BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Multi-Channel-Dokumentenverarbeitung
Hybrid-Mail

Wird die Unternehmenskommunikation vom Schreibtisch über eine sichere Internet-Schnittstelle in eine zentralisierte automatisierte Produktionsumgebung umgeleitet, wo das Drucken, Kuvertieren und Versenden stattfindet, spricht man von Hybrid-Mail, erklärt Christoph Häbel vom Postbearbeitungsspezialisten Pitney Bowes. Mit Production Intelligence bietet Pitney Bowes eine Hybrid-Mail-Lösung sowohl für den Inhouse-Betrieb als auch für Dienstleister.

Production Intelligence: Bei der Mail-Factory GmbH wird die Hybrid-Mail-Lösung bereits eingesetzt. Das Unternehmen steht für Tests als Kooperationspartner zur Verfügung.

Für Unternehmen ist wichtig, dass Dokumente einfach und effektiv erzeugt werden, den Sicherheitsanforderungen und dem aktuellen Corporate Design entsprechen, flexibel sowie effizient produziert und verschickt werden können. Mithilfe der Pitney-Bowes-Lösung lassen sich diese Anforderungen sowohl für Individualbriefe als auch für Serienbriefe, Rechnungsläufe oder Massendrucke (Spool, Batch) leicht erfüllen.

Der Ausdruck erfolgt hierbei nicht mehr zeitund kostenintensiv lokal am Arbeitsplatz, sondern wird sicher an einen zentralen Produktionsdrucker übergeben. Der Auftraggeber kann dabei Beilagen bzw. weitere Dokumente flexibel hinzufügen. In der Druckvorstufe wird dann das Dokument angereichert: Es werden produktionsrelevante Steuerzeichen wie beispielsweise Barcodes aufgebracht, Transpromo-Botschaften kundenindividuell realisiert, Adressen validiert und korrigiert sowie die DV-Freimachung für DPAG und alternative Postdienstleister aufgebracht. Zudem können die Dokumente über Schnittstellen zu verschiedensten ERP-Systemen optimiert und beispielsweise vorsortiert werden. Auch die Schnittstelle zu CodX PostOffice ist bereits realisiert. Wenn alle Parameter eingestellt sind, wird der Druckdatenstrom an ein Druckzentrum in der Nähe des Zielortes geschickt.

Effiziente Produktion reduziert Kosten

Christoph Häbel, Account Manager DMT Software, Pitney Bowes Deutschland GmbH: „Der Ausdruck erfolgt nicht mehr zeitund kostenintensiv lokal am Arbeitsplatz, sondern wird sicher an einen zentralen Produktionsdrucker übergeben.“

Die Hybrid-Mail-Lösung wandelt Dokumente je nach Bedarf in unterschiedliche Ausgabeformate um. Dies umfasst alle gängigen Druckformate in der Einund Ausgabe in Vollfarbe und Monochrom sowie die elektronische Ausgabe für Archive, Portale und E-Mail. Dadurch lassen sich die gewünschten Beilagen elektronisch oder physisch hinzufügen. Während des gesamten Prozesses behält der Ersteller des Briefs den Überblick – er kann jederzeit den aktuellen Dokumentenstatus einsehen, das verschickte Dokument anpassen oder stornieren.

Trotz der vielen Auswahloptionen wird stets die Integrität des einzelnen Dokumentes gewährleistet. Es erfolgt ein durchgängiger Echtzeitabgleich und eine Nachverfolgung auf Dokumentenbasis. Bei Fehlern werden Nachdrucke automatisiert erstellt. Die Production Intelligence Suite bietet zudem Möglichkeiten, Jobs und Szenarien zu simulieren, die Produktion zu planen, zu überwachen, auszuwerten und grafisch sowie als Report aufzubereiten.

Pitney Bowes bietet einen ganzheitlichen zukunftssicheren Lösungsansatz für das Optimieren von Prozessen – damit das richtige Dokument in das richtige Kuvert gelangt und an die korrekte Adresse gesendet wird. In Workshops werden sichere und rentable Lösungen erarbeitet, die in die existierende Umgebung integriert werden. Das Ergebnis sind höhere Qualität und Integrität, weniger Retouren, geringere Kosten – besonders was lokale Druckkosten wie Toner, Wartung oder Strom betrifft – sowie eine effiziente Produktion und Auslieferung.

(www.pitneybowes.de)

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