BIT Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

Invoicing-Trends 2011

In der Rechnungslogistik hat sich in den vergangenen Jahren gezeigt, dass die Akzeptanz elektronischer Übermittlungswege zwar weiter wächst, jedoch nach wie vor viel Potenzial brach liegt. Einen Einblick, wie sich die Rechnungslogistik-Branche 2011 verändern wird und welche Entwicklungen anstehen, gibt Itella, Anbieter für Dokumenten- und Informationslogistik, im folgenden Beitrag.

Effizienter Rechnungseingang

Was die Digitalisierung der Rechnungsprozesse betrifft, ist Deutschland gerade im Begriff, die Lücke zu anderen Ländern zu schließen, langsam aber stetig. Und dabei geht es im engeren Sinne nicht nur um elektronische Rechnungen, sondern um den gesamten Rechnungsprozess also auch um die Papierprozesse. Spricht man in Deutschland über Projekte in der Rechnungslogistik, denken die meisten an den Rechnungsausgang. Das liegt ja auch auf der Hand, denn Ausgangsrechnungen werden direkt mit Zahlungseingang assoziiert. Doch gerade im Rechnungseingang entstehen eine Menge Kosten. Die Prozesse rund um eine Eingangsrechnung in Papierform kann das Unternehmen viel Geld kosten. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Zahl der Rechnungseingangsprojekte 2010 stark zugenommen hat und auch 2011 noch viel Potenzial birgt. Eine Umstellung auf frühes Scannen hat den Vorteil, dass die Rechnungen nicht nur in einen elektronischen Workflow übergeben werden können, sondern beispielsweise auch ein direkter Abgleich mit Einkaufsdaten möglich ist. Ist der erste Schritt getan, können auch die Lieferanten von den digitalen Versandkanälen überzeugt werden und sukzessive auch den oft stiefmütterlich behandelten Rechnungseingang digitalisieren und optimieren.

Shared Service Center

Die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen einer Organisation in sogenannten Shared Service Centern (SSC) wird auch 2011 unter Kostenaspekten immer wichtiger. Das Beratungshaus Bearingpoint geht nach einer aktuellen Umfrage von Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent bei jedem zweitem Unternehmen aus, die SSCs einsetzen. Gerade die Konsolidierung von Prozessen des Rechnungseingangs in Financial SSCs bietet große Potenziale zur Kostensenkung, vor allem vor dem Hintergrund, dass die effektive Verarbeitung von Eingangsrechnungen noch lange kein Standard ist. So digitalisieren laut einer Itella-Studie beispielsweise nur 16 Prozent der Unternehmen ihre Eingangsrechnungen, um sie dann in einen automatisierten Workflow einzuspeisen. Dies kann in einen SSC für das gesamte unternehmen und jede einzelne Abteilung zentralisiert werden.

E-Postbrief, was kommt danach?

Mit einem großen Knall hat die Deutsche Post AG (DPAG) den E-Postbrief gelauncht und den Markteintritt mit einem ordentlichen Marketing-Budget unterstützt. In Zeiten eines schwächelnden Briefgeschäfts ist der E-Postbrief mit Sicherheit ein strategisch wichtiges Projekt für die DPAG. Neu erfunden hat die Post dabei nicht wirklich etwas. Länder wie Finnland, die Schweiz oder Dänemark haben ähnliche Verfahren bereits seit Jahren erfolgreich implementiert. Und die Erfahrung aus diesen Märkten zeigt, dass der E-Postbrief für sich genommen kaum eine Revolution darstellt. Vielmehr wird wichtig sein, wie sich der Markt im kommenden Jahr entwickelt und was für zusätzliche Services und Angebote sich um den „neuen Brief entwickeln. Das wird eine der Herausforderungen für 2011 sein. Die DPAG wird ihr Angebot in Deutschland nur halten können, wenn sie mit dem E-Postbrief eine offene Plattform schafft, die weitere angeschlossene Services zulässt.

Flexibles Outsourcing

Jüngste Erhebungen der Marktforscher PAC und EITO gehen von einem erwirtschafteten Umsatz der deutschen Outsourcing-Branche in 2010 von 14,6 Mrd. Euro aus, ein Plus von 5 Prozent. Doch trotz rosiger Aussichten stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Kompromisse bei Innovationen zu vermeiden und die Geschäftsprozesse effizient zu unterstützen. Unternehmen müssen in der Lage sein, sich schneller als noch vor wenigen Jahren an sich schnell verändernde Wettbewerbsbedingungen anpassen zu können. Damit ist auch eine wichtige Anforderung von Unternehmen an IT-Dienstleister formuliert: Modalitäten und Verträge müssen in Zukunft anpassungsfähiger gestaltet werden, gerade im Outsourcing von Finanzdienstleistungen. On demand ist das Gebot der Stunde; auch in der Rechnungslogistik! Jedes Jahr verschicken europäische Unternehmen rund 28 Milliarden Rechnungen. Die Bearbeitung des Rechnungseingangs und -ausgangs stellt daher einen erheblichen Kostenfaktor dar, der häufig jedoch als wenig beachteter Prozess eher ineffizient abgewickelt wird. Die Kosten des Prozesses kennen die wenigsten. Doch können diese durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister schnell und auf flexibler Basis gesenkt werden. Denn die eher heterogenen Prozesse in der Rechnungslogistik lassen sich effektiver und standardisierter gestalten. Gerade bei schwankendem Rechnungsaufkommen lohnt sich die Auslagerung an einen Partner.

Transpromo

Rechnungen sind heute vielmehr als nur Zahlungsaufforderungen, sie sind essentieller Bestandteil der Kundenkommunikation. Der Rechnungsempfänger wendet dreimal mehr Zeit für das Studieren des Dokuments auf, als er es für andere Kommunikationsschreiben tut. Die Rechnung könnte damit als das effektivste Mittel in der schriftlichen Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden genutzt werden. Und das nicht nur, weil am Ende einer Rechnung ein Zahlungseingang steht, sondern vielmehr, weil die Rechnung Platz bietet, um dem Kunden Botschaften mit einem Dokument zu vermitteln, dem er weitaus mehr Bedeutung schenkt als anderen Kommunikationsschreiben. Die Verknüpfung von Rechnungen mit eben diesen Marketingbotschaften nennt man Transpromo. In den letzten Jahren hat sich in diesem Bereich viel getan, aufwendige Verknüpfungen des Buchhaltungssystems, etwa mit dem Customer-Relationship-Management sind für eine personalisierte Ansprache nicht mehr notwendig; vielmehr werden die vorhandenen Rechnungsdaten genutzt.

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BIT-TOPTHEMEN

19.04.2011:

Stellungnahme der Ceyoniq Technology GmbH zur geplanten Verschmelzung des VOI mit dem Bitkom

19.04.2011:

Günther Grabow (OpenText) zu Vor- und Nachteilen einer möglichen Verbandsfusion VOI und Bitkom

19.04.2011:

Stellungnahme des VOI-Beirates zu Verschmelzung VOI/Bitkom

15.04.2011:

Jupp Stoepetie (Abbyy) zu Vor- und Nachteilen einer möglichen Verbandsfusion von VOI und Bitkom

15.04.2011:

Max Ertl (DocuWare AG) zu Vor- und Nachteilen einer möglichen Verbandsfusion von VOI und Bitkom

15.04.2011: