BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Automatisierte Dokumentenverarbeitung
Cashflow beschleunigen

Automatisierte Prozesse entlang der Wertschöpfungskette und damit einhergehend sinkende Prozesskosten stehen im Fokus vieler Unternehmen. Besonders der Bereich der Rechnungsbearbeitung sowie die vorgelagerten Prozesse mit dazugehörigen Dokumenten – von Bestellungen über Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen – bieten hohes Optimierungsund Einsparpotenzial. Welche Nutzen sind damit verbunden und auf welche Trends können sich Unternehmen einstellen?

Um eingehende Dokumente schnellstmöglich bearbeiten zu können, werden verstärkt Klassifizierungsund Indizierungslösungen eingesetzt.

Klassifizierungsund Indizierungslösungen erkennen die Dokumententypen und steuern sie in die entsprechenden Prozesse. Von Lösungen wie Microsoft SharePoint aus lassen sich Informationen aus verschiedenen Quellen einsehen, bearbeiten und verteilen sowie komplette Geschäftsabläufe via Workflow steuern. Oliver Hoffmann, Geschäftsführer der Readsoft GmbH,nennt die aktuellen Perspektiven und Entwicklungen in diesem Bereich.

• Administration zentralisieren:

Immer mehr Unternehmen setzen auf die Zentralisierung von Geschäftsprozessen, um die Potenziale in puncto Effizienz und Kostensenkungen weiter auszuschöpfen. Gerade international tätige Firmen bündeln ihre administrativen Kräfte und die Investitionen in den Aufund Ausbau von Shared-Service-Centern und deren Infrastruktur. Eine typische Unternehmensfunktion, die zentralisiert und ausgelagert wird, ist die Rechnungseingangsbearbeitung. Neben deutlich mehr Transparenz profitieren Unternehmen auch von einem besseren Cashflow-Management.

Oliver Hoffmann, Geschäftsführer bei Readsoft: „Unternehmen, die Dokumentenprozesse auslagern, können ihre Investionen verringern und die Verwaltung schlanker gestalten.“

• Medienbrüche beseitigen:

Auf der Basis einer flexiblen Plattform, mit der sich individuelle Workflows zu verschiedenen Dokumententypen gestalten lassen, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse von der Bedarfsanfrage bis hin zur Rechnungsbuchung weitgehend automatisieren. Dabei müssen dann die gleichen Daten im Verlauf des Prozesses nicht mehr wie früher immer wieder neu aufgesucht und erfasst werden. Das Ziel ist, schon bei der Beschaffung Aufträge und Bestelldaten so anzulegen, dass mit den Rechnungsdaten darauf Bezug genommen werden kann. Der automatisierte Abgleich der erfassten Daten mit den Informationen im ERP-System beschleunigt die Abläufe erheblich. Im Idealfall kann so eine Rechnung ohne manuelle Intervention automatisiert durchgebucht werden. Dies ist sogar für Bestellungen von Dienstleistungen möglich, wie etwa die Beauftragung von Malerund Gärtnerarbeiten oder auch von Taxifahrten.

• Outsourcing von Prozessen:

Unternehmen, die Dokumentenprozesse auslagern, können ihre Investionen verringern und die Verwaltung schlanker gestalten. Die Dokumentenanwendungen werden bei einem Dienstleister gehostet und stehen über Web-Zugriff den Anwendern zur Verfügung. Die Einführungsund Betriebskosten solcher Lösungen sind sehr niedrig. Daher ist dieses Modell besonders attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen. Die monatlichen Aufwendungen sind steuerlich sofort absetzbar, so dass sich der Return on Invest im Vergleich zu Inhouse-Lösungen zeitnah erreichen lässt. Darüber hinaus reduziert sich das Geschäftsrisiko, da die Software-Module und Services je nach Nutzung abgerechnet werden. Die Anwender bleiben somit sehr flexibel, wenn der Bedarf sich verändert. Zudem ist sichergestellt, dass über das On-Demand-Konzept stets modernste Technik und neueste Funktionalitäten zur Verfügung stehen.

• Eingangsdokumente und -kanäle bündeln:

Um Lieferscheine, Rechnungen und ähnliche Belege noch effizienter verarbeiten zu können, müssen die Dokumente aus allen Eingangskanälen zuverlässig erkannt und an die entsprechenden Stellen gesteuert werden können. Lösungen zur Klassifizierung und Indizierung haben sich bewährt, um – ähnlich einem Trichter – die entsprechenden Dokumente zunächst gebündelt aufzunehmen und dann direkt nach Dokumententypen und Zuständigkeiten weiterzuleiten. So wandern die Dokumente entsprechend ihres jeweiligen Typs auch direkt in elektronische Archive, so dass die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Revisionssicherheit gewährleistet bleiben. Parallel werden die Dokumente in die jeweiligen Aufgaben-Pools von Sachbearbeitern und Kundenbetreuern geleitet, die somit Bestellungen, Kundenschriftwechsel, Adressänderungen, Rechnungen oder Reklamationen zeitnah bearbeiten können. Eine bessere Verteilung, die straffere Abwicklung und damit einhergehend eine optimierte Service-Bereitschaft gegenüber Kunden und Lieferanten sind das Ergebnis.

• Collaboration-Plattformen:

Eine einheitliche Informationsbasis, die abteilungsübergreifend zur Verfügung steht, ermöglicht in den Unternehmen zunehmend eine bessere Zusammenarbeit verschiedener Bereiche. Als eine der wesentlichen Collaboration-Plattformen positioniert sich die Microsoft-Technologie SharePoint in den unterschiedlichsten Ausprägungen in Unternehmen. Die neue Version „SharePoint 2010“ wird diesen Trend verstärken. Der SharePoint als Drehund Angelpunkt für Daten, Informationen und komplexe Geschäftsprozesse, Aufgaben und deren Erledigung bietet herausragende Möglichkeiten, die in deutschen Unternehmen noch viel zahlreicher ausgeschöpft werden sollten. Daraus ergeben sich unter anderem Potenziale für eine effektivere Unterstützung der Prozesse im Rechnungswesen.

(www.readsoft.de)

Readsoft
Readsoft ist mit über 6000 Installationen marktführender Anbieter von Software im Bereich automatisierte Dokumentenprozesse. Das Lösungsportfolio adressiert den kompletten Purchaseto-Pay-Prozess von der Bestellanmeldung bis hin zum Begleichen von Rechnungen. Mit den Modulen der ReadSoft-Suite lassen sich die Prozess-Schritte durchgängig und automatisiert abwickeln. Für den Anwender entsteht so zusätzlicher Nutzen und Flexibilität in der SAP-Lösungsplattform. Zu den Kunden zählen sowohl mittelständische Unternehmen als auch zahlreiche Großunternehmen und Konzerne. Teilweise erfolgt die Verarbeitung der Dokumentenprozesse in Shared-Service-Strukturen.

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