BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Microdata: Digitalisierung von 41 Millionen Seiten Bestandsakten bei Techem
Kapazität und Know-how

Mit Einführung einer digitalen Kundenakte hat der Energiedienstleister Techem Energy Services die Grundlage für wesentliche Prozessverbesserungen im Unternehmen geschaffen. Hierfür muss die gesamte Kundenkorrespondenz eingescannt werden, die per Post an einen der 70 deutschen TechemStandorte geschickt wird. Den Auftrag dazu erhielt die Microdata GmbH, die im Verlaufe des letzten Jahres für Techem zunächst sämtliche Bestandsakten digitalisierte – insgesamt knapp 41 Millionen Seiten.

Rund 1,5 Millionen Eingangsdokumente fallen pro Jahr an sämtlichen Techem-Standorten an. Diese werden beim Outsourcing-Partner Microdata digitalisiert.

Aufgrund des Trends zu überregionalen Strukturen – durch Fusionen und Zukäufe – müssen die TechemMitarbeiter heute immer mehr Kunden betreuen, die überregional oder gar international tätig sind. Um dafür von jedem Unternehmensstandort auf alle Kundenakten zugreifen und somit auch die Aktenbearbeitung besser verteilen zu können, entschied sich Techem im Frühjahr 2008 für die Einführung einer digitalen Aktenlösung. Diese lief seit Oktober 2008 im Pilotbetrieb in den Niederlassungen Dortmund, Darmstadt und Dresden, seit November 2009 sind alle 70 Standorte an die Lösung angebunden.

Einpflegen in SAP Records Management

Die Akte basiert auf SAP Records Management und ist direkt in die bei Techem eingesetzten Anwendungen SAP R/3, Heiztec/3 und SAP CRM integriert. Für die Übertragung von Papierdokumenten in die digitale Akte wird sämtliche eingehende Kundenpost nach Hamburg zum Dokumentendienstleister Microdata weitergeleitet, dort geöffnet und digitalisiert. Dabei handelt es sich um allgemeinen Schriftwechsel, Zwischenablesungen von Wärmeund Wasserverbrauch, Lieferscheine von Subunternehmen, Auftragsbestätigungen – in der Summe rund 70 verschiedene Dokumentenarten.

Microdata klassifiziert die Eingangsdokumente zunächst nach sechs vorab festgelegten Dokumententypen, versieht sie mit einem entsprechenden Barcode und digitalisiert sie anschließend mit Hochleistungs-Scannern von Kodak. Im PDF/A-Format werden die gescannten Briefe bis zum Mittag an die Techem-Zentrale nach Eschborn übermittelt. „Microdata ist bereits seit 15 Jahren Spezialist für das Scannen und Verarbeiten von Dokumenten und betreut auch andere Unternehmen bei ähnlichen Projekten“, so der damalige Vorsitzende der Geschäftsführung der Techem GmbH.

Zwischen Dezember und März ist bei Techem Hochsaison, dann finden 80 Prozent des Gesamtjahresgeschäftes statt, denn Winterzeit ist Zeit der Heizkostenabrechnungen. So gehörte die aktuelle Korrespondenz im Rahmen des Winterkundendienstes zu den ersten der 1,5 Millionen Dokumente, die Microdata zwischen Oktober 2008 und Januar 2009 scannte.

Rund 6000 Eingangsdokumente fallen täglich an allen Standorten von Techem an, macht zusammen rund 1,5 Millionen pro Jahr, welche Techem künftig durch ihren Outsourcing-Partner Microdata scannen lässt. (www.mdat.com)

Techem Energy Services
Die Techem Energy Services GmbH aus Eschborn ist ein weltweit tätiger Energiedienstleister. Das Unternehmen bietet mit rund 3000 Beschäftigten, davon mehr als 2000 in Deutschland, in mehr als 20 Ländern das gesamte Spektrum des Energie-Managements, vom Energiebezug über die Erfassung und Abrechnung des Wärmeund Wasserverbrauchs bis hin zu detaillierten Analysen. Zu den Kunden gehören Unternehmen der Wohnungswirtschaft, Hausverwaltungen und private Hauseigentümer.

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