BIT Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

Standardisierungslösung CMIS für Dokumenten-Management-Systeme
Informationsinseln ade?

Der neue Standard CMIS (Content Management Interoperability Services) zielt darauf ab, voneinander isolierte Repositories und Archive nutzbar zu machen, indem ein Client einfach auf beliebige Repositories zugreifen kann. Kommt der neue Standard? Sollen Anwender CMIS-Clients nutzen? Dr. Renate Mayer von der FME AG beschreibt eine systematische Entscheidungsfindung in fünf Schritten, die die FME AG auf Basis langjähriger Erfahrungen mit der Entwicklung von Schnittstellen und der Anpassung von Clients entwickelt hat.

Zu den Repositories verschiedener Hersteller wird jeweils eine standardisierte CMIS-Schicht angelegt, die den Zugriff auf den proprietär abgelegten Content erlaubt.

In großen Unternehmen sind nicht selten bis zu 30 verschiedene Dokumenten-Management-Systeme mit individuellen Client-Anwendungen im Einsatz. Dadurch fehlt häufig die komplette Sicht auf den Kunden. Laut „Banken-IT-Studie 2009“ von IDC verpasst ein Viertel der Banken Geschäfts-Chancen, weil sie Probleme mit inkonsistenten, fehlerhaften oder fehlenden Daten haben. Viele Unternehmen streben deshalb an, die Vielzahl der Repositories auf wenige Systeme zusammenzuführen. Mit CMIS (Content-Management-Interoperability-Services) gibt es eine Alternative. Die vorhandenen DMS könnten weiter genutzt und durch einen CMIS-Client eine Brücke zu den bisher isolierten Informationsinseln aufgebaut werden.

CMIS-Initiative

Die CMIS-Initiative wurde von IBM, EMC und Microsoft ins Leben gerufen und 2008 bei der OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), eine technische Spezifikation zur Interoperabilität von Content-Management-Systemen, eingereicht. Noch liegt der CMIS-Standard allerdings nur als Entwurf vor. Die Initiative wird aber inzwischen von über 50 Herstellern unterstützt, darunter SAP, Oracle, Alfresco Software und Open Text. CMIS-Implementierungen auf Basis des Entwurfs, etwa von Alfresco und EMC Documentum, haben bereits die Machbarkeit des Konzepts gezeigt.

Fünf Schritte

Dr. Renate Mayer, Principal Consultant der FME AG: „Nach den Erfahrungen der FME AG ist der Bedarf für einen CMISStandard groß, weil viele Unternehmen für die Reorganisation bestehender Prozesse einen vollständigen Zugriff auf alle relevanten Informationen benötigen.“

CMIS geht davon aus, dass verschiedene Repositories im Unternehmen unumgänglich sind. Um zu klären, ob eine Migration oder der Einsatz eines CMIS-Clients sachlich sinnvoll und ökonomisch vorteilhaft ist, empfiehlt die FME AG, Produktund Lösungsanbieter für elektronisches Dokumenten-Management, eine systematische Entscheidungsfindung in fünf Schritten:

Definition des Bedarfs (1) für die künftige Nutzung von DokumentenManagement-Systemen. Ist-Zustand (2) aller Repositories. Auf Basis der Anforderungen und der Ist-Aufnahme lässt sich zur Entscheidung Migration oder CMIS-Client (3) eine Kosten-Nutzen-Schätzung ableiten mit von der FME AG entwickelten detaillierten Entscheidungstabellen. Das folgende Konzept (4) legt fest, wie die Funktionalitäten des Clients an die Anforderungen des übergeordneten Systems (beispielsweise einer Business-Prozess-Lösung) angepasst werden müssen. Im letzten Schritt, der Umsetzung (5), erfolgt die Entwicklung des CMIS-Clients mit den Schnittstellen zu den vorhandenen Repositories. Jetzt ist eine gemeinsame Suchabfrage der unterschiedlichen DMS möglich, ohne dass sich der User x-mal anmelden muss.

Nach den Erfahrungen der FME AG ist der Bedarf für einen CMISStandard groß, weil viele Unternehmen für die Reorganisation bestehender Prozesse einen vollständigen Zugriff auf alle relevanten Informationen benötigen. Das Unternehmen stellt auf der DMS Expo mit der weiterentwickelten smartBar einen eigenen universellen DMS-CMIS Client für das E-Mail-Management vor.

(www.fme.de)

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