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Williams Lea: Outsourcing des Print-Managements bringt Kostenvorteile
BPO-Erfolge im Marketing

Auch die Marketing-Abteilungen sind vom enormen Kostendruck betroffen, der aus der weltwirtschaftlichen Lage resultiert. Dabei bietet Business-Process-Outsourcing (BPO) für den Print-Bereich Einsparungspotenziale von bis zu 40 Prozent – nach fundierter Workflow-Analyse eines zuverlässigen Dienstleisters, der wie Williams Lea für Kunden ins Risiko geht. Das Resultat: Planungssicherheit und eine optimale Kalkulationsbasis sowie gleichzeitiges Outsourcen der Innovationsverantwortung – für Technologien ebenso wie für Prozesse.

Die weltwirtschaftliche Großwetterlage bleibt kalt und stürmisch: Drastische Gewinneinbrüche und halbierte Auftragseingänge zwingen Unternehmen zu schmerzlichen Kürzungen des MarketingBudgets – bis zu dramatischen 50 Prozent. Unter dem Kostendruck gewinnt eine ganzheitliche BPO-Lösung als Kernkompetenz eines zuverlässigen Partners wie Williams Lea an kaum zu überbietender Attraktivität: weil sie Kostensenkungen im Print-Bereich schnell realisieren kann.

Einsparpotenzial bis zu 20 Prozent der Kosten

In welchem Umfang Kostensenkungen beim Prozess-Outsourcing an Williams Lea möglich sind, zeigt z. B. das Print-Management: Die ganzheitliche Auslagerung des Einkaufs von Papier und Druckmaterial birgt die Option auf Einsparungen um bis zu 20 Prozent. Realisiert z. B. für Reader’s Digest: In den ersten drei Jahren erzielte das Unternehmen eine Kostensenkung von 90 Mio. Euro.

Produktionsprozesse: Bis zu 40 Prozent sparen

Die Optimierung interner und externer Produktionsprozesse sowie der Materialien birgt weiteres Einsparpotenzial. Die Kostenanalyse der kompletten Druckvorstufe enthüllt, welche Möglichkeiten zur Kostensenkung bisher ungenutzt bleiben. Aus diesem Grund nutzen immer mehr Kunden von Williams Lea

die neuen Prepress-Services, von der Erstellung der Reinzeichnung über Bildbearbeitung, Proofing bis hin zur Druckdaten-Generierung und generieren dadurch zusätzliche Einsparpotenziale von bis zu 40 Prozent.

Der erste Schritt: Transparenz durch Analyse

Voraussetzung für die Aufdeckung der Optimierungspotenziale ist die Analyse der Lieferantenbasis, der Wertschöpfungskette, der Print-Produkt-Bestandteile sowie des Workflows im Unternehmen. In einem Due-Diligence-Verfahren mit einer umfangreichen Check-Liste wird die notwendige Transparenz hergestellt.

Um die Einkaufspraktiken, Prozesse und Technologien gründlich zu durchschauen, werden Interviews mit allen wichtigen Prozessbeteiligten geführt und ausgewertet. Ein genaues Studium des marketingrelevanten Produktportfolios folgt, wo Art und Umfang der Materialien – z. B. Mailings, Flyer, Give-aways etc. – eruiert werden. Die Begutachtung der Informationsströme zwischen Marketing-Abteilung, Agenturen, Lieferanten und sonstigem Personal gibt Aufschluss über den Ablauf der Prozesse. Bestehende Verträge werden hinsichtlich ihrer Service-LevelAgreements und Key-PerformanceIndikatoren geprüft. Ebenso auf dem Prüfstand stehen Einkaufs-Tools und Reportings.

Eine Ausschreibung und Kalkulation der Print-Produkte für 20 bis 40 Prozent des kundenseitigen Gesamt-Print-Volumens gibt Aufschluss über die eingekauften Produkte. In mehr als 60 durchgeführten Due-Diligence-Verfahren konnte Williams Lea Einsparmöglichkeiten von jeweils bis zu 20 Prozent aufdecken – immer trotz guter Leistung des kundeneigenen Procurements.

Kostensenkung vertraglich festgelegt

In der anschließenden Vertragsphase sind Planungssicherheit und eine optimale Kalkulationsbasis Werte, die Unternehmen in der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Partner schätzen. Williams Lea geht zu diesem Zweck für seine Kunden ins Risiko – und vereinbart vertraglich die zu erzielende Kostensenkung in einer festgelegten Höhe. Für Kunden ist diese Perspektive hochinteressant, denn die finanziellen Aufwendungen für Williams Lea als Dienstleister werden vom Einsparpotenztial sicher gedeckt. Viele Großunternehmen wissen diese Vorteile zu schätzen. Seit kurzem zählen dazu auch die Postbank und der Konzern Deutsche Post DHL, für den Williams Lea als exklusiver Print-Manager alle Bedarfe im Bereich Marketing übernommen hat. Das Ziel: Kosten zu senken ohne Einbußen an Qualität und Ablaufsicherheit. Die jüngst erfolgten Abschlüsse mit zwei namhaften, global agierenden Unternehmen der Pharmabranche belegen, dass Williams Lea die notwendige Prozess-Sicherheit gewährleistet. Denn insbesondere die Pharmaunternehmen unterliegen hohen regulatorischen Vorschriften.

Eine optimale Anpassung an jeden Kunden leisten flexible PreisModelle – von Cost-plus im Kontext einer „Open-Book“-Beziehung bis hin zu Gain-Share-Varianten.

Für einen reibungslosen Beschaffungsprozess

Für eine professionelle Abwicklung der Beschaffungsprozesse setzt Williams Lea auf ein eigenes E-Procurement-Tool: Immedia. Mit Immedia kommt ein automatisierter Prozess in Gang. Alle „bevorzugten Lieferanten“ sind elektronisch an das System angebunden. Anfrage und Angebot werden komplett elektronisch abgewickelt. Eine Bid-Matrix zeigt auf einen Blick das beste Preis-Angebot. Das integrierte Reporting-Tool gibt monatlich Listen über das Einkaufsvolumen, die Job-Anzahl, die generierte Einsparung je Job sowie die jobgebundene Lieferanten-Performance aus.

Dienstleister mit Innovationskraft

Wer Innovationsverantwortung mit an den externen BPO-Dienstleister überträgt, sichert langfristige Wettbewerbsvorteile. Für Williams Lea bedeutet dies in erster Linie vorauszudenken und künftige Entwicklungen zu antizipieren, ob im technischen Bereich oder bei der Abwicklung von Prozessen. Beispielsweise, wenn konventionelle Direktwerbeaktionen von den kostengünstigeren E-Marketing-Lösungen abgelöst werden. So erhalten Kunden Investitionssicherheit – für Technologien und Prozesse.

(www.williamslea.com)

Hohes Sparpotenzial
Case Study „Reader’s Digest“: 90 Mio. Euro Einsparungen in den ersten drei Jahren. Werden Einkauf von Papier und Druckmaterial sowie die eigentliche DruckLeistung ausgelagert, stecken bis zu 20 Prozent Einsparpotenzial drin. Weiteres Einsparpotenzial: Bis zu 40 Prozent der Kosten können Unternehmen bei ihren Produktionsprozessen senken, wenn sie die komplette Druckvorstufe an Williams Lea auslagern – von der Reinzeichnung über Bildbearbeitung bis zur PDF-Erstellung.

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