BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Docuware-Kunden berichten aus der Praxis
DMS lohnt sich

Viele Unternehmen zögern die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) hinaus, weil sie den damit verbundenen Aufwand scheuen oder noch immer an der Wirtschaftlichkeit der Systeme zweifeln. Anwender des Systems DocuWare können von durchweg guten Erfahrungen berichten.

Der zentrale Dokumenten-Pool ermöglicht den Mitarbeitern, Anfragen schnell zu beantworten.

Dienstleistung hat sich der Bayerische Apothekerverband groß auf die Fahnen geschrieben. Als alleiniger Verhandlungspartner der bayerischen Krankenkassen legt der Wirtschaftsverband großen Wert auf einen guten Service gegenüber den Mitgliedern und Mitarbeitern. Ausschlaggebend für den DMS-Einsatz waren lange Suchvorgänge. „Der zentrale Dokumenten-Pool ermöglicht unseren 20 Mitarbeitern, Anfragen der Mitglieder schnell zu beantworten. Dieser Service unterstreicht unsere Kompetenz“, so Dr. Wolfgang Schneider, stellvertretender Geschäftsführer. Er begründet die Entscheidung für DocuWare mit dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis und einer überzeugenden Präsentation der Lösung durch den DocuWarePartner. Auf der To-do-Liste steht als nächstes die Einführung elektronischer Dokumenten-Workflows, um Arbeitsabläufe weiter zu beschleunigen.

Einfache Integration

Andreas Seider, Projektleiter bei der Dachauer Peter Fink GmbH: „Bei der Auswahl des DMS spielten die positiven Erfahrungen im Unternehmensverbund eine Rolle.“

Bis zu 100 Abfall-Anlieferungen wickelt die Gesellschaft für intelligente Entsorgung Peter Fink täglich ab – jährlich fallen dabei rund 70000 Belege an. Um die Papierarchive und Mehrfachablagen in den einzelnen Abteilungen des Unternehmens zu beseitigen und Dokumente zentral allen Mitarbeitern zugänglich zu machen, entschied sich der Entsorgungsdienstleister für die DMS-Einführung. Entscheidende Kriterien für DocuWare waren die einfache Integration in Candis.OT, das Warenwirtschaftssystem für Entsorger, sowie die Fachkompetenz des Docuware-Partners. Dieser realisierte gleichzeitig einen abteilungsübergreifenden digitalen Rechnungsprüfungs-Workflow, um bei der Abrechnung auf Papier verzichten zu können. „Bei der Auswahl des DMS spielten die positiven Erfahrungen im Unternehmensverbund eine Rolle“, betont Andreas Seider, Projektleiter bei der Dachauer Peter Fink GmbH. Als Nächstes sind die Verwaltung der Eingangspost sowie die E-Mail-Archivierung geplant.

Zahlreiche Funktionen

Dr. Wolfgang Schneider, stellvertretender Geschäftsführer beim Bayerischen Apothekerverband: „Der zentrale Dokumenten-Pool ermöglicht es unseren 20 Mitarbeitern, Anfragen der Mitglieder schnell zu beantworten.“

„Wir legen großen Wert darauf, dass unsere IT-Systeme auf modernster Technologie beruhen“, sagt Christian Jahr, Leiter IT Services und Systeme der IDG Communications Media AG, eine Tochtergesellschaft des Medienunternehmens International Data Group (IDG). Auch bei der Wahl eines DMS war es Jahr wichtig, dass dieses hoch entwickelte Technologien sowie gängige Standards unterstützt. Des Weiteren sollte die Software über einen großen Funktionsumfang verfügen und sich einfach in Fremdanwendungen integrieren lassen. Mit dem Aufbau eines Dokumenten-Pools für alle Dokumente im Unternehmen sind bei IDG die Voraussetzungen geschaffen, rechtliche Bestimmungen zu erfüllen. Nächste Schritte werden die Realisierung einer rechtskonformen E-Mail-Archivierung, die Integration in bestehende Workflows sowie die Abbildung neuer Geschäftsprozesse zur Optimierung von Arbeitsabläufen sein.

Verkürzte Suchvorgänge

Norbert Blanz, Leiter der Buchhaltung bei der Josef Hebel GmbH & Co.KG: „Papierberge verursachten lange Suchvorgänge. Der Einsatz eines DMS war unumgänglich.“

„Bauen ist ein Mannschaftssport“ – lautet die Firmenphilosophie der Josef Hebel GmbH & Co. KG. Diese Philosophie verfolgt der Spezialist für Hochund Tiefbauleistungen mit deutschlandweit rund 430 Mitarbeitern auch beim DocuWare-Einsatz. „Unser Ziel ist der Aufbau eines zentralen Dokumenten-Pools, auf den die Mitarbeiter aller Standorte zugreifen können“, so Norbert Blanz, Leiter der Buchhaltung. „Papierberge und zahlreiche Kopien verbunden mit redundanten Ablagen verursachten lange Suchvorgänge. Der Einsatz eines DMS war unumgänglich.“ Neben dem Aufbau des Dokumenten-Pools zur Reduzierung von Suchund Bearbeitungszeiten stehen für Blanz die revisionssichere Archivierung kaufmännischer Belege und die Automatisierung von Vorgängen durch dokumentenbasierte Workflows auf der To-do-Liste. Die Entscheidung für DocuWare fiel aufgrund des Leistungsumfangs, der einfachen Handhabung, der Referenzen sowie seiner Kompetenz.

(www.docuware.com)

Kontakt:
DocuWare AG
Therese Giehse Platz 2
82110 Germering

Telefon: +49 (0) 89 894433 0
E-Mail: docuware@docuware.com
Internet: www.docuware.com

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