschützt ist.

Diese neue Art „aktivierter“ Inhalte bietet viele Vorteile: Der Content wird beispielsweise in einer Kundenakte abgelegt. Ereignisse – z. B. das Ersuchen um ein Angebot – werden sofort erzeugt und die entsprechenden Geschäftsprozesse umgehend angestoßen. Wenn weitere Informationen erforderlich sind, wird das angezeigt – man sieht also sofort, welche Informationen fehlen. Der Eingang neuer Informationen wird sofort signalisiert. Es ist keine Programmierung erforderlich, sondern nur eine reine Konfiguration.

Bei zahlreichen Kunden der IBM, die ihren Content mit unseren Lösungen effizient managen und bereitstellen, ist dies bereits Realität. Nicht selten erzielen wir dabei einen zweistelligen Return-on-Investment.

Durch Integration in neue und bestehende Systemlandschaften, Nutzung offener Standards und Verbesserung der Performance sind wir in der Lage, die Informationen unserer Kunden in geschäftskritischen Prozessen lebendig zu machen. Alles in allem schaffen wir bessere Voraussetzungen, um auf veränderte Geschäftsanforderungen und gesetzliche Vorgaben reagieren zu können.

Kontakt:
IBM Deutschland GmbH
Pascalstr. 100
70569 Stuttgart

Telefon: +49 (0) 711 785 0
Internet: www.ibm.com/de

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