BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Wie Outsourcing nachhaltig zum Erfolg führt
Jojo-Effekte vermeiden

Die aktuelle Wirtschaftskrise fordert neben notwendigem Krisen-Management auch dazu auf, die Prozesse und Strukturen in den Firmen zu überprüfen. Nur wer die Krise als Gelegenheit zu echten Veränderungen nutzt, schafft die Basis für einen nachhaltigen Erfolg. Unternehmen, die dies nicht erkennen, steuern nach Ansicht von Jörg Siemes direkt auf einen Jojo-Effekt zu. Im Gespräch mit BIT erläutert der Océ-Business-Services-Manager die Möglichkeiten zur nachhaltigen Stärkung des Unternehmens.

Jörg Siemes ist Leiter Marketing & Business Development der OcéDeutschland Business Services GmbH. Er blickt auf mehr als zehn Jahre Erfahrung aus zahlreichen nationalen wie internationalen Wachstumsund Optimierungsprojekten für Kunden und innerhalb der Océ-Gruppe zurück. Er gehört seit Jahren in Europa zu den Vordenkern in Sachen Business-Process-Outsourcing im Dokumentenumfeld.

Herr Siemes, was ist ein Jojo-Effekt bei Unternehmen?

Jörg Siemes: Man kennt den JojoEffekt von der kurzfristigen Diät. Schnell sind die Pfunde wieder drauf, wenn man seine Ernährungsgewohnheiten nicht grundlegend verändert. Bei den meisten Unternehmen wird durch die üblichen kurzfristig greifenden Maßnahmen auf die Krise reagiert: Kurzarbeit, Personalabbau, Budget-Kürzungen etwa bei IT und Marketing sowie Preissenkungen bei den Lieferanten. Durch diese Kostenreduzierungen erscheint die Krise auf dem Papier nicht mehr ganz so bedrohlich. Doch diese Maßnahmen wirken sich mittelund langfristig negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit aus. Während die Kosten – wie nach einer Diät – schnell wieder da sind.

Das heißt, Unternehmen neigen in der Krise dazu, die Ressourcen zu verringern?

Siemes: Ja, aber die Erfahrung zeigt, dass das Ressourcen-Niveau, insbesondere bei intern betriebenen und verantworteten Prozessen, die nicht von strukturellen Veränderungsprozessen begleitet werden, nach ein bis zwei Jahren wieder das Niveau vor der Ressourcen-Senkung erreicht, teilweise sogar überschritten wird. Wenn keine grundlegenden Änderungen vorgenommen werden, greifen sehr schnell wieder die eingefahrenen Methoden – die Unternehmen haben in kürzester Zeit wieder die gleichen Kosten wie vor den Verschlankungsmaßnahmen und meist sogar noch mehr.

Welche Maßnahmen schaffen eine nachhaltige Verbesserung und welche Bereiche im Unternehmen eignen sich besonders gut dafür?

Siemes: Nehmen Sie einmal die Marketing-Kommunikation. Dort wird zwischen Kundenunternehmen, Agenturen und Druckdienstleistern jedes Jahr um niedrige Prozentwerte an Einsparungen gerungen. Oft auf regionaler oder nationaler Basis statt unternehmensweit. Doch bei durchgängiger Betrachtung und Optimierung des Prozesses können durch den Einsatz von einheitlichen Technologien und Verfahren – vor allem im Design (Layout und Bildarchiv) und bei der Übersetzung – hohe zweistellige Prozentwerte an Einsparung erzielt werden: Für ein Unternehmen mit 1 Mrd. Euro Jahresumsatz sprechen wir über ein Potenzial im siebenstelligen Bereich.

Geht das nicht zulasten der Kreativität?

Siemes: Prozessoptimierung und kreatives Arbeiten sind heute kein Gegensatz mehr. Océ bietet dafür Dienstleistungen und Werkzeuge, die auch Unternehmen, die nicht dem Dax 30 angehören, große Einsparpotenziale bieten. Große Potenziale auch deshalb, weil die genannten Arbeiten bei vielen Endprodukten, ob physikalisch oder digital, die Druckkosten laut einer aktuellen Infotrends-Studie um ein Mehrfaches (in der Regel um den Faktor 2 bis 4) übersteigen. Allerdings erfordern diese Veränderungen eine entsprechende Bereitschaft der Mitarbeiter und eine aktive Unterstützung durch die Unternehmensführung.

Was passiert, wenn die Mitarbeiter nicht mit Begeisterung dabei sind und es auch dem Management an Enthusiasmus fehlt?

Siemes: Dann verpuffen Maßnahmen wirkungslos. Nehmen Sie als aktuelles Beispiel die gesetzlichen Krankenversicherungen mit der anstehenden Fusionswelle und der kommenden Erhebung des Zusatzbeitrages. Die Fusionen sollen die Wettbewerbsfähigkeit steigern und Kosten senken, indem u. a. Redundanzen eliminiert und Technologieplattformen sowie Verfahren vereinheitlicht werden. Der Zusatzbeitrag soll zusätzliche Mittel für die medizinische Versorgung zur Verfügung stellen.

Doch ohne ein enges Zusammenspiel zwischen allen Unternehmensbereichen kann, wenn man den Betrag von acht Euro pro Monat als Bezugsgröße nimmt, daraus schnell ein Nullsummenspiel werden, da auf die Organisationen eine gewaltige Zusatzlast an Kommunikation zukommt – große Datenmengen, Dokumentenverarbeitung im Ausund Eingangsbereich, Portokosten, Mahnwesen etc. Der gute Wille alleine reicht nicht aus, machbar ist beides nur, wenn auch die entsprechenden Strukturveränderungen durchgeführt werden.

Was würden Sie empfehlen?

Siemes: Die vorhin erwähnten kurzfristigen Maßnahmen leiten den ersten Schritt der Abfolge „konsolidieren, standardisieren, optimieren“ ein, sie setzen ihn aber noch nicht um. Eine Konsolidierung ist nur dann erfolgreich, wenn die Unternehmensstrategie klar formuliert ist und die Prozesse diese Strategie unterstützen.

Wo lauern die Hürden in der Praxis?

Siemes: Nicht das notwendige Kapital, sondern die Kapazität und das Know-how der eigenen Mitarbeiter sind der Flaschenhals bei einer erfolgreichen Standardisierung. Wir erleben immer wieder Benchmarks auf Funktionsoder Bereichsebene mit vergleichbaren Unternehmen, deren Leistungstiefe aber nicht berücksichtigt wurde oder auch, dass der Vergleich mit spezialisierten Anbietern gänzlich unterbleibt – man redet sich die aktuelle Situation schön,übersieht aber, welches Potenzial wirklich vorhanden ist.

Sollten Unternehmen sich zuvor neutral beraten lassen?

Siemes: Dabei ist Vorsicht geboten. Von fachund prozessfremden Beratern generierte Funktionskataloge als Grundlage der Technologiebeschaffung sind leider Klassiker. Das Ergebnis sind zwar beeindruckende Reports, die aber so gut wie keinen praktischen Wert haben und deren Ergebnisse nur Lösungen sein können, die nicht den tatsächlichen Anforderungen entsprechen.

Was macht Océ anders?

Siemes: Océ hat die Kompetenz, durch Dienstleistungen und Lösungen, die in vielen Branchen erprobt sind, signifikante Kostensenkungen, Qualitätsverbesserungen und Prozessbeschleunigung für die Kunden zu erzielen. Wir setzen das Konzept „konsolidieren, standardisieren, optimieren“ konsequent um – auf der Grundlage fundierter Analysen der aktuellen Situation unter Berücksichtigung der realistischen Möglichkeiten und mit einer klaren Definition der zu erreichenden Ziele.

Können Sie dazu ein konkretes Beispiel nennen?

Siemes: Ein gelungenes Beispiel ist die Optimierung der Dokumenteneingangsund Verarbeitungsprozesse bei einem großen Versicherungsmakler: Ziel war eine deutliche Steigerung des Cross-Sellings von Versicherungsprodukten. Eine Analyse durch uns ergab, dass die nach Sparten vorgehaltenen Daten keine zentrale und gesamtheitliche Betrachtung einzelner Kunden unter Cross-Selling-Gesichtspunkten ermöglichte.

Auch die Art und Geschwindigkeit der Datenaufbereitung unterstützte dieses Ziel nicht.

Wie sind Sie dabei vorgegangen und was wurde schrittweise erreicht?

Siemes: Auf Basis einer sorgfältigen Prüfung der technischen und organisatorischen Möglichkeiten wurde gemeinsam ein Stufenplan entwickelt, der die notwendigen Anpassungen in der Organisation und im Kernsystem begleitete. Im ersten Schritt konnten über eine Konsolidierung der Dokumenteneingangsverarbeitung an einem Standort ca. 20 Prozent der Bearbeitungskosten eingespart werden. Durch die Einführung eines prozessualen und technologischen Standards für alle Sparten wurde die notwendige Transparenz erzeugt sowie eine (mit der OnlineKonkurrenz) vergleichbare Reaktionsgeschwindigkeit sichergestellt.

Und wie steht es um die Nachhaltigkeit?

Siemes: Durch die kontinuierliche Optimierung der Prozess-Schritte in den darauffolgenden Jahren konnten jeweils weitere zweistellige Prozente an Einsparungen realisiert werden. Und in der Bearbeitungszeit wurde gegenüber den Online-Mitbewerbern deutlich an Boden gewonnen. So lässt sich für alle Unternehmen das Wichtigste überhaupt erreichen: Nachhaltig wettbewerbsfähiger werden – ohne Jojo-Effekt.

Océ Business Services
Die Océ-Deutschland Business Services GmbH ist Tochterfirma der Océ-Deutschland Holding GmbH und gehört international zu Océ Business Services, die ihren Kunden an weltweit 1250 Standorten den effizienten Umgang mit Dokumenten bieten. In Deutschland reicht das breite Angebot an Dienstleistungen für das Dokumenten-Management in professionellen Umgebungen von Druckund Versand-Services über Business-Process-Outsourcing und Archivierungsdienstleistungen bis hin zu Dokumentenlogistik. (www.oce-business-services.de)

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