BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

d.velop im Einsatz bei Pumpen-Spezialist Dickow
Archivieren – langfristig und revisionssicher

Die Dickow Pumpen KG hat das Nutzenpotenzial eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) erkannt. Das Unternehmen setzte sich zum Ziel, den Anforderungen einer gesetzeskonformen und revisionssicheren Archivierung von Geschäftsunterlagen zu entsprechen. Zudem ermöglicht die Lösung verbesserte Wiederauffindbarkeit, Datensicherheit, Datentransparenz und nicht zuletzt Kostensenkungen durch einen durchgängigen Workflow auf der Datenbasis des im Unternehmen eingesetzten PPS-Systems.

In den einzelnen Abteilungen der Dickow Pumpen KG werden jeden Tag technische Dokumente aktualisiert. Vor der Einführung des DMS erforderte die Änderung und Archivierung der Unterlagen einen enormen Zeitaufwand – der Mitarbeiter musste die Dokumente suchen, kopieren und wieder ablegen.

Um den gesamten Auftragsdurchlauf der rund 45 Pumpentypen in 950 Baugrößen mit Einund Verkauf, Disposition, Fertigung oder Materialwirtschaft auch EDV-mäßig optimal abbilden zu können, ist bei der Dickow Pumpen KG, Spezialist für Kreiselpumpen mit dem Schwerpunkt Chemie-Normbereich, bereits seit 1998 das PPS-System infor:Com im Einsatz. Reinhard Schossig, ITLeiter bei Dickow in Waldkraiburg: „Aufgrund zunehmender Anforderungen etwa durch gesetzliche Vorgaben bei der Archivierung von EMails, Aspekte der Datensicherheit und -transparenz sowie aus Zeitund Platzgründen im Umgang mit Geschäftspapieren, haben wir uns für die Einführung des DMS d.3 von d.velop entschieden. Dadurch haben wir uns eine weitere Optimierung unserer Geschäftsprozesse versprochen.“

Reinhard Schossig, IT-Leiter bei der Dickow Pumpen KG: „Aufgrund zunehmender Anforderungen – etwa durch gesetzliche Vorgaben bei der Archivierung von E-Mails – haben wir uns für die Einführung des DMS d.3 von d.velop entschieden.“

Im Rahmen eines Auswahlprozesses wurden von den Dickow-Verantwortlichen unterschiedliche DMS verschiedener Hersteller geprüft. „Zwei Faktoren waren für die Entscheidung zugunsten von d.3 ausschlaggebend: Zum einen hat uns das gute Preis-Leistungs-Verhältnis und die anwenderfreundliche Funktionalität von d.3 überzeugt, zum anderen verfügt das DMS schon im Standard über eine Schnittstelle zu unserem PPS-System infor:Com.“ Innerhalb weniger Wochen wurde die Systemintegration und Installation durch den d.3Vertriebspartner Berke GmbH aus München abgeschlossen. Zunächst wurde der Echtbetrieb im Einkauf, im technischen Büro und im Kundendienst gestartet, dann im Vertrieb.

Gesetzliche E-MailArchivierung

Ein weiterer Aspekt, der zur Einführung des DMS d.3 bei Dickow geführt hat, war die Möglichkeit einer vollständigen Archivierung von EMails unter Berücksichtigung gesetzlicher Archivierungsvorgaben. d.3 sorgt dabei für eine langfristige, revisionssichere Archivierung sämtlicher im Unternehmen anfallender E-Mails – sowohl direkt aus einer Anwendung heraus als auch serverbasiert anhand definierter Regeln. Die Transformation aller E-Mails in langzeitstabile Formate wie TIFF oder PDF ermöglicht auch eine spätere Darstellung der Informationen unabhängig von der Erzeugerapplikation.

Papierstau vermeiden – Transparenz bewahren

Um Qualitätsansprüchen und Kundenanforderungen gerecht zu werden, müssen die gefertigten Dickow-Pumpen vor Auslieferung einem Werksprobelauf und dabei Dichtheitsund Leistungsmengenprüfungen sowie Schallbzw. Vibrationsmessungen unterzogen werden – die Prüfergebnisse werden nach DIN 1944 und API 610 dokumentiert und archiviert. Vor der Einführung des d.velop-DMS füllten sich die Aktenordner täglich durch Bestellungen, Kundenauftragspapiere, Rechnungen oder Lieferscheine.

Reinhard Schossig: „Mittlerweile platzte unser 100 Quadratmeter großer Archivraum fast aus den Nähten. Zudem konnten falsch abgelegte Dokumente nur schwer und mit erheblichen Zeitaufwand wieder gefunden werden.“ Daher möchte das Unternehmen auf absehbare Zeit die vollständige Auflösung des Papier-Archivs einleiten. Hierfür werden dann nicht nur aktuelle Vorgänge, sondern auch alle im Unternehmen vorhandenen alten Dokumente gescannt und elektronisch gespeichert.

In den einzelnen Abteilungen werden jeden Tag technische Dokumente wie z. B. Zeichnungen aktualisiert. Vor der Einführung des DMS d.3 erforderte die Änderung und Archivierung der Unterlagen einen enormen Zeitaufwand – der Mitarbeiter musste die Zeichnungen suchen, kopieren und wieder korrekt ablegen.

Neben zusätzlichen Kosten ergaben sich dadurch auch immer wieder Probleme bei der Zuordnung einer Zeichnung zu einem Angebot oder Auftrag. „Gerade bei den Suchvorgängen zeigen sich die Vorteile von d.3: Da das DMS auf die im PPS-System hinterlegten Daten zugreift, genügt ein Schlagwort im Suchsystem, und auf Knopfdruck wird der gesamte ,Lebenslauf‘ eines Vorgangs angezeigt, wenn gewünscht seit 1948“, so Schossig.

Zeitaufwand reduzieren

Die Vorteile, die sich Dickow durch den Einsatz des DMS von d.velop erhofft hat, haben sich bestätigt.

„Trotzdem sollte man sich bei der Entscheidung für ein DokumentenManagement-System generell dessen bewusst sein, dass zunächst ein Mehraufwand erforderlich ist, vor allem dann, wenn man wie wir Unterlagen aus über 60 Jahren in elektronische Form bringen will. Dennoch konnten wir seit dem Beginn der Arbeit mit d.3 im Februar schon bis zum Sommer das umsetzen, was für das gesamte Jahr 2008 geplant war – und profitieren daher schon jetzt von Effizienzsteigerungen sowie Zeitund Kostensenkungen“, so Schossig.

Mit der Lösung d.3 ist heute in der Dokumentenabteilung der Bearbeitungsvorgang einer technischen Unterlage in wenigen Minuten erledigt. Die Investition in das System zahlt sich demnach auch aus kaufmännischer Sicht jetzt schon aus.

(www.d-velop.de)

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