BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

E-Invoicing: Forschungsprojekt Uni Hannover und sgh
Unerschlossenes Sparpotenzial

Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt mehr und mehr an Bedeutung. Die Wirtschaftsinformatiker der Leibniz Universität Hannover beschäftigen sich daher im Rahmen eines dreijährigen Forschungsprojektes mit Fragen rund um die Einführung moderner Prozesse im Rechnungs-Management. Zusammen mit den E-Invoicing-Spezialisten der sgh Service AG, einem Full-Service-Dienstleister in diesem Bereich, werden die Einsparpotenziale in der klassischen Rechnungsbearbeitung sowie die Akzeptanz der elektronischen Rechnung erforscht.

Gerrit Hoppen, Vorstand der sgh Service AG: „Die Erfahrungen in der unternehmerischen Praxis werden sich deutlich auf die Akzeptanz und die praktische Nutzung der elektronischen Rechnung als neues Medium auswirken und die elektronische Rechnung wird sich weitflächig durchsetzen.“

In regelmäßigen Umfragen wurden bislang Entscheider und Experten aus über 120 Produktionsund Handelsunternehmen interviewt. Zusätzlich wurden 85 Experten und Entscheider aus Deutschlands führenden Familienunternehmen befragt. Diese repräsentieren einen Gesamtumsatz von mehr als 47 Mrd. Euro pro Jahr. Im Fokus stand, inwieweit sich die elektronische Rechnung bereits durchsetzen konnte und wie der Akzeptanzgrad zu bewerten ist.

54 Mrd. Euro Einsparpotenzial

Die Forscher des Instituts für Wirtschaftsinformatik ermittelten, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungen ein Einsparpotenzial von 70 bis 90 Prozent der Gesamtkosten bei der Rechnungsverarbeitung birgt. Dennoch werden in Deutschland immer noch 90 Prozent der jährlich verschickten sechs Milliarden Rechnungen auf dem Postweg versandt. Da die Kosten einer postalischen Rechnung von der Erstellung über die Verarbeitung durch den Empfänger bis zur späteren Archivierung sich auf insgesamt rund zehn Euro belaufen, verschenkt die deutsche Wirtschaft demzufolge bis zu 54 Mrd. Euro jährlich.

Abbildungen: Institut für Wirtschaftsinformatik, Leibniz Universität Hannover / sgh Service AG 2009.

Die Untersuchungen zeigen zudem, dass 85 Prozent der Unternehmen die manuelle Rechnungserfassung für zu aufwendig halten und daher kritisch beurteilen.

Qualifiziert signierte Rechnungen nehmen aktuell knapp ein Prozent des Gesamtvolumens ein. Die Zahl der Unternehmen, die sich mit E-Invoicing beschäftigen, hat sich dagegen deutlich erhöht, wie die aktuelle Befragung des Forschungsprojektes ergab. Fast ein Viertel der Unternehmen führt Testprojekte durch, beabsichtigt die Einführung oder hat bereits Teillösungen installiert, bzw. schließt einzelne Lieferanten an das elektronische Rechnungs-Management an.

Ein erster Schritt in Sachen Optimierung ist der Einsatz von Texterkennungsverfahren (OCR). Vor allem in den letzten zwei bis drei Jahren wurden immer mehr OCRLösungen in den Unternehmensverwaltungen eingeführt. Nach längerem Praxiseinsatz zeigen sich nun die deutlichen Schwächen – Inhouse-OCR konnte sich daher auch nicht entscheidend durchsetzen.

Mangelnde Qualität von Inhouse-OCR

Die Gründe dafür liegen u. a. darin, dass die versprochenen Einsparungen meist nicht erreicht werden. Zudem war keine signifikante Verbesserung der Datenqualität zu verzeichnen. Die Forschungsergebnisse zeigen, dass die Unternehmen vor allem enttäuscht sind über den immer noch zu großen manuellen Korrekturaufwand der ausgelesenen Daten und den damit verbundenen Personalkosten. Für 76 Prozent ist die Qualität von Inhouse-OCR-Lösungen als kritisch, mangelhaft oder höchstens nur befriedigend anzusehen. Gerrit Hoppen, Vorstand der sgh Service AG, findet dieses Ergebnis in der Praxis bestätigt: „Viele Kunden kommen genau daher zu uns. Sie sehen als Ausweg aus diesem Dilemma spezialisierte Dienstleister wie die sgh, die Papier-Belege und E-Invoicing gleichermaßen beherrschen sowie hohe Qualitätsraten und Fristen garantieren.“

Trendthema Shared-Service-Center

Ein deutlicher Trend in den Optimierungsstrategien der Unternehmen ist die Zentralisierung des Rechnungseingangs oder die Zusammenfassung in einem Shared-Service-Center (SSC). Große Vorteile sehen die Forschungsteilnehmer vor allem im höheren Grad der Standardisierung und bei den größeren Einsparungspotenzialen.

Durch die reine Einführung eines SSC ist nach dem aktuellen Stand der Untersuchungen das Optimierungspotenzial jedoch noch nicht vollkommen ausgeschöpft. Denn auch dann existieren oft noch überwiegend manuelle Prozess-Schritte in der Erfassung von Rechnungsdaten. Ein weiterer Aspekt ist der auch bei einem zentralisierten Management der Rechnungen immer noch geringe Anteil der elektronischen Belege.

Die Untersuchungen zeigen, dass im Rechnungs-Management nach wie vor ein erhebliches Einsparpotenzial unerschlossen ist. OCR-Lösungen sind für die meisten Unternehmen eine nicht zufriedenstellende Lösung und verbreiten sich daher kaum. Für große Unternehmen und Konzerne lohnt sich der Einsatz eines Shared-Service-Centers, wenn ausgefeilte und hoch spezialisierte OCR-Lösungen zum Einsatz kommen – nicht jedoch für mittelständische Unternehmen.

Die elektronische Rechnung hingegen birgt das größte Potenzial und wird von den Befragten als zukunftsträchtige Lösung bewertet. Zwar hat in der praktischen Umsetzung noch kein gravierender Umschwung stattgefunden, jedoch ist bereits ein knappes Viertel der Unternehmen darauf vorbereitet, die elektronische

Rechnungsstellung in ihren Betrieben in absehbarer Zeit einzuführen.

(www.sgh-net.de)

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