BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Sicheres Dokumenten-Management mit Proxess 5
Stopp dem Datenklau

Sichere Dokumentarchivierung hat oberste Priorität. Ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis besteht insbesondere in den sensiblen Geschäftsbereichen. Der Software-Hersteller Akzentum hat in seinem neuen Dokumenten-Management-System Proxess 5 ein neues Rechtesystem integriert.

Mit Proxess 5 bietet der SoftwareHersteller Akzentum ein Dokumenten-Management-System, das vertrauliche Dokumente zugriffssicher aufbewahrt.

Ein Novum im Bereich der DMSSoftware-Lösungen ist das neue Rechtesystem des Dokumenten-Management-Systems Proxess in der Version 5. Danach wird zukünftig der klassische Administrator durch einen Supervisor ergänzt. Dieser Supervisor, beispielsweise ein Mitglied der Geschäftsleitung oder des Vorstands, der sich über eine Smartcard am System autorisiert, stattet einen oder mehrere Administratoren für ihre jeweiligen Teilbereiche mit funktionalen und inhaltlichen Rechten aus. So können sensible Bereiche auch vor Zugriff von innen, etwa unautorisierten Administratoren, geschützt werden. Auf diese Weise werden mit Proxess 5 vertrauliche Dokumente wie etwa Personalunterlagen, Verträge etc. wirklich zugriffssicher aufbewahrt, ohne dass sich der Supervisor um ein Parallelsystem mit eigener Hardware, eigenem Safe, eigenen Passworten und eigener Systembetreuung kümmern muss. Damit sichert er seine Daten wirksam vor Industriespionage oder Datenklau, ohne sich um den Schutz einzelner Dokumente zu kümmern.

Lutz Krocker, Produkt-Manager der Akzentum GmbH: „Geschäftsführer haben grundsätzliches Interesse, dass etwa Personalunterlagen, Verträge oder andere vertrauliche Informationen absolut vor Zugriff von außen und innen geschützt sind.“

Lutz Krocker: „Wir haben großen Wert darauf gelegt, dass diese Delegation der Benutzerverwaltung für den Supervisor einfach und problemlos zu handhaben ist. Trotz dieser Einfachheit erhält der Anwender höchsten Sicherheitsstandard. Das macht Proxess 5 so einzigartig.“

Ergänzend zur Änderung des Rechtesystems und der doppelten Verschlüsselung der Dokumente nach AES-Standard werden auch die korrespondierenden Datenbankinhalte und alle gespeicherten Proxess-Dateien durch Verschlüsselung vor einem unberechtigten Zugriff oder Manipulation von außen noch besser als bisher geschützt.

(www.akzentum.de)

Sensible Bereiche
Im Personalbereich sind die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz besonders hoch. Gerade bei der elektronischen Aufbewahrung gibt es in vielen Unternehmen aber oft noch enorme Sicherheitslücken, um Daten vor dem unerlaubten Zugriff zu schützen. Studien unterstützen dies. So ist das Risiko von Datendiebstahl in den Unternehmen in den vergangenen Jahren drastisch gestiegen. Dies hängt zum einen mit neuen technischen Möglichkeiten durch mobile Datenträger, beispielsweise USB-Sticks, aber auch mit gestiegener Mitarbeiterfluktuationen nicht zuletzt durch die aktuelle Wirtschaftskrise zusammen. Denn gerade dann, wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen, verlassen auch ungefragt und unerlaubt vertrauliche Daten das Unternehmen. Eine Umfrage des Security-Herstellers Safenet ergab beispielsweise, dass sich 74 Prozent aller befragten IT-Sicherheitsverantwortlichen in Unternehmen durch Datendiebstahl und Cyber-Kriminalität bedroht fühlen, oder sie bestätigen, dass sie bestehende Zugangsbeschränkungen umgehen können.

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