BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Deutsche Telekom: Dokumenten-Management mit Miet-Software
Maßgeschneiderte Lösung

Im Umgang mit Dokumenten müssen Unternehmen vieles beachten wie z. B. Zugriffs und Rechtefragen, Versionskontrolle und Verfügbarkeit. Wer jedoch seine Software nicht kauft, sondern mietet und per Internet auf Programme und Dokumente zugreift, spart und kann maßgeschneiderte Lösungen in Anspruch nehmen. Mit dem SaaS-Modell IT-Software Service bietet die Deutsche Telekom eine geeignete Lösung an.

IT-Software Service: Mobil und sicher auf Unternehmensdaten, Anwendungen und E-Mails zugreifen.

Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, den Zugriff auf Dokumente effizient zu gestalten. Denn einerseits kosten die nötigen Anwendungen oft hohe Lizenzgebühren, andererseits erfordern geeignete Zugriffsregeln und -möglichkeiten eine umfangreiche Netzund Sicherheitsarchitektur. Flexibler im Einsatz und kostengünstiger ist dagegen das Software-as-a-Service-Modell (SaaS): Hier mieten die Verantwortlichen ihre Software. Dieses Prinzip ermöglicht es, genau die Programme zu beziehen, die gerade nötig sind. Wie beim Strom aus der Steckdose bezahlt das Unternehmen daher nur das, was es verbraucht. Nicht genutzte Anwendungen lassen sich einfach kündigen. Genauso wichtig: Weil alle Daten auf den Servern des Dienstleisters liegen, erfolgt das Dokumenten-Management unter professionellen Voraussetzungen.

Für SaaS spricht auch, dass es in puncto Dokumentensicherheit in Unternehmen oft hapert. Kein Wunder, denn Backup-Systeme oder aktuelle Schutzmaßnahmen sind teuer. Auch der Umgang mit Speichermedien oder der mobile Zugriff eröffnet häufig unfreiwillige Lücken. Beim IT-Software Service beispielsweise, einer SaaS-Lösung der Deutschen Telekom, befinden sich alle Daten und Programme auf professionell gesicherten Servern im deutschen Hochleistungsrechenzentrum. Selbst wenn ein Anwender versehentlich etwas löscht, verhindern es die redundanten Systeme, dass eine Datei verloren geht. Dabei sorgt das Prinzip der zentralen Server auch dafür, dass sich die mobile Arbeit nahtlos einfügt. Egal von welchem Gerät und an welchem Ort der Nutzer eine Datei bearbeitet – es handelt sich immer um dieselbe Datei. Überarbeitet also beispielsweise ein Mitarbeiter unterwegs eine Präsentation an seinem Laptop, steht die letzte Version automatisch auch den Kollegen im Büro zur Verfügung. Und wer zugreifen darf, lässt sich per Zugangsregelung eindeutig festlegen.

Mobil und komfortabel

Das Prinzip der zentralen Datenhaltung gilt auch für die Kommunikation. So bietet IT-Software Service mit Hosted Exchange erhebliche Vorteile für Unternehmen. Gerade wenn Mitarbeiter viel unterwegs sind und neue E-Mails stets ohne Verzug benötigen, profitieren sie vom Push-Service des professionellen Mail-Programms. Denn dieser sendet automatisch eine Empfangsnachricht an das Endgerät. Dabei bleibt die Mail selbst auf dem Server und hält damit die Übertragungsraten gering. Ähnlich komfortabel erfolgt die Terminverwaltung. Ändert etwa ein Kunde kurzfristig den Termin, stellt das Sekretariat statt zeitaufwendiger Telefonate einfach die neue Uhrzeit ins System. Automatisch geht eine SMS an die betreffenden Mitarbeiter – auch unterwegs. Dabei erfüllt dieser Datenverkehr zwischen Unternehmen, mobilen Geräten und den Servern der Deutschen Telekom höchste Sicherheitsanforderungen. Zum Einsatz kommt die vom Online-Banking bekannte SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer). Diese Technik sorgt für optimalen Schutz aller Informationen. Das Sicherheitsniveau gilt auch für alle anderen Anwendungen und Daten, auf die ein Unternehmen über den IT-Software Service zugreift.

(www.t-home.de/it-softwareservice)

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