BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Prozesseffizienz ist das Ass beim Outsourcing
Signifikante Einsparungen

Beim Dokumenten-Management gibt es eine Reihe von Aufgaben, die von externen Dienstleistern besser und kostengünstiger bewältigt werden können, als im eigenen Haus. Bei Georg Kohl, einem der führenden OutsourcingAnbieter rund um Dokumentenund Kommunikationsprozesse, legt man größten Wert auf nachhaltige Prozessoptimierung und Sicherheit.

Die Prozesskette von der Datenübernahme bis zu Druck und Versand einschließlich der Verteilung über elektronische Kanäle wird zentral überwacht. Das trägt nicht nur zur optimalen Auslastung bei, sondern sorgt für die Sicherheit der Prozesse.

Insbesondere wenn hohe Dokumentenvolumina wie bei Rechnungen, Mahnungen, Kontoauszügen, Steuerbescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen zu bewältigen sind, können signifikant Kosten reduziert und gleichzeitig die Qualität des Outputs deutlich verbessert werden. Jedoch haben viele Unternehmen Vorbehalte, unternehmensspezifische Abläufe an einen Dienstleister zu vergeben. Dabei wird von der Einzigartigkeit der Prozesse ausgegangen, die es einem Externen unmöglich macht, diese qualifiziert zu unterstützen. Eine professionelle Analyse der bestehenden Abläufe,die später vom Dienstleister effizienter und kostengünstiger durchgeführt werden sollen, ist also erforderlich. Ganz wesentlich ist, dass der Dienstleister bereit und fähig ist, kundenindividuelle Lösungen zu realisieren. Bei Georg Kohl verfügt man über ein Berater-Team mit exzellentem Prozess-Know-how. Ziel ist eine ständige Prozessoptimierung, die den Kunden von dieser Aufgabe entlastet.

So kümmert sich Georg Kohl sowohl um die gesetzlichen Vorschriften und Sicherheitsanforderungen, die es einzuhalten gilt, als auch um die Umsetzung von elektronischen Prozessen beim Dokumenteneingang und dem Versand über alle gewünschten Kanäle, einschließlich E-Mail, SMS oder sogar Voice-Mitteilungen.

Die Prozessoptimierung geht soweit, dass man auch drauf achtet, mehrere Vorgänge, die zuvor in Einzelsendungen an den gleichen Empfänger verschickt wurden, in ein einziges Kuvert zu bringen. Mehrfachsendungen an den gleichen Adressaten kommen vor allem bei Banken, Versicherungen und Telekommunikationsdienstleistern vor. Sie sind für die Empfänger lästig und kosten den Absender unnötig Geld. Qualität wird bei Georg Kohl großgeschrieben. So freut es die Kunden, wenn die Lieferfristen bei Aussendungen nicht nur exakt vorausgesagt, sondern auch eingehalten werden können.

Eine wesentliche Rolle beim Outsourcing spielt das Thema Sicherheit, und zwar sowohl mit Blick auf den Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff oder Datenverlust als auch die Sicherheit des Prozesses sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder spezifischer Regularien. Bei Georg Kohl hat man dazu eine Agenda verfasst, die alle sicherheitsrelevanten Komponenten umfasst. Dabei handelt es sich um:

• Business-Continuity-Management für die ständige Verfügbarkeit von Geschäftsprozessen,

•Desaster-Recovery als NotfallManagement,

•die Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen – von nationalen Erlässen bis zu internationalen Vorschriften wie Sabanes Oxley Act,

•die Erfüllung des Kontrollund Transparenz-Gesetzes KonTraG,

?die optimale Prozessgestaltung mit optionaler Entkopplung der Datenaufbereitung von den nachfolgenden Verarbeitungsprozessen wie Druck und Versand,

•zwei leistungsstarke redundante Rechenzentren an unterschiedlichen Standorten,

•Steuerung und Überwachung der gesamten Prozesskette von der Datenübernahme bis zu Druck und Versand einschließlich der Verteilung über elektronische Kanäle.

Auslagerungs-Modelle bietet Georg Kohl für die ganz normale Geschäftskorrespondenz. Dabei kann der Kunde entscheiden, ob er die Leistungen einzeln oder gebündelt in Anspruch nimmt. Das Portfolio reicht von einzelnen Modulen wie der Abwicklung der schriftlichen Korrespondenz bis hin zu vollständigen Geschäftsprozessen.

(www.georgkohl.de)

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