BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

SharePoint 2010 räumt mit Missverständnissen auf
Die Business-Plattform

Was wurde in der Vergangenheit nicht alles über den Microsoft SharePoint geschrieben, konferiert und diskutiert. Einig war man sich immerhin über die herausragende Bedeutung des SharePoint als Collaboration-Plattform, umstritten war hingegen sein Potenzial als ECM-System. Mit der neuen Version SharePoint 2010 gewinnt der SharePoint deutlich an Konturen als Business-Plattform für die Zusammenarbeit in den Unternehmen und im Web – mit enormem Potenzial einer zukunftsweisenden Infrastruktur.

Der SharePoint 2010 ist angelegt als Business-Plattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web.

Ja, Enterprise-Content-Management kann der neue SharePoint 2010 von Microsoft auch. Aber die neue Version ist so wenig ein dezidiertes ECM-System wie es der Vorgänger war.

Die strategische Ausrichtung des SharePoint zielt viel mehr darauf ab, ihn als Plattform für die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Partnern und Kunden zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören alle Funktionalitäten, die den Austausch von Informationen fördern, den Zugriff auf Daten ermöglichen, die Suche nach Informationen und Zusammenhängen unterstützen, die Aufbereitung von Kennzahlen ermöglichen sowie die Präsentation von Ergebnissen gestalten.

Herausragende Anwendungsfelder

Beim neuen SharePoint 2010 stehen daher die folgenden Anwendungsfelder eindeutig im Mittelpunkt:

• Collaboration-Seiten bilden die grundlegenden Ressourcen für den Einsatz von SharePoint, damit Mitarbeiter, Partner und Kunden effektiv zusammenarbeiten – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens.

• Communities: Auf Basis von Web-2.0-Technologien (Wikis, Blogs, Community-Sites) ermöglicht es SharePoint 2010, einfach auf die Fachkenntnisse anderer Teilnehmer zuzugreifen und sich mit ihnen auszutauschen, sowohl in formellen als auch informellen Netzwerken.

• Globale Inhaltssuche (Search): Je mehr Inhalt online zur Verfügung steht und umso mehr Mitarbeiter in die Zusammenarbeit einbezogen sind, desto entscheidender ist der schnelle, einfache Zugriff auf Informationen – und zwar nahtlos hinweg über SharePoint-Listen und -Sites sowie über externe Systeme und Datenquellen, etwa Dokumentsammlungen, Websites oder Geschäftsanwendungen.

• Zugriff auf relevante Geschäftsdaten: Information Worker benötigen einerseits Instrumente, um ad hoc auf geschäftsbzw. erfolgskritische Daten zuzugreifen und diese mit anderen auszutauschen. Andererseits müssen Information-Worker in der Lage sein, aus Rohdaten verbindliche Schlussfolgerungen abzuleiten und durch datenorientierte Analysen Geschäftsergebnisse voranzutreiben. Dazu verfügt der SharePoint über ein komplettes BusinessIntelligence-System einschließließlich grafischer Aufbereitungsund Präsentationsmöglichkeiten.

• Integration von Business-Applikationen: Geschäftsanwender benötigen unabhängig von ihrer Aufgabe im Unternehmen eine Basis, um spezifische Lösungen aufzusetzen – ohne in jedem Fall auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. Gleichzeitig sollte die IT-Abteilung für Anwender den Rahmen schaffen, um unter Berücksichtigung von Stabilität und Verfügbarkeit der IT-Umgebung solche Applikationen zu erstellen. Der SharePoint 2010 bietet dazu die Integrationsbasis.

ECM-Funktionen ausgebaut

Und weil Dokumente bei Geschäftsprozessen eine wesentliche Rolle spielen, hat Microsoft bereits den Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) mit einem stattlichen Umfang an ECM-Funktionalitäten ausgestattet. Der ECM-Leistungsumfang wurde nun beim SharePoint 2010 weiter ausgebaut und einige Defizite beseitigt. Neben dem AktenManagement und einer eindeutigen Dokumenten-ID hat man das System mit Blick auf Records-Management aufgerüstet. Microsoft nennt dies InPlace-Records-Management. Damit können in jeder Dokumentenbibliothek einzelne Inhalte als ein offizielles Dokument – ein Record – deklariert werden. So markierte Dokumente können nicht mehr verändert und zugleich einem Langzeit-Speicher überführt werden. Während der MOSS 2007 unbeabsichtigtes Löschen nur sehr umständlich verhinderte, bietet der SharePoint 2010 nun einen Objektschutz, wie ihn klassische ECM-Systeme obligatorisch bereithalten. Auch eine automatische Löschfunktion nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist nun vorhanden.

Eine zentrale Metadaten-Verwaltung sorgt für Klassenzuordnung, Versionierung und Historisierung. Damit sind die Voraussetzungen für Ordnerstrukturen und Aktenpläne, wie sie professionelle ECM-Systeme ermöglichen, geschaffen. Unterschiedliche Ordnertypen wie Personalordner, Lieferantenordner etc. mit fachspezifischen Indexmerkmalen können im neuen SharePoint angelegt und automatisiert beschickt werden.

Als weitere wesentliche ECMFunktionalität gilt die Workflow-Unterstützung. Der SharePoint 2010 erlaubt das komfortable Design von Workflows über Visio.

Mit dem neuen SharePoint Designer können Workflows verwaltet, Datenquellen angebunden und Anpassungen an SharePoint 2010 durchgeführt werden.

Integration in Office 2010

Erleichtert wird die Handhabung des SharePoint 2010 vor allem auch über die bewährte Office-Multifunktionsoberfläche, die jetzt auch das Erscheinungsbild des SharePoint prägt und zwar durchgängig in sämtlichen Anwendungen, Websiten und der Zentraladministration. Die mittlerweile von vielen Anwendern geschätzte Funktion spielt damit eine wesentliche Rolle in der neuen SharePoint-Oberfläche und macht das Auffinden von kontextbasierten Funktionen, Einstellungen oder Aktionen deutlich leichter. Sie unterstützt das intuitive Arbeiten und die Veröffentlichung von Websites.

Der SharePoint 2010 lässt sich direkt in Office 2010 integrieren, was die kontextbezogene Zusammenarbeit mit Office 2010 ungemein erleichtert. Datenquellen (z. B. ERP-Daten) können sowohl im Client als auch im SharePoint einfach genutzt, aktualisiert und ausgetauscht werden.

Der Zugriff auf den SharePoint 2010 ist durch die Unterstützung vieler Webbrowser von überall möglich, auch von mobilen Endgeräten, wie z. B. dem iPhone aus.

(www.microsoft.de)

Globale Informationssuche
Je mehr Inhalt online zur Verfügung steht und je mehr Mitarbeiter in die Zusammenarbeit einbezogen sind, desto entscheidender ist der schnelle, einfache Zugriff auf Informationen, die möglichst kontextbezogen zur Verfügung gestellt werden. Search “ die globale Informationssuche als Bestandteil des SharePoint 2010 “ ermöglicht das nahtlose Suchen und Finden über SharePoint-Listen und -Sites sowie über externe Systeme und Datenquellen hinweg, etwa Dokumentsammlungen,Websites oder Geschäftsanwendungen, und soll Menschen und Informationen zusammenführen.

SharePoint 2010 Anspruch und Positionierung
Der SharePoint 2010 ist angelegt als Business-Plattform für die Zusammenarbeit im Unternehmen und im Web. Er ist eine Konsolidierungsplattform, um viele Anwendungen anderer Hersteller zusammenzufassen und dabei IT-Kosten und Komplexität zu reduzieren (Lizenz-, Wartungsund Integrationskosten). Die IT-Abteilung soll mit SharePoint viel schneller auf geänderte Anforderungen aus den Fachbereichen reagieren können. Zusätzliche Werkzeuge sollen dabei die Inhaltsverwaltung ebenso wie die Lösungsentwicklung erleichtern. Microsoft unterstreicht diesen Anspruch mit den Nutzenversprechen einer einfachen Zusammenarbeit, einer Kostensenkung durch eine einheitliche Infrastruktur und der schnellen Reaktion auf Business-Anforderungen. SharePoint 2010 soll Anwender befähigen, in einem dynamischen Umfeld miteinander zu arbeiten, zu kommunizieren und zu interagieren, egal ob innerhalb des Unternehmens oder über das Internet.

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