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BARC: ECM-Anwenderbefragung 2009
ECM bewegt den Mittelstand

Durch die ständig wachsenden Möglichkeiten der Erstellung und Verteilung von Informationen wie beispielsweise E-Mail, Portale und Wikis müssen Unternehmen eine Strategie zum Umgang mit Informationen schaffen. Dies betrifft auch mittelständische Unternehmen. Wie der Mittelstand mit den Herausforderungen des Enterprise-Content-Managements (ECM) umgeht, hat das Forschungsund Beratungsinstitut BARC in einer Anwenderbefragung zusammengetragen.

Maximilian Gantner, Analyst, Business Application Research Center (BARC): Die aktuelle Umfrage hat gezeigt, dass erfolgreiche ECMProjekte im Mittelstand kein Einzelfall sind. Anwender finden mittlerweile einen immer besseren Zugang zu den Lösungen, und es zeigt sich, dass die Möglichkeiten immer besser angenommen werden.

Das moderne Geschäftsleben führt zu immer mehr Informationen, die in Form von Briefen, Office-Dateien oder E-Mails eingehen oder erzeugt werden. Doch nicht nur die Ablage, sondern das Nutzen der Inhalte für schnelle und fundierte Entscheidungen stellt die Unternehmen vor zunehmende Probleme. Die betrifft nicht nur Großunternehmen, auch der Mittelstand muss reagieren, um den Ansprüchen der Kunden, Partner und nicht zuletzt der eigenen Mitarbeiter gerecht werden zu können.

Systeme für Enterprise-ContentManagement unterstützen die Anwender, indem sie den gesamten Dokumentenlebenszyklus von der Erstellung bzw. Erfassung der Dokumente über Ablage, Recherche, Bearbeitung und Weiterleitung bis zur Archivierung und abschließenden Vernichtung abbilden. Daher befragte das Business Application Research Center (BARC GmbH) insbesondere mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum zu ihren Erwartungen und Erfahrungen in Bezug auf den Einsatz von ECMSystemen und die Trends. Die Umfrage richtete sich sowohl an Unternehmen, die bereits ein ECM-System im Einsatz haben, als auch an Unternehmen, die sich für das Thema interessieren und einen Einsatz planen.

Unterstützung der operativen Tätigkeiten

Noch immer ist die langfristige Sicherung und Aufbewahrung von Informationen das wesentliche Projektziel, 93 Prozent der Befragten stuften die Archivierung als sehr wichtig und wichtig ein. Damit verbunden war auch die Verbesserung der Recherche eine wesentliche Anforderung, was nochmals deutlich macht, das in diesem Bereich Verbesserungsbedarf besteht. Es fällt aber auf, dass ECM immer mehr zur Informationsplattform ausgebaut werden soll, da die Unterstützung der Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit immer höher gewichtet wird. Suche und Ablage werden um Anforderungen an die Bearbeitung und Geschäftsprozessunterstützung (76 Prozent) ergänzt, um die Anwender zu entlasten und Inhalte bedarfsgerecht bereitzustellen und zu verteilen.

Sowohl von den bestehenden Anwendern als auch von den Interessenten wurden die Benutzerfreundlichkeit des Systems (83 Prozent), eine gute Integration in die bestehende IT-Landschaft (69 Prozent) und eine bessere Informationsqualität (62 Prozent) als besonders wichtige Ziele angegeben. Auch hier wird wieder deutlich, dass die Anwender einen einfachen Zugang zum System benötigen und einen deutlichen Mehrwert aus der Nutzung der Software erfahren müssen. Deutlich weniger hoch gewichtet wurden abstrakte Kriterien wie z. B. Zertifizierungen (11 Prozent).

Ein weiteres Thema, das im ECM-Markt für Diskussionen sorgt, ist Microsoft SharePoint. Dabei werden ECM-Systeme zumeist als Archiv für SharePoint-Daten verwendet bzw. geplant (76 Prozent). Die Nutzung von ECM-Recherchefunktionen innerhalb von Microsoft SharePoint ist für 60 Prozent von Bedeutung. Schlusslicht ist mit 20 Prozent aller Befragten die Nutzung von SharePoint-Funktionen im ECM-System.

Collaboration und Web 2.0 im Kommen

Die Unterstützung der Zusammenarbeit ist für Unternehmen ein wichtiger Aspekt. Die Ergebnisse zeigen, dass in diesem Bereich klassische Funktionen wie Versionierung, Freigabeprozesse und Aufgabenverteilung als die wichtigsten genannt wurden. Gerade hier können ECMSysteme und die integrierten Workflow-Komponenten unterstützen. Jedoch wird ebenfalls deutlich, dass Web 2.0 stärker an Bedeutung gewinnt. Hierzu zählen u. a. Wikis und Projektbzw. Team-Räume, was von 39 Prozent der Befragten als Einsatzgebiet angegeben wurde.

Dies kann u. a. ein Beweggrund dafür sein, dass 66 Prozent der zukünftigen Anwender von ECM-Systemen einem Web-Client als Benutzeroberfläche den Vorzug geben würden. Der klassische DesktopClient hat demnach an Bedeutung verloren. Auf die Frage nach dem bevorzugten Client gewinnt auch die Integration des ECM-Systems in den Windows-Explorer an Bedeutung, zukünftige Anwender (38 Prozent) wünschen eine stärkere Einbindung in die bestehenden Oberflächen als dies bei aktuellen Nutzern (21 Prozent) umgesetzt ist.

Hohe Zufriedenheit der Anwender

In mittelständischen Unternehmen ist bei ECM-Projekten die Sicherung und Aufbewahrung von Informationen das wichtigste Projektziel, gefolgt von besseren Recherchemöglichkeiten und der Erfassung elektronischer Dokumente.

Auf die Frage nach der Zufriedenheit mit dem eingesetzten System antworteten 83 Prozent der Befragten, welche bereits ein System im Einsatz haben, sie seien zufrieden und sehr zufrieden. Das macht vor allem deutlich, dass der Einsatz von ECMLösungen gerade auch im Mittelstand erfolgreiche Projekte hervorgebracht hat. Allerdings wurde auch nicht verheimlicht, dass der Weg zum System steinig ist. Insbesondere die Komplexität der Auswahl und Einführung wurde herausgestellt, knapp die Hälfte aller Befragten, die noch kein ECM-System im Einsatz haben gab an,dass eine unvollständige Anforderungsanalyse das Hauptproblem im Projektverlauf darstellt.

Man muss sich mit ECM auseinandersetzen, die eigenen Prozesse und Strukturen untersuchen und Verbesserungsmöglichkeiten durch den Einsatz eines ECM-Systems herausarbeiten. Dadurch können Mitarbeiter frühzeitig in ein Projekt eingebunden und so die Unterstützung der Benutzer in den Fokus des Projekts gerückt werden. Dies vermeidet u. a. spätere Widerstände von Anwendern. Diese wurden von den Befragten, welche bereits ein ECM-Projekt abgeschlossen haben, als häufiges Problem hervorgehoben (44 Prozent).

ECM – eine notwendige Herausforderung

Durch die ständig wachsenden Möglichkeiten der Erstellung und Verteilung von Informationen (z. B. E-Mail, Portale, Wikis etc.) müssen Unternehmen eine Strategie zum Umgang mit Informationen schaffen.

Ansonsten drohen ihnen massive Wettbewerbsnachteile, da sie das vorhandene Wissen nicht oder nicht schnell genug nutzen können. ECMProjekte verbinden Technik, Funktionen, Prozesse, Mitarbeiter und Unternehmensphilosophie. Dies macht sie komplex, allerdings bieten sie damit auch ein hohes Potenzial, die Arbeit einfacher und flexibler bei gleichzeitig höherer Informationsqualität zu gestalten. Die aktuelle Umfrage hat gezeigt, dass erfolgreiche ECM-Projekte im Mittelstand kein Einzelfall sind. Anwender finden mittlerweile einen immer besseren Zugang zu den Lösungen, und es zeigt sich, dass die Möglichkeiten immer besser angenommen werden. Es ist zu erwarten, dass in den nächsten Jahren der Einsatz von ECM-Lösungen insbesondere im Mittelstand deutlich zunehmen wird.

Die gesamte Studie kann durch die Unterstützung von Fabasoft, IBM und SAP kostenfrei auf der BARC-Homepage heruntergeladen werden. (www.barc.de)

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