Der Erfolg der flexiblen Verknüpfung von ECM und BPM: Gilt es schnell auf eine Marktanforderung zu reagieren, liefert der Workflow in Echtzeit die dafür notwendigen Informationen. Senkt ein Wettbewerber beispielsweise den Preis für ein bestimmtes Produkt, liefert agiles ECM dem Entscheider ad hoc Informationen darüber, bis zu welchem Wert er im Bieterwettbewerb mitgehen kann oder ab wann er eine andere Strategie verfolgen sollte. Benötigt das Finanzamt Belege aus der Lohnbuchhaltung, sind diese sofort zur Hand – ebenso bei Compliance-Auskünften. Die Beispiele zeigen: Mithilfe von agilem ECM können Unternehmen Reaktionszeiten beträchtlich verkürzen. Schnelligkeit und Flexibilität …Die klare Philosophie hinter agilem ECM lautet: Daten müssen so zur Verfügung stehen, dass sie der Mitarbeiter innerhalb kritischer Geschäftsprozesse sofort nutzen kann, um auf eine Anforderung zu reagieren. Die Voraussetzungen hierfür sind einerseits automatisierte Geschäftsprozesse – die Automatisierung sorgt für die Beschleunigung der Entscheidungsfindung und damit zur schnelleren Reaktion. Anderseits müssen die Geschäftsprozesse jederzeit flexibel an neue Bedingungen angepasst werden können, beispielsweise etwa, indem man den Produktkatalog eines Lieferanten mit dem eigenen Angebot kombiniert oder ähnliches. Die technologische Grundlage hierfür bieten serviceorientierte Architekturen (SOA).Ein wichtiges Prinzip von agilem ECM ist zudem die effiziente Verarbeitung der Daten – hier sind Unternehmen heute noch zu oft eingeschränkt. Agile ECM verwaltet unstrukturierte Daten daher so, dass die verschiedenen Inhalte auf konsistente, wiederverwendbare Weise zur Verfügung stehen. Durch diese Vorbereitung der Daten sind für die Erstellung neuer Prozesse nicht mehr Tage oder Wochen nötig, sondern nur noch wenige Stunden. Erst dadurch wird es möglich, schnell auf Informationsanforderungen zu reagieren und Geschäftsabläufe somit agiler zu gestalten. ... schaffen MehrwerteEin Beispiel: Ein Energielieferant beschäftigt zahlreiche Mitarbeiter im Außendienst, die auf den Baustellen in regelmäßigem Austausch mit den verschiedenen Auftragnehmern in Kontakt stehen und den Fortschritt der jeweiligen Projekte überwachen. Für die präzise Aufzeichnung der Bauaktivitäten sind zahlreiche Dokumente nötig, die gewöhnlich auf Papier festgehalten sind und im Anschluss daran an ein elektronisches Speichersystem übertragen werden. Das kostet die Mitarbeiter Zeit und das Unternehmen die Flexibilität, auf Änderungen auf den Baustellen sofort reagieren zu können. Agiles ECM versetzt den Mitarbeiter in die Lage, Änderungen ohne Umstände an den Dokumenten elektronisch vorzunehmen, und zwar von der Applikation aus, die er gerade zur Verfügung hat, wie etwa mobilen Office-Lösungen.Während agiles ECM durch Automatisierung plus Flexibilität Unternehmen reaktionsfreudiger macht, unterstützt es sie vor allem durch Transparenz und Kontrolle beim Compliance- und Risiko-Management. Hier geht es darum, unstrukturierte Daten während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und „beweglich“ zu halten – also auch im Archiv schnell wieder auffindbar usw. Das IBM-Portfolio bietet entsprechende Lösungen zur Datensammlung und -archivierung, zur Schriftgutverwaltung sowie umfangreiche E-Discovery-Funktionen. Erkennungs-Management hilft Benutzern außerdem, Daten on Demand zu finden und so auch passive Inhalts-Repositories zu aktiven Informationsquellen zu machen.Nur das zahlen, was benötigt wirdSpeziell für die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen sowie für einzelne Abteilungen bietet IBM so genannte ECM-Starter-Packs. Diese Software-Pakete bieten vollen Funktionsumfang und ermöglichen es Unternehmen, eine für ihre aktuellen Anforderungen erforderliche Anzahl an Lizenzen zu erwerben. Je nach Bedarf lassen sich die Starter-Packs beliebig erweitern. Somit zahlen Unternehmen nur für das, was sie tatsächlich in der aktuellen Situation benötigen und können eine inhaltsbasierte Lösung schrittweise einführen. Die Starter-Packs umfassen die kompletten Lösungen aus dem IBM ECM-Portfolio, einschließlich IBM Content Manager, IBM FileNet Content Manager und IBM FileNet Business Process Manager. Das Starter-Pack für IBM Content Collector Discovery Analytics vereint eine Reihe Software-Produkte in einer Lösung, die Unternehmen bei der Erfassung und Archivierung elektronischer Inhalte ebenso unterstützt wie bei deren Suche und Auswertung, wie beispielsweise den IBM InfoSphere eDiscovery Analyzer. Vor allem Compliance-Anforderungen können damit leichter befriedigt werden.Kunden, die mit einem Starter-Pack beginnen, können dieses nach Bedarf mit weiteren Packs problemlos erweitern. Auch besteht die Möglichkeit, alte Dokumenten-Management-Systeme beizubehalten und in eine agile ECM-Umgebung zu integrieren. In diesem Fall würden alle neu eintreffenden Dokumente im neuen System abgespeichert, so dass das Altsystem später nach einer individuell festgelegten Zeitspanne ohne größeren Aufwand abgeschaltet werden kann. Wird ein traditionelles ECM-System durch den agilen ECM-Ansatz abgelöst, entstehen für den Kunden keine zusätzlichen Kosten. Lediglich ein entsprechender Schulungsaufwand und Anpassungen an den Schnittstellen müssen mit einkalkuliert werden.Kosten reduzierenIBM eröffnet mit agilem ECM Unternehmen die Möglichkeit, ECM-Funktionen schnell und einfach zu implementieren, um somit eine schnellere Wertschöpfung in den Unternehmensbereichen und der IT-Abteilung zu erreichen. Das schafft zum einen beste Voraussetzungen, um schnell auf veränderte Geschäftsanforderungen und gesetzliche Vorgaben reagieren zu können. Zum anderen drückt es sich auch konkret in Zahlen aus. Denn Unternehmen, die ihre Inhalte effizient managen und bereitstellen, zeichnen sich nicht nur durch einen ausgezeichneten Kunden-Service und maximierte Produktivität der Mitarbeiter aus. Sie verzeichnen auch einen zweistelligen Return-on-Investment. (www.ibm.com)
