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Canon: Papierlose Archivierung bei Aruna Süd
Viel gespart

Die Versicherungsmaklergesellschaft Aruna Süd nutzt seit langem das papierlose Archiv. Mit dem Einsatz des professionellen Dokumenten-Scanners ScanFront 220P von Canon hat der Makler-Pool eine neue Stufe im digitalen Dokumenten-Management erreicht. Alle eingescannten Dokumente werden direkt per E-Mail vom Scanner an die Makler versendet.

Über den großen Touchscreen auf der Vorderseite des ScanFront 220P erfolgt das Senden der Scans an E-Mail-Adressen, Netzwerkordner oder USBSticks einfach und schnell.

Aufgrund von zwei Geschäftsbereichen – als Makler-Pool für angeschlossene selbständige Makler und als Maklergesellschaft für Endkunden – werden bei der Aruna Süd in Ochsenfurt zwei unterschiedliche Workflows abgewickelt. In ihrer Eigenschaft als Pool leitet die Aruna Süd Post der Versicherungsgesellschaften an die freien Makler weiter. Sämtliche Dokumente, die ihre eigenen Endkunden betreffen, werden digital archiviert. „Wir digitalisieren seit Mitte der 90er-Jahre sämtliche anfallenden Dokumente. Diese papierlose Archivierung haben wir mit dem ScanFront 220P von Canon um einen papierlosen Postverkehr erweitert“, sagt Geschäftsführer Norbert Langer.

Die bei Pools wie der Aruna Süd angeschlossenen Makler profitieren auch von Dienstleistungen wie dem sofortigen Weiterleiten der Post, die von den Versicherern eintrifft. „Mit der klassischen Briefpost könnten wir die Schriftstücke aus Kostengründen nur einbis zweimal in der Woche an unsere 230 angeschlossenen Makler weiterleiten“, erklärt Norbert Langer. Die Investition in den Canon ScanFront 220P lohnt sich darum für die Aruna Süd gleich in mehrfacher Hinsicht. Die Archivierung der Dokumente spart Lagerplatz, und der digitale Versand direkt vom netzwerkfähigen DokumentenScanner beschleunigt den Informationsfluss. Möglich macht dies das integrierte Telefonbuch des ScanFront 220P, mit dem die Mitarbeiter die eingescannten Schriftstücke direkt an die Makler mailen. An welche Empfänger die Scans gesendet werden sollen, können die Mitarbeiter bequem über ein Adressbuch wählen. Zusätzlich ist der ScanFront über das „Light Directory Access Protocol“ (LDAP) in der Lage, die Directory-Service-Datenbank zu nutzen, die alle Benutzernamen und E-Mail-Adressen eines Unternehmens enthält. Über eine Job-Taste lassen sich verschiedene Scanjobs vorprogrammieren und abrufen.

Unterschiedliche Formate scannen

„Seit der Anschaffung zu Beginn des Jahres 2009 hatten wir so gut wie keine Fehleinzüge. Das ist gerade bei den vielen unterschiedlichen Formaten von A4 bis zu Führerscheinen im Scheckkartenformat bemerkenswert“, ist Norbert Langer zufrieden. Unterschiedliche Formate von Dokumenten werden auch auf vier Dokumenten-Scannern vom Typ Canon DR2050C erfasst. Hier dient die Digitalisierung vor allem dem Endkundengeschäft.

Über 4500 eigene Versicherungskunden betreut die Aruna Süd, und setzt seit Mitte der 90er-Jahre auf Speicher statt auf Papier und somit raumfüllende Archive. Sämtliche Dokumente werden seitdem mit der Lösung ELO Office verarbeitet. Auch hier gilt: Zeit ist Geld, denn anstatt Vorgänge in Aktenordnern mühselig zu recherchieren, können die Mitarbeiter den Kunden schnell und einfach am Telefon die gewünschte Auskunft erteilen. Alle Anträge, die die Kunden in den Räumen der Aruna Süd unterschreiben, werden direkt gescannt und sind damit wenige Minuten nach Vertragsabschluss im Archiv verfügbar. „Früher haben wir das natürlich mit Flachbett-Scannern erledigt“, erinnert sich Langer, „doch unser Wachstum brachte uns dann schnell zu den Dokumenten-Scannern von Canon, die äußerst zuverlässig und wartungsarm sind. Ich bin nach vielen Jahren der digitalen Erfassung von der Qualität dieser Dokumenten-Scanner absolut überzeugt“, stellt Norbert Langer fest. Den Mitarbeitern hilft dabei im Alltag auch, dass sie die Einzugsrollen selbst sehr einfach austauschen können.

Angesichts der Ersparnis von Geld und Zeit rechnet sich die Investition für Norbert Langer: „Die Anschaffung des ScanFront 220P macht sich für uns alleine aufgrund der eingesparten Portokosten innerhalb von einem Jahr bezahlt.“

(www.canon.de)

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