BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Dokumenten-Management-System aus Sicht der Rationalisierung
Schneller ROI zu erwarten

Die Vorteile eines DMS liegen klar auf der Hand: Kosten können reduziert und die Qualität gesteigert werden. Letztendlich ist die Einführung eines DMS jedoch eine klassische Investitionsentscheidung, bei der Unternehmen ihren persönlichen Nutzen abwägen müssen, wie Eric Naß, wissenschaftlicher Mitarbeiter beim FIR, im Beitrag erläutert.

Die Grafik zeigt, in welchen Bereichen Kosten reduziert werden können.

IBM hat in einer Studie zeigen können, dass im Schnitt 85 Prozent der Informationen in Firmen unstrukturiert vorliegen. Das führt zu einem hohen Zeitaufwand, was die Suche solcher Informationen betrifft. Erfahrungen zeigen, dass alleine hierauf bis zu 30 Prozent der Arbeitszeit verwendet wird. Rechnet man den Arbeitsaufwand für das Handling strukturierter Informationen hinzu, also Suche und Ablage, steigt der Anteil auf 50 bis 80 Prozent an. Neben dem Zeitaspekt ist auch die Verfügbarkeit von Dokumenten ein kritisches Thema. In vielen Unternehmen werden z. B. E-Mail-Attachments mit der E-Mail zusammen in privaten Mail-Ordnern einzelner Mitarbeiter gespeichert, ohne dass ein Dritter die Möglichkeit hat, auf diese Informationen zuzugreifen.

Der Einsatz eines DMS hilft Unternehmen, laufende Kosten zu reduzieren und leistet einen wichtigen Beitrag zur Qualitätssteigerung. Betrachtet man auf der Kostenseite die Einsparpotenziale, so ist hier vor allem die Reduzierung der Personalkosten zu nennen. Gründe hierfür sind der Wegfall händischer Ablagen, reduzierte Suchzeiten und die Vermeidung von Fehlablagen. Durch diese Maßnahmen lassen sich bis zu 15 Prozent des Personalaufwandes einsparen bzw. für andere Tätigkeiten nutzen. Bei den Sachmittelkosten kann man eine Reduzierung der Raumkosten durch den stellenweisen Wegfall von Archivräumen (bis zu 50 Prozent) und eine Reduktion der Aufwendungen für HardwareStorage ausmachen, da Dokumente nicht mehr redundant im File-System abgelegt werden (10 bis 55 Prozent). Vor allem können aber mithilfe eines DMS interne, dokumentenbasierte Prozesse beschleunigt werden. Alleine die Transportund Liegezeit kann bei der elektronischen Weitergabe eines Dokumentes um 80 bis 90 Prozent reduziert werden, da z. B. die Weitergabe per Hauspost entfällt.

Eric Naß, Leiter Fachgruppe Informationslogistik beim Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) an der RWTH Aachen: „Die Erfahrungen zeigen, dass bei einer Erhebung aller Kosten und Nutzen eine Amortisation oft schon im ersten Jahr erfolgt.“

Neben diesen recht einfach zu quantifizierenden Potenzialen bestehen jedoch auch qualitative Potenziale, die zwar nicht so einfach zu messen sind, in ihrem Ergebnis aber eine oft noch größere Wirkung entfalten. So kann eine bessere Kundenzufriedenheit durch die Steigerung der Auskunftsfähigkeit mittels verbesserten Informationszugriffs des Supports erreicht werden. Des Weiteren lassen sich Verbesserungen im Bereich der Compliance-Anforderungen identifizieren. Rechtliche Vorgaben bezüglich der Archivierung werden leichter eingehalten und die Revisionssicherheit gewährleistet.

Die Entscheidung für die Einführung eines DMS ist eine klassiche Investitionsentscheidung. Auf der einen Seite gibt es viele Potenziale, quantitativer und qualitativer Art, auf der anderen Seite müssen die Investitionsaufwende dagegen gerechnet werden. Die Erfahrungen zeigen jedoch, dass bei einer umfassenden Erhebung aller Kosten und Nutzen eine Amortisation oft schon im ersten Jahr erfolgt. Hierzu bietet sich die Erstellung eines Business Cases an, um eine fundierte Entscheidung fällen zu können und die unternehmensindividuellen Potenziale zu erkennen. (www.fir.rwth-aachen.de)

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