BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Einsatz der qualifizierten Signatur im Rahmen der Zentralfakturierung
Auslagern senkt Kosten

Eurobaustoff nutzt die Vorteile der elektronischen Übermittlung von Rechnungen. Im Rahmen der Umstellung der Zentralfakturierung auf elektronische Rechnungen hat die größte Fachhandelskooperation für Baustoffe, Fliesen und Holz in Europa den E-Invoicing-Spezialisten SGH mit der elektronischen Signatur beauftragt.

Gerrit Hoppen, Vorstand der SGH Service AG: „Durch das Outsourcen werden die notwendigen Investitionskosten minimiert.“

Eurobaustoff ist für Bauund Ausbauprofis sowie private Bauherren und Renovierer aktiv und bietet eine breite Palette an Finanz-Management-Dienstleistungen an. Neben Bonitätsprüfungen, Bilanzanalysen, Bilanz-Ratings, Versicherungen, Leasing-Angeboten und Wechselfinanzierungen wird auch die Zentralfakturierung übernommen. Gerade hier hat die Handelsgesellschaft die Vorteile einer elektronischen Übermittlung von Rechnungen für sich erkannt. Durch die Einsparung von Material und Porto sowie die Verbesserung der Durchlaufzeiten können beachtliche Kostenreduzierungen erzielt werden.

Damit eine Rechnung nach Umsatzsteuergesetz (UStG) allerdings zum Vorsteuerabzug berechtigt, müssen Integrität und Authentizität durch ein elektronisches Signaturverfahren gewährleistet werden. Hierfür hat Eurobaustoff mit der SGH Service AG einen Full-ServiceDienstleister für E-Invoicing beauftragt.

Elektronisches Übermittlungsverfahren

SGH stellt die elektronisch zu übermittelnden Ausgangsrechnungen der Eurobaustoff sowie jeweiliger Eurobaustoff-Zentrallager aus. Zum Start haben sich rund 100 Anschlusshäuser als Rechnungsempfänger am elektronischen Übermittlungsverfahren beteiligt – Tendenz steigend. Vollmachten sowohl der Eurobaustoff, deren eigenständiger Zentrallager sowie der jeweiligen Rechnungsempfänger, berechtigen die SGH einerseits, die Signaturen im Auftrag des Versenders und andererseits auch die Verifikation im Auftrag des Empfängers durchzuführen.

Die elektronisch signierten und verifizierten Ausgangsrechnungen werden der Eurobaustoff anschließend als PDF-Rechnungsdatei inklusive der qualifizierten elektronischen Signatur und des Verifikationsberichts auf einem Server zur Abholung via FTP bereitgestellt.

SGH übernimmt für Eurobaustoff das elektronische Rechnungs-Management. Die Fachhandelskooperation profitiert vom notwendigen Fachwissen und den Erfahrungen mit den technischen und rechtlichen Grundlagen des Dienstleisters.

„Unser Ziel ist es, alle Ausgangsrechnungen aus der Zentralfakturierung von Papierversand auf elektronischen Versand umzustellen. Mit unserem – auf den einzelnen Gesellschafter abgestimmten – elektronischen Rechnungsdatenaustausch wollen wir unser Leistungsangebot erweitern und vor allen Dingen die Prozessabläufe unserer Gesellschafter nachhaltig unterstützen. Durch das Entfallen des Rechnungsdrucks, der Einkuvertierung sowie der Portokosten werden wir auch Kostensenkungen erzielen“, informiert Holger Reviol, Bereichsleiter Organisation der Eurobaustoff.

Die Vorteile des Auslagerns der qualifizierten elektronischen Signatur an einen erfahrenen Dienstleister liegen auf der Hand: Der Erwerb eines qualifizierten Zertifikats ist nicht notwendig, da die Karte und die PIN der SGH genutzt werden können. Die Anschaffung von Signatur-Hardund -Software sowie die Investition in Sicherheitsvorkehrungen und die kontinuierliche Anpassung der Lösung an sich ändernde Vorschriften bleiben Eurobaustoff erspart, da dies von der SGH übernommen wird. Durch das Auslagern der elektronischen Signatur an einen externen Dienstleister kann sich Eurobaustoff außerdem mehr auf das Kerngeschäft konzentrieren.

(www.sgh-net.de)

Kontakt:
SGH Service AG
Daimlerring 51
31135 Hildesheim

Telefon: +49 (0) 5121 7646 0
E-Mail: info@sgh-net.de
Internet: www.sgh-net.de

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