BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Deutsche Post präsentiert den E-Postbrief: Vertraulich, verbindlich, verlässlich
Die Brief-Revolution

Obwohl modernste Hardund Software eingesetzt wird, blockieren immer noch Medienbrüche den elektronischen Workflow. Wie der E-Postbrief im Internet dabei Abhilfe schaffen kann, erläutert Dr. Georg Rau, Senior Vice President der Deutschen Post, im folgenden Beitrag.

Es zählt zu den größten IT-Irrtümern und Fehlprognosen: das papierlose Büro. Seit den 70er-Jahren wird die Digitalisierung der Büroumgebung propagiert. Über 30 Jahre später ist sie davon weiter entfernt denn je – denn der Papierverbrauch steigt und steigt. In deutschen Büros und Verwaltungen werden pro Jahr schätzungsweise 800000 Tonnen DINA4-Papier verbraucht. Tendenz weiter steigend. Zwar sind Büros und Verwaltungen in der Regel mit moderner Hardund Software ausgestattet, die eine vollelektronische Bearbeitung ermöglichen würden. Diese Instrumente können ihr Potenzial aber nur entfalten, wenn der elektronische Workflow nicht blockiert wird. Eine Voraussetzung dafür ist, dass viele Daten und Dokumente digital vorliegen. Bei den internen Prozessen ist das weniger problematisch, in der externen Kommunikation sieht das anders aus. Im Posteinund -ausgang dominiert nach wie vor das Papier. Es wird geöffnet, sortiert und gescannt, gedruckt, gefalzt und kuvertiert.

Jetzt bringt die Post den Brief ins Internet und ermöglicht Unternehmen und Verwaltungen damit eine effiziente Lösung für die elektronische Schriftkommunikation. Der E-Postbrief ist wie der klassische Brief verbindlich, vertraulich und verlässlich. Dabei lässt er sich einfach und bequem jederzeit über den Computer verschicken. Absender und Empfänger wissen zweifelsfrei, mit wem sie kommunizieren und können dank modernster Verschlüsselungstechnologien sicher sein, dass ihr Schriftwechsel nicht von unberechtigten Dritten eingesehen oder verändert werden kann. Wie in der physischen Welt bietet die Deutsche Post die gesamte Übermittlung und die verlässliche Zustellung der Nachrichten aus einer Hand an. Was den E-Postbrief für Unternehmen und Verwaltungen besonders attraktiv macht: er ist hybrid. Das bedeutet, der vom Absender elektronisch erstellte Brief erreicht alle Empfänger, auch wenn diese keinen InternetAnschluss haben oder noch nicht als Nutzer des Portals registriert sind. In diesen Fällen druckt die Deutsche Post den elektronischen Brief aus, kuvertiert ihn und stellt ihn per Postboten zu. Das Handling der Papiersendungen ist also nicht mehr Aufgabe der Sachbearbeiter, sondern wird extern erledigt – im Unternehmen oder der Verwaltung verbleiben nur die elektronischen Ausgangsdatensätze. Zudem kann allein durch das bedarfsgerechte Handling physischer Unterlagen der tatsächliche Papierverbrauch reduziert werden.

Für viele Unternehmen ist eine flächendeckende Erreichbarkeit aller Kunden – auch der Nonliner – ein Muss. Für Verwaltungen sowieso. Zwar verfügen rund 70 Prozent der Bevölkerung über einen Internet-Anschluss. Jedoch für nur 26 Prozent der Bevölkerung sind die digitalen Medien fester Bestandteil des täglichen Lebens. Das bestätigen die Ergebnisse einer aktuellen Studie der Initiative D21. Die Typologie der Studie zeigt auf, dass 35 Prozent der Bürger so genannte „digitale Außenseiter“ sind und 30 Prozent als „Gelegenheitsnutzer“ das Internet nur sehr eingeschränkt gebrauchen.

Müssen also Unternehmen und Verwaltungen weiterhin mit Medienbrüchen in der externen Kommunikation leben? Auch wenn diese die effiziente Organisation der Arbeitsabläufe behindern und damit die Prozesskosten erheblich verteuern?

Kostenfaktor Dokumentenlogistik

Dr. Georg Rau, Senior Vice President IT-Application Management Marketing/Vertrieb Brief Deutschland bei der Deutschen Post: „Der E-Postbrief ermöglicht durch die Option der hybriden Zustellung eine schnelle Umstellung der internen und externen Schriftkommunikation auf elektronische Medien – ohne Medienbrüche.“

Allein in der Brieflogistik machen die Prozesskosten zwischen 60 und 75 Prozent aus. Damit liegen sie weit über den Transportkosten. Schon die Posteingangsseite – also Öffnen, Sortieren, Prüfen – nimmt rund 30 Prozent des Kostenanteils ein. Der E-Postbrief kann die Prozesskosten auf der Briefeingangsund -ausgangsseite signifikant reduzieren. Durch den Wegfall beispielsweise von Druck und Kuvertierung lassen sich allein im Postausgang mehr als 30 Prozent der derzeitig entstehenden Kosten senken. Im Posteingang kann die Ersparnis sogar bei bis zu 80 Prozent liegen. Diese Einsparpotenziale hat auch die Studie „Wirtschaftlichkeit des Digitalen Schriftgut-Managements“ bestätigt, die die Deutsche Post gemeinsam mit dem Kreis Soest, der B.I.T. Consult GmbH, der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für VerwaltungsManagement) und dem Rechenzentrum KDVZ Citkomm 2008 initiiert und durchgeführt hat. Die Studie hat die Arbeitsabläufe rund um die einzelnen Dokumente innerhalb einer Kreisverwaltung in den Aufgabenbereichen Posteinund -ausgang, elektronische Vorgangsbearbeitung/elektronische Akte und E-Archiv/Registratur analysiert und auf dieser Basis optimierte Prozessmodelle entwickelt. Das identifizierte Einsparpotenzial der Kreisverwaltung Soest liegt laut Studie bei etwa 1 Mio. Euro, das sind fast 80 Prozent der derzeitigen Prozesskosten. Voraussetzung: die elektronischen Fachverfahren werden sowohl im Posteingang wie im Postausgang von digitalen Prozessen gestützt.

Genau dies kann der E-Postbrief. Denn er ermöglicht durch die Option der hybriden Zustellung eine schnelle Umstellung der internen und externen Schriftkommunikation auf elektronische Medien – ohne Medienbrüche. Damit ist er ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur Digitalisierung der Kommunikationsprozesse und den damit verbundenen Einsparungen auf Prozess-Seite. Ein weiterer wichtiger Effekt: Mit dem Einsatz des E-Postbriefs wird gleichzeitig der Kunden-Service verbessert, weil er Mehrwertdienste bietet. Beispiele hierfür sind etwa das One-Click-Payment oder das Formular-Management. Angebote können so auch mit einer integrierten Bestellund Bezahlfunktion versendet werden. Der Empfänger löst bequem mit einem Mausklick die Bestellung und Bezahlung aus. Eine solche Bezahlfunktion kann auch in Rechnungen integriert werden. Durch elektronische Formulare mit integrierten Prüffunktionen erhöht sich die Datenqualität in der Geschäftsund Behördenkommunikation erheblich. Auch der Empfänger profitiert von vorausgefüllten Formularen, weil er persönliche Daten nicht neu eingeben muss. Viele Vorteile sprechen also für den Einsatz des E-Postbriefs, wie z. B. Kundenfreundlichkeit, ein medienbruchfreier Worklflow und ein sicherer Datentransport. Ob der E-Postbrief dazu führen wird, dass eines Tages das papierlose Büro Wirklichkeit wird? Das vielleicht nicht, aber er hilft, die Prozesse schlanker, kostengünstiger und kundenfreundlicher zu machen. Vortrag zum Thema E-Postbrief: Doxnet, 22. Juni.

Der E-Postbrief

Der Brief im Internet ist genauso einfach und schnell wie eine E-Mail. Gleichzeitig besitzt er wesentliche Eigenschaften des Briefs, denn er ist verbindlich, vertraulich und verlässlich.

Verbindlichkeit: Absender und Empfänger wissen, mit wem sie kommunizieren. Um diesen Grad an Verbindlichkeit zu erreichen, wird die Identität aller Kunden bei der Erstregistrierung per Postident-Verfahren überprüft. Die Authentifizierung der Teilnehmer bei der Anmeldung zum elektronischen Portal ist durch die Nutzung des HandyTAN-Verfahrens sichergestellt. Diese kombinierte Eingabe von Passwort und HandyTAN ermöglicht damit ein hohes Authentifizierungsniveau.

Vertraulichkeit: Der E-Postbrief wird auf seinen elektronischen Kommunikationsstrecken verschlüsselt übermittelt. Jeder kann sicher sein, dass der Schriftwechsel nicht von unbefugten Dritten eingesehen oder verändert wird.

Verlässlichkeit: Wie im physischen Netz bietet die Deutsche Post die gesamte Übermittlung und die verlässliche Zustellung der Nachrichten aus einer Hand an. Der elektronische Weg eines Briefs im Internet kann vom Sender bis zum Empfänger nachvollzogen werden. Die vom klassischen Brief bekannten Produkte wie das Einschreiben können auch beim E-Postbrief genutzt werden.

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