BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Vorteile von Managed-Service-Konzepten
Erhebliches Einsparpotenzial

„Managed Services“ heißt der neue Trend in der IT-Welt. Doch um Managed Services zu einem Erfolgskonzept werden zu lassen, bedarf es mehr als eines schicken Namens. Dahinter stecken nicht nur eine optimale Anbindung von Geräten an die IT-Landschaft eines Unternehmens und ein Softwaretool zur Steuerung. Vielmehr sind Managed Services ein Werkzeug zur Optimierung der Prozesskosten.

Managed Services führt Induprint beispielsweise für die Merrill Lynch International Bank Limited in Frankfurt durch: Nach einer umfassenden HardwareOptimierung liegt die gesamte Verwaltung der Output-Flotte (Kopierer, Drucker, Faxe) bei den Kornwestheimern.

„Kostentreiber bei einem Drucker oder Kopierer sind weniger die Gerätemiete oder der Klickpreis. Die Verwaltung einer Geräteflotte verschlingt ein Vielfaches dieser offensichtlichen Kosten“, erklärt Michael Kuhn, Vertriebsleiter des bundesweit agierenden Output-Dienstleisters Industrie Print Services GmbH. Gemeint sind Zeitaufwände, die durch Verbrauchsmaterialbestellung, Tonerwechsel, Papierstaus, Rechnungsprüfung sowie die Verwaltung der Systeme entstehen – ein Zeitaufwand von jeweils mehreren Minuten. „Hochgerechnet auf die gesamte Geräteflotte und die Vertragslaufzeit ergibt sich ein enormes Einsparpotenzial durch schlichte Prozessoptimierung, wenn ein Dienstleister die Verwaltung übernimmt und als zentraler Ansprechpartner im Unternehmen agiert“, betont Kuhn.

Herstellerfalle

„Jedoch sollten Unternehmen den Lieferanten vor der Beauftragung intensiv prüfen. Er sollte über umfassendes Fachwissen verfügen, individuelle Service-Leistungen anbieten und herstellerneutral beraten – sonst kann ein Managed-Service-Konzept zum Bumerang werden“, rät Kuhn.

Führt ein Unternehmen ein Managed-Service-Konzept ein, erfordert die Verwaltung der Flotte ein komplexes Geflecht an Systemschnittstellen, Software-Anwendungen, beispielsweise für die Zählerstandanalyse, und vor allem Personal. „Wird diese Infrastruktur von einem Hersteller aufgebaut, der Interesse daran hat, seine eigenen Systeme zu verkaufen, dann ist sie wahrscheinlich speziell auf den Lieferanten zugeschnitten. Dies kann einen möglichen Wechsel nach Ablauf der Vertragslaufzeit erschweren, denn die Infrastruktur muss unter Umständen zeitaufwendig neu aufgebaut werden“, urteilt Kuhn.

Neutrale Plattform

Induprint hingegen agiert als eine neutrale Plattform und baut mit eigenen Systemen eine Infrastruktur auf, die bei Bedarf den Geräteoder Anbieterwechsel unterstützt und somit die Flexibilität bietet, auf veränderte Bedingungen im Unternehmen reagieren zu können. „Das ist ein wesentlicher Unterschied zwischen Induprint und den Herstellern – unsere Organisation bleibt gleich, egal welche Geräte verwendet werden“, unterstreicht Kuhn.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Optimierung der Geräteflotte. Viele Hersteller bieten Beratungspakete an. Der Nachteil: Sie beziehen die Analyse und Optimierung nur auf ihr eigenes Produktportfolio. Ein unabhängiger Dienstleister wie Induprint berät herstellerneutral und stellt so eine exakt auf die Anforderungen des Kunden zugeschnittene Flotte zusammen.

Induprint übernimmt auf Wunsch alle Aufgaben: HardwareBestellung, Klick-Abrechnung inklusive Auswertung der Zählerstände, Fernwartung der Geräte, das Management von präventiven Wartungen sowie Störfällen, die Verwaltung aller Verbrauchsmaterialien samt Rechnungskontrolle, Stellplatzverwaltung und die permanente Optimierung von Druckprozessen während des Betriebs, bei Bedarf inklusive sofortiger Behebung kleinerer Störungen vor Ort

Das Ergebnis: Erhöhte Effektivität und Qualität der Output-Erzeugnisse, hohe Verfügbarkeit der Geräteflotte – bei sinkenden und transparenten Kosten. Auch garantiert das flexible Induprint-System die Anwesenheit von Mitarbeitern, die unternehmerischen Risiken für Urlaubszeiten, Krankheit oder Schulungen liegen auf der Seite des Dienstleisters. (www.induprint.de)

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