BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

SaaS: Dokumentenprozesse automatisieren
Wenig Aufwand,hohe Leistung

Ob Rechnungsverarbeitung, Auftragserfassung, E-Billing oder Faxkommunikaton – jedes Unternehmen muss eine Vielzahl von Dokumentenprozessen bewältigen. Prozesse, die wesentlich effizienter ablaufen könnten, wenn man sie automatisierte. Den damit verbundenen IT-Aufwand scheuen jedoch die meisten Anwenderunternehmen. Eine bestechende Alternative zum Inhouse-Betrieb von softwarebasierten Prozessen bietet nun das SaaS-Modell, fest definierte Geschäftsprozesse als Software as a Service (SaaS) ablaufen zu lassen.

Manuelle Dokumentenprozesse, wie sie heute in vielen Unternehmen noch an der Tagesordnung sind, haben Nachteile. Sie sind zeitaufwendig, fehleranfällig, intransparent und teuer. Außerdem kommt es vielfach zu Brüchen in den Prozessen. Betrachtet man z. B. den Bestellund Rechnungsprozess (Order-toCash-Prozess), so werden Aufträge, die per Fax oder Post eingehen, manuell erfasst. Die Auftragserfassung im ERP-System erfolgt häufig nicht zum Zeitpunkt des Auftragseingangs, kritische Liefertermine können in Gefahr geraten. Auch wird Controllingoder Forecasting-Anforderungen nicht mehr Rechnung getragen, da zu einem bestimmten Stichdatum nicht genau nachvollzogen werden kann, welche finanzielle Größe der Auftragseingang hat, wenn Bestellfaxe zwar im Unternehmen vorliegen, aber noch nicht erfasst worden sind.

Insbesondere klar sturkturierte Prozesse wie Kreditorenrechnung oder Auftragserfassung eignen sich hervorragend zur Automatisierung. So können z. B. eingehende Faxe oder postalische Bestellungen automatisch erfasst und in die nachfolgenden Arbeitsschritte überführt werden. Workflows zur eventuell notwendigen Validierung werden automatisch angestoßen, und die Bestellung kann unmittelbar nach Eingang im SAP-System gebucht werden. Gleiches gilt für andere kaufmännische Prozesse auch, etwa die Prüfung und Buchung des Rechnungseingangs oder die Umstellung von der Papierrechnung auf die elektronische Rechnungsstellung.

Vorteile automatisierter Prozesse

Die Vorteile automatisierter Prozesse liegen auf der Hand. Der damit verbundene IT-Aufwand verhindert jedoch die schnelle Einführung. Unternehmen, die Investitionen in klassische Inhouse-Projekte (Kosten für Lizenzen, Wartung) scheuen oder keine eigene Lösung betreiben wollen, bieten gehostete Lösungen, die als Software as a Service bezogen werden, eine sehr komfortable Option für automatisierte Prozesse. Der Anbieter greift dafür lediglich mit einem Webbrowser auf die Lösung zu, die in der Infrastruktur des SaaSDienstleisters gehostet wird.

SaaS oder Inhouse?

So baut z. B. Esker, Spezialist für die Automatisierung von Dokumentenprozessen, sein Lösungswie SaasPortfolio konsequent aus. Die Lösungen haben SAP-zertifizierte Schnittstellen und sind bei vielen SAP-Anwendern wie BASF, Whirlpool oder der Madsack-Verlagsgruppe im Einsatz. Das Konzept des Software as a Service, das Esker neben seinem traditionellen Projektgeschäft konsequent verfolgt, ermöglicht SAP-Anwendern, sämtliche Funktionen einer Automatisierungslösung zu nutzen, ohne dass Software angeschafft werden muss oder Vorab-Investitionen zu tätigen sind.

Esker konnte hierbei seine langjährigen Erfahrungen bei der Implementierung von Rechnungseingangslösungen im SAP-Bereich nutzen und bietet auf seiner SaaS-Plattform viele Individualisierungsmöglichkeiten durch das eigene so genannte Hosted-Rules-Verfahren an. Die Esker-Anwendung ist in Echtzeit über hochgesicherte, verschlüsselte Verbindungen mit dem SAP-System des Kunden gekoppelt, wobei Technologien wie Business Application Programming Interface (BAPI) oder Remote Function Call (RFC) genutzt und auch das SAP-Konzept der Service Oriented Architecture (SOA) unterstützt werden.

(www.esker.de)

Die Tabelle gibt einen Überblick automatisierter Prozesslösungen von Esker und stellt die Kriterien für den Betrieb der Software im eigenen Unternehmen oder als SaaS-Lösung dar.

Esker
Mehr als zwei Millionen Anwender weltweit nutzen Lösungen von Esker, um ihre Dokumentenprozesse zu optimieren. Das Portfolio umfasst Lösungen sowie SaaS-Angebote zur Verarbeitung eingehender wie ausgehender Dokumente, welche auf der esker-eigenen Technologie Esker DeliveryWare basieren. Stammsitz des 1985 gegründeten Unternehmens ist Lyon/Frankreich. Die deutsche Esker-Niederlassung befindet sich in München.

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