BIT Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

Enterprise-Content-Management-Systeme
SharePoint braucht Symbiose

Erst mit der Einbettung des MOSS in ein ECM-System wird der SharePoint Server zur vollständigen zentralen Speicherund Steuerungseinheit für geschäftsrelevante Dokumente und Prozesse. Den Grundsätzen der serviceorientierten Architektur (SOA) folgend, bieten ECM-Hersteller wie die ELO Digital Office GmbH Unternehmen mit der SharePoint-Integration die Möglichkeit, eine geschäftsprozessorientierte IT zu etablieren.

Der Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) gilt als das Werkzeug für ein effektives Collaboration-Management. Der MOSS ist allerdings kein Enterprise-Content-Management(ECM) oder DokumentenManagement-System (DMS) im klassischen Sinne. Denn aus der lösungsorientierten ECM-Sicht heraus werden vom MOSS keine Funktionalitäten zur umfassenden Abdeckung dokumentenbasierter Prozesse angeboten.

Leistungsstarke Prozesssteuerung

ELO integriert den MOSS als Frontend in die eigenen ECM-Lösungen. Dadurch haben Anwender unabhängig von ihrem ECM-Client über MOSS, Microsoft Outlook, Lotus Notes oder auch SAP Zugriff auf alle relevanten Geschäftsdaten.

ECM-Systeme sind spezialisiert auf den Datenaustausch zwischen unterschiedlichsten Software-Produkten. Darüber hinaus stellen sie das Backend zur rechtskonformen Aufbewahrung von Dokumenten, Belegen und Daten dar. Damit werden nicht nur Compliance-Anforderungen erfüllt, vielmehr überführen ECM-Systeme als zentraler Contentund Repository-Dienst die nachteilig verteilte in eine zentrale Datenhaltung. ELO integriert den MOSS nahtlos als Frontend in die eigenen ECM-Lösungen. Der große Vorteil bei dieser Symbiose: Anwender haben unabhängig von ihrem ECM-Client über MOSS, Microsoft Outlook, Lotus Notes oder auch SAP Zugriff auf alle relevanten Geschäftsdaten.

Ein weiterer Pluspunkt von ECM-Systemen ist die Abbildung von Prozessen zur Rechnungsfreigabe anhand von Workflows. Der MOSS verfügt zwar ansatzweise über Workflow-Funktionalität, allerdings handelt es sich um einfache Basis-Workflows. Geht es um individuelle und umfangreiche Workflows, müssen Unternehmen Produkte wie den SharePoint Designer, BizTalk Server oder Visual Studio.Net anschaffen und die Workflows erst einmal entwickeln.

Dies lässt Kosten und Komplexität schnell exponentiell anwachsen. Dagegen bieten ECMAnbieter wie ELO als Experten für die Abbildung auch komplexer Unternehmensprozesse effiziente Workflows bereits in ihren Standardversionen an.

Integration in Drittapplikationen

Die Integration von E-Mail-Anwendungen wie Microsoft Exchange ist für den MOSS problemlos zu handhaben. Allerdings sind für die E-Mail-Archivierung Drittapplikationen erforderlich. Eine Integration in E-Mail-Systeme wie IBM Lotus Notes stellt für den MOSS schon eine größere Herausforderung dar und bedarf Zusatzanwendungen.

Die Kombination des MOSS mit einem ECM-System bietet Unternehmen enorme Vorteile im Sinne von „das Beste aus beiden Welten“. Denn MOSS ist sehr stark im Collaboration-Bereich, wogegen ein ECM-System traditionell in der Abbildung von Geschäftsprozessen, der Automatisierung und in der Integration in Drittanwendungen überlegen ist.

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