BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Vom Dokumentenzum Prozess-Outsourcing
Entlastung folgt auf den Fuß

Der Gedanke liegt nahe: Dokumentenstapel einscannen muss man nicht im eigenen Hause. Dazu gibt es Dienstleister, die das wesentlich kostengünstiger und besser erledigen. Vom Scannen zur Dokumentenweiterverarbeitung durch einen Dienstleister ist es dann nur ein kleiner Schritt, der sich mit großem Nutzen auszahlt. Prozess-Kompetenz ist jedoch Voraussetzung, wie das Beispiel DVA-Dienstleistung zeigt.

Die gesamte Palette von der Projektplanung und der kompletten Ausführung bis zur Aktenvernichtung oder physischen Aktenlagerung kann bei der DVA aus einer Hand bezogen werden. Speziell im Bereich Kredit-, Personalund Bauakten verfügt das Unternehmen über weitreichende Fachkompetenz.

Als Full-Service-Anbieter für die Dokumentendigitalisierung übernimmt die DVA Dienstleistungs-GmbH mit Sitz in Oberhausen den kompletten Ablauf – von der Dokumentenerfassung des Dokumenteneingangs bis zur Archivierung und der Verarbeitung. Hochleistungs-Scanner und die Erfassungsplattform IMA Akten & Korrespondenz inklusive Formularerkennung ermöglichen die zuverlässige, tagfertige Verarbeitung großer Dokumentenvolumina.

Im Rahmen eines ApplikationService-Provider-Modells (ASP) können Anwender jederzeit auf Dokumente zugreifen, um diese zu bearbeiten. Die ASP-Anwendung wird in Rechenzentren unter Wahrung höchster Verfügbarkeit und Sicherheitsstandards gehostet.

In der Praxis bedeutet dies: Die mit Hochleistungs-Scannern digitalisierten Kundendokumente werden im nachfolgenden Prozess überprüft und gegebenenfalls korrigiert, mit einer digitalen Signatur versehenen und in das Dokumenten-Management-System (DMS) übertragen. Jeder Kunde kann dann via Standard-Webbrowser direkt online auf seine Daten zugreifen und dabei von vielen nützlichen Funktionen für deren Verwaltung und Suche profitieren.

Klaus Heidefeld, Geschäftsführer der DVA Dienstleistungs-GmbH: „Damit bieten wir kleinen und mittelständischen Betrieben schnellen und kostengünstigen Zugang zu einer professionellen Lösung für ihr Dokumenten-Management.“

„Damit bieten wir kleinen und mittelständischen Betrieben schnellen und kostengünstigen Zugang zu einer professionellen Lösung für ihr Dokumenten-Management“, erläutert Klaus Heidefeld, Geschäftsführer der DVA Dienstleistungs-GmbH. Investitionen und auch der gesamte Aufwand für den Betrieb eigener Systeme entfallen. Dank nutzungsabhängiger Gebühren können Unternehmen ihre Kosten langfristig optimieren. Eine mit 128 Bit SSL verschlüsselte Datenverbindung (Online-Banking-Standard) sorgt dabei für maximale Sicherheit. Die monatlichen Gebühren richten sich nach dem Dokumentenvolumen, der Anwenderzahl und dem Umfang der in Anspruch genommen Services.

Einsparungen von 20 Prozent und mehr sind so über das Outsourcing von Prozessen durchaus realisierbar. Und über die reine Kostenreduktion hinaus wird zumeist weit mehr erreicht:

• kürzere Durchlaufzeiten in der Vorgangsbearbeitung,

• frühe und umfassende Auskunftsfähigkeit,

• dokumentierbare und verfolgbare Abwicklung,

• keine Medienbrüche in der betrieblichen Informationskette,

• fehlende „Schattenablagen“,

• fehlende konkurrierende Dokumentenversionen.

Die Prozesskosten werden zu dem besser budgetierbar. Variable Kostenelemente wie z. B. saisonale Mengenschwankungen nebst Personaleinsatz kann ein Dienstleister durch Steuerung der Produktionsauslastung einfacher abfangen. So bleibt ein Unternehmen hier weitgehend unbelastet.

(www.dva-archiv.de)

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