BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Erwartungen von Fabasoft an MoReq2
Pionierarbeit geleistet

Die Europäische Kommission hat mit MoReq2 einen Anforderungskatalog für Schriftgutverwaltung, Dokumentenund Records-Management sowie elektronische Archivierung herausgegeben. Software-Anbieter, die Produkte nach MoReq2 zertifizieren lassen, müssen aufwendige Testverfahren durchlaufen. Als erster Software-Hersteller kann der österreichische Anbieter Fabasoft das Zertifikat vorweisen. Karl Mayrhofer, Geschäftsführer der Fabasoft Distribution GmbH, berichtet im BIT-Interview über Verlauf und Nutzen des Tests.

Dipl.-Ing. Karl Mayrhofer, Geschäftsführer der Fabasoft Distribution GmbH: „Als europäischer Hersteller eines Software-Produkts, das in 15 europäischen Sprachen verfügbar ist, wollen wir diese Themenführerschaft in Europa weiter ausbauen.“

Herr Mayrhofer, Fabasoft erhielt bereits am 15. September 2009 als erster ECM-Hersteller das MoReq2-Zertifikat. Warum hatte es Fabasoft mit der Zertifizierung so eilig?

Karl Mayrhofer: Fabasoft bietet seit mehr als 15 Jahren zertifizierte Software-Produkte für das Management von Geschäftsunterlagen und Akten in Europa. Wir haben beispielsweise unsere Produkte mehrfach nach PRO/TNA in Großbritannien und nach dem DOMEAKonzept in Deutschland zertifiziert. Daher war für uns sehr früh klar, dass wir auch die MoReq2-Zertifizierung absolvieren werden.

Durch die technische Innovation unseres neuen Produkts Fabasoft Folio sowie Best-Practice-Erfahrungen aus früheren Zertifizierungen und aus vielen Kundenprojekten hatten wir auch einen guten Startpunkt.

Versprechen Sie sich davon Vorteile im Marketing oder geht es Ihnen eher um qualitative Aspekte?

Mayrhofer: Die qualitativen Aspekte überwiegen. MoReq2 ist der weltweit umfassendste Anforderungskatalog für das Management von elektronischen Unterlagen und Akten. Unser Produkt Fabasoft Folio hat die Zertifizierung souverän gemeistert. Das bestärkt uns, dass Fabasoft Folio eine zuverlässige Lösung für das Management von Geschäftsunterlagen und Akten in Europa bietet. Natürlich ist die MoReq2-Zertifizierung auch ein Differenzierungsfaktor. Dies hat beispielsweise auch die amerikanische Analystengruppe Gartner festgestellt, die Fabasoft im Oktober 2009 in den „Magic Quadrant“ für Enterprise-Content-Management aufgenommen hat.

Auf welche Aspekte kam es Ihnen mit der Zertifizierung besonders an, welche Funktionen waren Ihnen dabei wichtig?

Mayrhofer: MoReq2 umfasst den gesamten Lebenszyklus von elektronischen Geschäftsunterlagen. Diese Durchgängigkeit in einer einheitlichen, homogenen Lösung unter einer einfachen Web-Browser-Benutzeroberfläche mit hohem Bedienungskomfort abzubilden, war uns sehr wichtig. Entscheidend ist auch, dass der Anwender in seiner Geschäftstätigkeit durch flexible Geschäftsregeln unterstützt wird. Im täglichen Geschäftsleben dauernd auf Ordnungsregeln achten zu müssen ist aufwendig. Fabasoft Folio übernimmt daher unbequeme Arbeiten für den Anwender, z. B. das ordnungsgemäße Erfassen und Aufbewahren von Geschäftsunterlagen.

Neben den Kernmodulen von MoReq2 haben Sie auch einige optionale Module für die Zertifizierung gewählt. Nach welchen Kriterien erfolgte die Auswahl dieser Module?

Fabasoft erhielt als weltweit erster Software-Hersteller das MoReq2Zertifikat. Die Übergabe fand am 15. September 2009 im Rahmen der DMS Expo statt. Von links: Karl Mayrhofer, Michael Sill vom MoReq2-Testcenter, Dr. Ulrich Kampffmeyer vom DLM Network EEIG, Tovio Jullinen, Präsident des europäischen DLM-Forums.

Mayrhofer: Wir haben für unsere Zertifizierung sechs von zwölf möglichen optionalen Modulen ausgewählt: Management of Physical Files and Records, Disposition of Physical Records, Document Management and Collaborative Working, Workflow, Casework und Distributed Systems. Das war naheliegend, weil dies Kernanforderungen sind, die uns in vielen Kundenprojekten begegnen.

Was glauben Sie wird sich durch MoReq2 im Bereich Records-Management verändern?

Mayrhofer: Neben dem amerikanischen Standard DoD 5015.2 und dem australischen Standard VERS ist mit MoReq2 nun auch ein zertifizierbarer europäischer Standard für das Management von Unterlagen und Akten (Records-Management) verfügbar. MoReq2 wird derzeit in viele europäische Sprachen übersetzt und an nationale Gegebenheiten adaptiert, insbesondere in den neuen europäischen Mitgliedsstaaten.

Auch für Privatunternehmen wird die sichere, zuverlässige und ordnungsgemäße Erfassung und Aufbewahrung von digitalen Geschäftsunterlagen immer wichtiger, nicht zuletzt durch die Informationsexplosion, mit der diese Unternehmen im Zeitalter der digitalen Geschäftsprozesse konfrontiert werden. Mittlerweile wurde auch eine Roadmap für die Weiterentwicklung von MoReq2 vorgestellt (www.dlm-forum.eu), um im ersten Schritt die Anforderungen zu präzisieren bzw. zu vereinfachen und den Anforderungskatalog noch stärker zu modularisieren.

Welchen Nutzen hat das Zertifikat, wenn es gesetzlich nicht verbindlich ist?

Mayrhofer: Im Grunde geht es um die sichere, zuverlässige und ordnungsgemäße Erfassung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. In der Privatwirtschaft ergibt sich damit in Verbindung mit der digitalen Wirtschaftsprüfung – beispielsweise im Sinne von GdPDU und GoBS – bereits heute Handlungsbedarf für jedes Unternehmen.

Wie viele Ihrer Kunden bzw. potenziellen Kunden legen Ihrer Ansicht nach Wert auf das Zertifikat? Kurz: An wen richtet sich die Zertifizierung?

Mayrhofer: Vor allem neue europäische Mitgliedsstaaten interessieren sich für MoReq2, weil damit in diesen Ländern ein guter Startpunkt für den Aufbau von Records-Management-Systemen geschaffen wird. Auch das Interesse von Unternehmen aus der Privatwirtschaft wächst stetig, da die Herausforderungen für die sichere, zuverlässige und ordnungsgemäße Erfassung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zunehmen.

Um das Zertifikat zu erlangen, müssen Sie ein hierarchisches Aktenmodell anbieten, das vor allem die Anforderungen an große Verwaltungsarchive erfüllt. In den Unternehmen sind solche Modelle nicht üblich, eher hinderlich. Wem nützt also dieses Aktenmodell?

Mayrhofer: Die Anforderungen an ein hierarchisches Aktenmodell sind sehr flexibel formuliert. Gefordert sind die Hersteller, die diese Flexibilität auch in ihren Produkten anbieten müssen. Ein Aktenplan im Sinne eines hierarchischen Aktenmodells besteht laut MoReq2 im einfachsten Fall aus einem speziellen Ordner, in dem alle Geschäftsunterlagen des Unternehmens abgelegt sind, ohne jede weitere Strukturierung. Es ist aber auch möglich, tiefere Strukturen zu bilden, je nach Bedarf der Organisation, die ihre Geschäftsunterlagen aufbewahren möchte.

Worin liegen die Vorteile eines Aktenplans?

Mayrhofer: Der Vorteil des Aktenplans besteht primär darin, dass über diese Struktur Regeln für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen ausgeübt werden könnten. Beispielsweise werden Aufbewahrungsund Aussonderungsfristen über die Struktur des Aktenplans vererbt. Damit sind u. a. regulative Änderungen einfach auf bereits erfasste Geschäftsunterlagen ausführbar. Der Anwender bemerkt von der Existenz einer hierarchischen Aktenstruktur nur wenig. Die Erfassung von Geschäftsunterlagen in die Struktur erfolgt üblicherweise auf Basis von automationsgestützten Regeln. Die Aktenstruktur wird primär von den Records-Administratoren genutzt, sowohl zentral als auch dezentral.

In den vielen Ausschreibungen ist eine erhebliche Anpassung des ECM-Systems an ganz spezifische Kundenbedingungen notwendig. Was nutzt dann ein MoReq2-Zertifikat, wenn die Testszenarien in der Praxis nicht relevant sind?

Mayrhofer: Das Zertifikat eines Produktherstellers garantiert im Einzelfall kein erfolgreiches Projekt, egal um welche Zertifizierung es sich handelt. Dafür braucht es auch ein bewährtes Vorgehensmodell für die Einführung sowie die Best-PracticeErfahrung eines guten Projektpartners. Umgekehrt hilft aber aus unserer Sicht bei einer Produktauswahl die Tatsache, dass eine unabhängige Testinstanz nach objektiven Testkriterien die Eignung eines Produktherstellers geprüft hat. Natürlich wird jede Organisation im Einzelfall den MoReq2-Anforderungskatalog für den eigenen Bedarf ergänzen und/oder kürzen. Entscheidend ist aber die solide Ausgangsposition für die Auswahl eines Produkts, die durch die Zertifizierung unterstrichen wird. Das gilt aber nicht nur für MoReq2, sondern für jede Produktzertifizierung.

War Ihnen von Anfang an klar, was Sie zu tun hatten, um die Tests erfolgreich zu absolvieren?

Mayrhofer: Wir hatten Erfahrungen aus den Zertifizierungstests für PRO/TNA in Großbritannien, die nach einem ähnlichen Muster abgelaufen sind. Daher waren wir mit der Art des Testablaufs bereits vertraut. Hilfreich war auch die Durchführung einer Vorprüfung, die uns als Hersteller – und auch dem akkreditierten Test-Center – die Gelegenheit gab, den formalen Testprozess zu proben und auf beiden Seiten zu optimieren.

Was musste an dem nun zertifizierten Produkt Fabasoft Folio verändert werden, damit Sie das Zertifikat erhalten?

Mayrhofer: Fabasoft Folio wurde um bestimmte Produktfunktionalitäten erweitert, beispielsweise für die Unterstützung der Aktenhierarchie, für die Vererbung von Aufbewahrungsund Aussonderungsfristen sowie für das Reporting.

Welches waren für Sie die problematischsten Testszenarien?

Mayrhofer: Es gibt einige Anforderungsbereiche in MoReq2, wo bestimmte Records-Management-Regeln (was soll das Produkt leisten?) mit der technischen Umsetzung (wie soll das Produkt diese Anforderung implementieren?) vermischt werden, beispielsweise im Bereich Backup and Recovery. Die entsprechenden Formulierungen im Anforderungskatalog wirken im Zeitalter eines Rechenzentrumsbetriebs antiquiert. Records-Management-Regeln müssen unabhängig von technischen Entwicklungen Bestand haben. Wir wünschen uns in diesem Fall für die Weiterentwicklung von MoReq2 mehr Freiheiten für die Produkthersteller, wie bestimmte Anforderungen implementiert werden.

Fabasoft ist der erste Anbieter mit MoReq2Zertifikat. Damit sind Sie quasi Testpionier. Was sollte nun nach Ihren Erfahrungen geändert werden bei den Tests? Wo sehen Sie Nachbesserungsbedarf?

Mayrhofer: Die Tests sind in der derzeitigen Form aufwendig, sowohl für das akkreditierte Test-Center als auch für den Hersteller. Beispielsweise müssen mehr als 50 Testdatensätze bereitgestellt werden, die in unterschiedlichen Testsituationen wiederhergestellt werden. Aus unserer Sicht wäre es vertretbar, diese Testdatensätze deutlich zu reduzieren und eine Abfolge von Testszenarien mit dem gleichen Testdatensatz durchzuführen.

Wir haben die Testdatensätze aus XML-Datenstrukturen gemäß dem definierten MoReq2-XMLSchema für einzelne Tests wiederhergestellt. Diese XML-Datenstrukturen könnten aus unserer Sicht auch gleich im Test-Framework zur Wiederverwendung durch Hersteller enthalten sein.

Was erwarten Sie für Fabasoft von der Zertifizierung?

Mayrhofer: Fabasoft konnte mit der weltweit ersten MoReq2-Zertifizierung die klare Führungsrolle für das Management von Geschäftsunterlagen und Akten bei Behörden und Unternehmen in Europa eindrucksvoll unterstreichen. Als europäischer Hersteller eines Software-Produkts, das in 15 europäischen Sprachen verfügbar ist, wollen wir diese Themenführerschaft in Europa weiter ausbauen. Wir laden alle Leserinnen und Leser sehr herzlich ein, das Thema Records-Management in Europa mit uns weiter zu gestalten.

Vielen Dank Herr Mayrhofer.

(www.fabasoft.eu/moreq2)

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