BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

FP sorgt für Briefversand direkt vom PC
Klick und weg

Noch nie war es für Unternehmen so einfach, beim Briefversand Geld einzusparen. Und zwar richtig viel Geld, etwa durch Portoersparnis und Reduzierung der Prozesskosten. Wie diese enormen Kostenvorteile zustande kommen und was die Unternehmen dafür tun müssen, erläutern Roland Walter und Dr. Alexander Seyferth, Geschäftsführer der FP-Tochter IAB (Internet Access GmbH).

Dr. Alexander Seyferth und Roland Walter, Geschäftsführer der IAB: „Unsere Maxime lautet: so wenig Aufwand und Anpassungen auf Kundenseite wie möglich.“

Herr Walter, lassen Sie uns bitte zunächst klären, was Francotyp-Postalia (FP) unter Hybrid-Mail versteht.
Roland Walter: Hybrid-Mail bedeutet allgemein, dass der Versand von Post mithilfe von DV-gestützten Verfahren vereinfacht und automatisiert wird. Bei nach wie vor physischer Zustellung eines Briefes übernimmt die elektronische Verarbeitung wesentliche Aufgaben, die dazu führen, dass der Versender, sei es eine Privatperson oder eine Firma, sich nur noch mit der Erstellung des Dokuments befassen muss. Die technische Umsetzung, angefangen von der Datenaufbereitung bis zum Druck und Versand des Briefes führt ein entsprechender Partner durch.

Der Versand des Briefes kann sowohl als klassischer Brief aber auch als vollelektronisches Dokument erfolgen. De-Mail soll hierfür einen rechtlichen Rahmen bereitstellen, der voraussichtlich im Herbst diesen Jahres vom Gesetzgeber verabschiedet wird. Der Online Brief der Deutschen Post AG ist ein guter Beleg dafür, wie wichtig elektronische Alternativen zum traditionellen Brief zukünftig werden. Ein weiteres Indiz ist die hohe Priorität, die der E-Postbrief der Deutschen Post AG in der Markteinführungsphase genießt.

Welche Kompetenz kann FP bei Hybrid-Mail vorweisen und werden Sie darüber hinaus neue Angebote schaffen?
Walter: Die FP-Gruppe kann im Hybrid-Mail-Bereich mit ihren Lösungen auf eine langjährige Erfahrung zurückblicken und wird in den nächsten Wochen weitere neue Produkte anbieten, u. a. unsere Phone-Brief-Anwendung für iPhones und iPads sowie eine rein webbasierte Lösung zur Erstellung von Einzel- und Serienbriefen direkt im Internet, ohne auf die Annehmlichkeiten eines leistungsfähigen Editors verzichten zu müssen.

Beim Briefschreiben macht man sich keine Gedanken, welche Kosten ein einziger Brief, abgesehen von den Versandkosten, verursacht. Wie teuer kommt ein Brief in der Regel, wenn man alle Faktoren berücksichtigt?
Dr. Alexander Seyferth: Also, da gibt es unterschiedliche Berechnungen. Wir halten uns an eine Studie, die die Bundesnetzagentur bei renommierten Beratungsinstituten in Auftrag gegeben hat, und nach der die Erstellung eines Briefes, also der Prozess, der nach dem Schreiben des Dokumentes beginnt und bei der Auflieferung beim Zustelldienstleister endet, zwischen 1,50 und 3,50 Euro kostet – wohlgemerkt pro Brief.

Welche Kosten können Unternehmen durch den Briefversand vom PC aus nun genau einsparen?
Dr. Seyferth: Da sind zunächst jede Menge Prozesskosten. Anstelle des Ausdruckens – inklusive eventuellem Korrekturausdruck, des manuellen Faltens, des Weges zur Poststelle, des Frankierens und des Auflieferns beim Zustelldienstleister – tritt ein Klick. Darüber hinaus generieren unsere Kunden schon ab der ersten Sendung Portorabatte, an die sie allein nie gekommen wären – möglich macht das die Partnerschaft mit unserer Konzernschwester Freesort, die täglich viele, viele Briefe bei der Deutschen Post AG aufliefert und damit große Mengenrabatte abruft, die wir anteilig an die Kunden weitergeben. Die Erstellungskosten reduzieren sich durch unsere Portallösung auf den Brief gerechnet um bis zu 80 Prozent.

Was muss das Unternehmen aus organisatorischer Sicht tun, um den Hybrid-Brief zu installieren?
Walter: Unsere Maxime lautet: so wenig Aufwand und Anpassungen auf Kundenseite wie möglich. Angefangen bei unserer FP-webmail-Lösung, die per Download aus dem Internet in wenigen Minuten installiert und einsatzfähig ist, über serverbasierte Unternehmensinstallationen, die innerhalb weniger Stunden eingerichtet werden können, bieten wir auch klassische Outsourcing-Verfahren für Regelkommunikation an, die ebenfalls ohne nennenswerte Anpassungen kundenseitig mithilfe unserer Konverter-Tools eingerichtet werden.

Die Nutzung unserer Hybrid-Dienste erfolgt für den Anwender in seiner gewohnten Anwendungsumgebung, ohne dass spezielle Schulungen oder Verfahrensänderungen notwendig wären. Dies gilt natürlich ebenfalls für unsere neuen Produkte in der iPhone- und Online-Welt.

Welche Aufgaben übernimmt dabei das Dienstleistungsunternehmen Internet Access, an dem FP mehrheitlich beteiligt ist?
Dr. Seyferth: Die IAB übernimmt den gesamten nachgelagerten Prozess nach Erstellung des Dokumentes, also vom Druck über das Kuvertieren und das Frankieren bis hin zum Aufliefern beim Zustelldienstleister. Und da alle Prozesse seit Jahren eingespielt sind, können unsere Kunden ihre Daten bis 15.30 Uhr einliefern, die dann noch taggleich verarbeitet und der Deutschen Post AG zum Versand am darauffolgenden Werktag übergeben werden.

Kann der Kunde die Briefe auch im eigenen Haus an zentraler Stelle drucken und von dort aus versenden oder sich für einen anderen Druck- und Versanddienstleister als IAB entscheiden?
Walter: Selbstverständlich können die Briefe auch im eigenen Haus gedruckt werden. Der eigentliche Kosten- und Zeitvorteil unserer Lösung liegt jedoch darin, den Produktions- und Versandprozess auszulagern und dadurch in den Genuss der Mengen- und Kostenvorteile zu kommen, die diese Auslagerung bietet. Wir sind zurzeit dabei, ein bundes- und europaweites Netz von Druck- und Versanddienstleistern aufzubauen, mit dem wir die Briefe noch schneller zum Empfänger bringen können.

FP bietet den Hybrid-Brief in den Produkt-Varianten FP webmail, FP businessmail, FP systemmail und FP inboundmail an.
Wodurch unterscheiden sich die Angebote?
Dr. Seyferth: FP webmail ist die Portallösung für jedermann; der Druckertreiber steht als kostenloser Download unter www.fpwebmail.de bereit und kann sofort genutzt werden. Natürlich können wir nicht jedem Nutzer alle Features wie beispielsweise den Druck auf eigenem hinterlegtem Geschäftspapier anbieten: Dafür haben wir das Produkt FP businessmail für den Kunden ab 250 Sendungen täglich oder mit
größeren regelmäßigen Einzeleinlieferungen. Hier gibt es ein breites Menü an kundenindividuellen Wünschen, die unser Consulting aufnimmt und die entsprechend im Anbindungsprozess implementiert werden.

FP systemmail erlaubt es dem Kunden, die Vorteile unserer Softwarelandschaft zur elektronischen Abholung von Sendungen vom Einzelarbeitsplatz zu nutzen, auch wenn er den Druck und die nachgelagerten Prozesse selbst ausführen will – beim Produkt businessmail wird der komplette Druck und das Fullfillment ausgelagert. FP systemmail optimiert den Produktionsprozess im eigenen Haus. Bei der Inbound-Lösung schließlich geht es um die Elektronisierung des Posteingangs, hier setzen wir sozusagen am anderen Ende der Prozesskette an und wandeln physische Sendungen in fertig aufbereitete, nach Kundenkriterien vorsortierte und auf Wunsch auch ausgelesene Datensätze um.

Lassen Sie uns nochmals auf die Vorgänge in der Praxis zurückkommen. Wie kann der Sachbearbeiter in das Geschehen eingreifen, wenn er den Brief ändern möchte, der Knopf zum Drucken aber schon betätigt wurde?
Dr. Seyferth: Ganz einfach – er geht in seinen Versand-Manager, ein elektronisches Postausgangsbuch, das mit dem Druckertreiber installiert wird, und löscht das Dokument wieder. Dieser „Double Check“ verhindert den ungewollten Versand. Wenn’s einmal ganz dicke kommt und der Brief nach endgültiger Freigabe doch noch vernichtet werden soll, kann man uns auch unter unserer Hotline anrufen. Anhand der von uns vergebenen Sendungs-ID können wir den Brief bis kurz vor Übergabe an den Zustelldienstleister noch stoppen.

Kann der Sachbearbeiter auch Beilagen hinzufügen und wie kann er sicher sein, dass die ausgewählten Beilagen auch in das richtige
Kuvert kommen?
Walter: Beilagen können selbstverständlich zu jedem Schreiben individuell und in beliebiger Menge hinzugefügt werden. Unser Konverterprozess erzeugt daraus einen Brief, der mit den Beilagen durch die gesamte Produktion geführt wird. Möglich wird dies durch ein eigens dafür entwickeltes Workflow-Verfahren, in dem jedes einzelne Dokument in einer Datenbank registriert wird und über alle Produktionsstufen, wie DV-Freimachung, Sortierungsprozesse, Print-Logging und revisionssicheres Kuvertieren bis zur Auflieferung an die Zustellung verfolgt wird.

Über welche Sicherheitsmechanismen verfügt die FP-Lösung für den Hybrid-Brief außerdem?
Walter: Wir haben für unsere FP-webmail-Dienste ein eigenes Datenformat entwickelt, das direkt nach dem Erstellen des Dokuments durch den Benutzer die Daten verarbeitet und mehrfach verschlüsselt, so dass sie nur noch von unserer Verarbeitung interpretierbar sind. Die Datenübertragung selbst erfolgt nach höchsten Sicherheitsstandards.

Unsere Produktionsstätten erfüllen höchste Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen. Wir produzieren u. a. Postzustellungsurkunden für Bundesbehörden, Wahlunterlagen, Lohnsteuerunterlagen und weitere hochsensible Sendungsarten. Die dafür notwendigen Standards kommen selbstverständlich auch bei jedem unserer Kundeneinlieferungen zur Anwendung.

Kann sich der Sachbearbeiter über den jeweiligen Stand des Prozesses informieren, wenn er wissen will, wo sich sein Brief gerade befindet?
Walter: Da wir eine einzelschrittbezogene, datenbankbasierte Prozess-Steuerung einsetzen, können wir diese Prozessdaten auch beliebig detailliert über unsere Track-and-Trace-Funktion dem Kunden zur Verfügung stellen.

Wie groß muss das monatliche Briefvolumen sein, damit sich das System rentiert?
Dr. Seyferth: Da der Druckertreiber kostenlos als Download zur Verfügung steht, rentiert sich die Nutzung des Produktes FP webmail bereits
ab dem ersten Brief. Bei Interesse an FP businessmail sollte man im Schnitt schon mindestens 250 Briefe am Tag produzieren, damit die Umstellung schnell den erhofften Nutzen bringt, aber auch hier gilt: Die Investition ist mehr als überschaubar und der ROI wird in der Regel
schon innerhalb eines Quartals erreicht.

Mit welchen Investitionen muss ein Unternehmen rechnen, wenn es die FP-Hybrid-Brief-Lösung einsetzen will, und wie steht es um die Folgekosten?
Walter: Wie schon erwähnt, ist unser Grundsatz, so wenig Anforderungen an den Kunden zu stellen wie möglich. Dies gilt auch für die Kostenseite. Unser FP-webmail-Client ist kostenlos installierbar. Dies gilt auch für die webbasierte Möglichkeit der Einzelbrieferstellung. Nur für den Fall, dass bei komplexen Outsourcing-Projekten spezielle Anbindungsaufwände entstehen, werden diese dem Kunden transparent und strikt aufwandsbezogen angeboten.

Weitere Kosten kann das Anwenderunternehmen durch die so genannte Konsolidierung der Briefe einsparen. Um welche Größenordnung handelt es sich?
Dr. Seyferth: Derzeit tut sich eine Menge auf dem Konsolidierungsmarkt, die Deutsche Post AG hat angekündigt, ihre Portorabatte zum
1. Juli dieses Jahres weiter zu erhöhen. Da hiermit auch eine Veränderung der Besteuerung einhergeht, wird wohl nicht alles an den Kunden weitergegeben werden können, aber eine Reduktion der Portokosten um 15 Prozent ist schon jetzt möglich. Bei einem Versender von
1000 Standardbriefen am Tag bedeutet dies schon eine jährliche Ersparnis von mehr als 20000 Euro. Kein Wunder, dass Druckauslagerung immer attraktiver wird und mehr und mehr Unternehmen dazu übergehen, diesen ungeliebten Kostenblock abseits des Kerngeschäfts von Profis optimieren zu lassen.

Kommt es durch diesen Zwischenschritt der Druckauslagerung nicht zu einer Verzögerung der Briefzustellung?
Dr. Seyferth: Nein, wir liefern die uns übergebenen Sendungen taggleich auf, sofern der Kunde uns keine anderen Vorgaben macht.

Zu guter Letzt: Ihr System ist nicht das einzige dieser Art auf dem Markt. Was kann die FP-Hybridbrief-Lösung, was andere vergleichbare Lösungen nicht können?
Dr. Seyferth: Erstens: Sie funktioniert. Zweitens: und das schon seit Jahren. Drittens: Der Kunde bekommt von der Software über den Druck bis zur Auflieferung beim Zustelldienstleister alles aus einer Hand, die sensiblen Kundendaten bleiben über den gesamten Prozess allein in unserer Hand und kein Dritter bekommt sie zu sehen. Viertens: Probieren Sie es aus, wir scheuen keinen Vergleich.

Vielen Dank für dieses Gespräch, meine Herren.

Kontakt:
Francotyp Postalia Vertrieb u.
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Triftweg 21 - 26
16547 Birkenwerder

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E-Mail: info@francotyp.com
Internet: www.francotyp.de

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