BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Vereinigte Stadtwerke lagern das Scannen aus
Scanpower für Energieversorger

Seit 2009 haben die Beschäftigten der Vereinigten Stadtwerke Ratzeburg, Mölln und Bad Oldesloe untereinander digitalen Fernzugriff auf Kundenkorrespondenz und Hausanschlussakten. Die Microdata GmbH scannte die Akten und digitalisiert auch den täglichen Posteingang der Stadtwerke. Vor allem während der wiederkehrenden Verbrauchsabrechnung zum Jahreswechsel eine unschätzbare Hilfe, denn die digitalen Dokumente liegen schneller vor, und vor allem ist es günstiger, das Scannen im Outsourcing durchzuführen.

Marita Lehnhoff, Leitung KundenService, Vereinigte Stadtwerke GmbH: „Das Outsourcing der Digitalisierung ist für uns auf jeden Fall günstiger, als immer wieder Zeitarbeitskräfte von externen Dienstleistern für die Scan-Arbeiten zu beschäftigen.“

Die Vereinigten Stadtwerke GmbH beschäftigen 186 Mitarbeiter und versorgen heute rund 50000 Kunden mit Energie und Wasser, nicht nur in Ratzeburg, Mölln und Bad Oldesloe, sondern mittlerweile auch überregional. Als die Stadtwerke 2007 ein Dokumenten-Management-System (DMS) einführten, war die Entscheidung für eine künftig papierlose Bearbeitung von Geschäftsvorgängen gefallen. „Los ging es mit unserer täglichen Kundenkorrespondenz, die wir seitdem digitalisieren und elektronisch ablegen“, so Marita Lehnhoff, Leitung Kunden-Service. Dort treffen neun Zehntel der Kundenpost ein, ein kleiner Teil geht in die Niederlassungen Mölln und Bad Oldesloe und wird nach Bearbeitung zum Kunden-Service weitergeleitet.

Digitalisierung im Outsourcing

Anfangs ließ Marita Lehnhoff die Unterlagen noch intern einscannen, doch war dies mit dem vorhandenen Personal bald nicht mehr zu schaffen. „Immer mehr Post staute sich auf und wir kamen nicht mehr hinterher; schließlich waren Zeitarbeitskräfte nötig, um die Scan-Stapel abzuarbeiten“, erklärt sie. So entschied sich die Unternehmensleitung im Sommer 2009, die Digitalisierung im Outsourcing erledigen zu lassen. Microdata erhielt den Zuschlag und startet Ende August 2009 mit dem Scannen der Eingangspost aller durch die Vereinigten Stadtwerke GmbH versorgten Energiekunden.

Mit einem großen Schwung ging es los, da sich im Haus bis dahin bereits sehr viele Belege angesammelt hatten. Knapp über 42000 Seiten wurden während der ersten sechs Monate verarbeitet, 30 Prozent davon während der Hauptabrechnungszeit zwischen November und Januar. Die digitalisierten Kundenschreiben übermittelt Microdata den Stadtwerken per CD, die Originale verbleiben noch vier Wochen in den Hamburger Produktionsräumen von Microdata und werden dann vernichtet.

Scannen außer Haus weitaus günstiger

Seitdem kommt ein Microdata-Kurier in regelmäßigen Abständen und holt die Papierpost ab. Im Kunden-Service kann man heute wieder aufatmen: „Das Outsourcing der Digitalisierung ist für uns auf jeden Fall günstiger, als immer wieder Zeitarbeitskräfte von externen Dienstleistern für die Scan-Arbeiten zu beschäftigen“, ist sich Marita Lehnhoff sicher. Und durch die digitale Speicherung im DMS haben ihre Kollegen schnelleren Zugriff auf sämtliche Kundenkorrespondenz.

Die Vereinigten Stadtwerke Ratzeburg, Mölln und Bad Oldesloe setzen aufs Outsourcing: Der tägliche Posteingang wird vom Dienstleister Microdata gescannt.

Was bei der zentral für die Vereinigten Stadtwerke abgewickelten Kundenkorrespondenz so gut funktioniert, davon wollten auch die Kollegen aus Bad Oldesloe künftig profitieren. Am dortigen Firmenstandort sitzt die Abteilung, die sich um Initiierung und Erstellung von Hausanschlussakten kümmert. Nach dem Projekt Posteingang folgte deshalb ein zweites Scan-Vorhaben mit dem Ziel, alle Hausanschlussakten zu digitalisieren und künftig über das DMS zugänglich zu machen. Mit den Unterlagen des Einzugsgebietes Bad Oldesloe hatte Microdata bis Anfang des Jahres bereits ein knappes Drittel der Akten digitalisiert, jene aus Mölln und Ratzeburg folgen im Anschluss.

Akten elektronisch verfügbar

Detlef Creutzfeldt, zuständig für Einkauf und Organisation am Standort Bad Oldesloe: „Zu jedem Hausanschluss führen wir eine Akte, die aus verschiedensten Dokumenten besteht, darunter Angebote für die Erschließung von Neubauten, Stromund GasanschlussUnterlagen, Auftragserteilungen an uns und die Netzgesellschaft, aber auch Zeichnungen, Leitungspläne und Fotografien – die Hausanschlussakte nimmt alles auf, was von der Einrichtung eines Anschluss bis zur Stilllegung und Abbau der Anlage relevant ist.“ Die Akten sind zwischen einem und drei Zentimeter stark – das macht bei 50000 Anschlüssen einen knappen Kilometer Unterlagen, verteilt auf Bad Oldesloe, Mölln und Ratzeburg.

„Die Microdata-Mitarbeiter haben die Akten abgeholt und kurz darauf per CD wieder abgeliefert“, so Detlef Creutzfeldt. Seitdem arbeiten die Oldesloer produktiv mit der digitalen Hausanschlussakte. Sind genug neue Schriftstücke hinzugekommen, klingelt bei Microdata das Telefon und der Kurier macht sich auf den Weg.

Den richtigen Index ermitteln

Hinter den Kulissen steht das Microdata-Team in diesem Projekt vor der Herausforderung, den verschiedenen Belegen die richtigen Indexkriterien so zuzuordnen, dass die Unterlagen später im System bei den Stadtwerken unter Angabe beliebiger Suchkriterien jederzeit sofort gefunden und dann auch angezeigt werden. „Dies ist, was der Kunde in der Regel nicht sieht“, sagt Marc Ebel, Projektleiter bei Microdata. Denn im Bereich der Hausanschlussakten arbeiten die Stadtwerke mit zwei verschiedenen Systemen, SAP und einem geografischen Informationssystem. Microdata muss daher vor dem Scannen zunächst einen gemeinsamen Index schaffen, um die Dokumente jeweils ihrer richtigen Akte zuordnen zu können. Die Beschäftigten der Stadtwerke wiederum können nach allen erfassten Indexkriterien suchen und durch den standortunabhängigen Zugriff auf die Akten ihre Vorgänge heute wesentlich schneller und komfortabler bearbeiten.

(www.mdat.com)

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