BIT Magazin für effiziente Geschäftsprozesse

Druck-Management reduziert die Kosten
Immer noch zu wenig genutzt

Zur Reduzierung der Druckkosten gibt es inzwischen eine Vielzahl von Lösungen. Diese reichen von Seitenpreispauschalen bis zum zentralen Druck-Controlling, von der Optimierung des Dokumentenflusses bis hin zu bedarfsgerechten effizienten Workflows. Allen gemeinsam sind die erstaunlich hohen Einsparpotenziale, wie ein Studie des Marktforschungsund Beratungsunternehmens IDC zeigt.

Rund drei Viertel der Unternehmen führen keine Print-ManagementMaßnahmen durch und 84 Prozent nutzen keine Document Solutions. Dies ist das Ergebnis einer Befragung von 511 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern, die IDC Mitte vergangenen Jahres zu den Themen Print-Management und Document Solutions durchführte.

Dabei kristallisierte sich heraus, dass diese Unternehmen nicht an große Kostensenkungen durch den Einsatz von Print-Management und Document Solutions glauben. Neben dem fehlenden Budget mangelt es an notwendigen Ressourcen und gleichzeitig gibt es keine Unterstützung von Seiten der Geschäftleitung. Von den Befragten setzen nur 151 Unternehmen Print-Management oder Document Solutions ein, bzw. planen den Einsatz in den kommenden zwölf bis 24 Monaten.

Vergleicht man die erwarteten mit den realisierten Druckkostensenkungen, zeigt sich tendenziell, dass das tatsächliche Einsparungspotenzial von den Unternehmen unterschätzt wird.

Als dominierender Antriebsfaktor für das Einführen von Print-Management-Lösungen wurden Kostensenkungen genannt. Diese Meinung vertraten 73 Prozent der Befragten. Dabei konnte rund ein Drittel der befragten Unternehmen die Druckkosten um bis zu 15 Prozent reduzieren; weitere 30 Prozent erreichten Einsparungen von 15 bis 30 Prozent, zehn Prozent lagen sogar über 30 Prozent.

Andererseits waren 29 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen nicht in der Lage, eine Einschätzung über die realisierten Druckkostensenkungen abzugeben. „In diesen Unternehmen scheint offensichtlich keine genaue Ist-Analyse durchgeführt worden zu sein. Diese ist jedoch die Basis für ein professionelles Print-Management und nur so lassen sich dann die realisierten Kostensenkungen auch aufzeigen“, sagt Matthias Kraus, Research Analyst und Projektleiter der Studie.

Unterschätzte Einsparpotenziale

Vergleicht man die erwarteten mit den realisierten Druckkostensenkungen, zeigt sich tendenziell, dass das tatsächliche Einsparungspotenzial von den Unternehmen unterschätzt wird. Diejenigen Unternehmen, die bereits Print-Management-Lösungen realisieren, sind allerdings überwiegend mit den erzielten Kostensenkungen zufrieden (84 Prozent).

Mehr als die Hälfte (55 Prozent) der Befragten lässt Print-Management-Maßnahmen teilweise oder überwiegend durch externe Dienstleister erbringen. Dabei zeigen die Ergebnisse auch, dass Unternehmen, die verstärkt externe Services in Anspruch nehmen, insgesamt geringere Print-Management-Ausgaben haben. Die Höhe der Druckkostensenkungen steigt außerdem an, je mehr externe Services in Anspruch genommen werden.

Die Angebote für ManagedPrint-Services sind ausgereift und lassen sich kurzfristig und häufig ohne Vorinvestitionen implementieren. „Angesichts der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und des enormen Kostendrucks bietet PrintManagement viel Potenzial, das es zu nutzen gilt“, rät Matthias Kraus und fordert die Anbieter auf, die Vorteile von Print-Management-Lösungen in ihrer Kommunikation noch stärker herauszustellen.

Im Bereich Document Solutions werden von den befragten Unternehmen primär Lösungen zur Digitalisierung und elektronischen Verteilung sowie Archivierung von Dokumenten eingesetzt. Zudem werden elektronische Formulare häufig genutzt. Beim Blick auf die geplanten Maßnahmen in den kommenden zwölf bis 24 Monaten zum Zeitpunkt der Befragung stehen Lösungen zum sicheren Drucken und Optimieren von Dokumentenprozessen ganz oben auf der Agenda der IT-Verantwortlichen.

Die wesentlichen Antriebsfaktoren für die Nutzung von Document Solutions sind effizientere Dokumentenund Geschäftsprozesse sowie die Reduzierung der Kosten für Dokumentenprozesse (z. B. verkürzte Durchlaufzeiten) einschließlich elektronischer Archivierung. Als die größten internen Hürden wurden die Budget-Situation, der Zeitmangel, aber auch die fehlende Akzeptanz der IT-Mitarbeiter und das nicht vorhandene Verständnis der Fachabteilungen genannt. Zu den externen Hindernissen zählen der hohe Implementierungsund Integrationsaufwand sowie die niedrigen erwarteten Kostensenkungen und geringen Effizienzsteigerungen der Druckund Dokumentenprozesse.

Bei den dokumentenintensiven Prozessen mit dem größten Potenzial für Effizienzsteigerungen handelt es sich nach Angaben der befragten Unternehmen um Vorgänge rund um die Bearbeitung von Kundenaufträgen. Darunter fallen vor allem die Rechnungsstellung und -forderung, der Auftragseingang sowie die Logistik und Lieferantendatenverwaltung.

(www.idc.de)

Analyse ist Voraussetzung
Die Analyse der Ist-Kosten stellt die unerlässliche Basis für PrintManagement und Document Solutions dar. Dabei besteht eine große Herausforderung darin, den Unternehmen die Gesamtkosten für Druckund Dokumentenverarbeitung transparent darzustellen. Es geht nicht nur um die direkten Kosten (Beschaffung von Hardware, Verbrauchsmaterial etc.), sondern um versteckte Kosten für den fortlaufenden Betrieb und die Produktivität der Mitarbeiter (IT und Fachabteilungen).

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