BIT Magazin für Geschäftsprozess- und Output-Management

SharePoint und Wirtschaftlichkeit
Wege zur Konsolidierung

Wer sich in wirtschaftlich schwierigen Zeiten als EDV-Leiter mit Budget-Kürzungen und gleichzeitig hohen Qualitätsanforderungen konfrontiert sieht, sollte vor allem fünf Faktoren überprüfen, um die Wirtschaftlichkeit im Unternehmen zu verbessern: Komplexität der Infrastruktur, Entwicklungskosten, Schulungsund Administrationsaufwand, Produktivität der Mitarbeiter und Unterstützung von Kundendienst und Vertrieb. In allen fünf Bereichen kommt es dabei auf die webbasierenden Systeme an, mit denen Unternehmen Personen, Prozesse und Informationen vernetzen.

Wer alle Aspekte des InformationsManagements über eine einzige Plattform abdeckt, kann seine verfügbaren Ressourcen ökonomischer einsetzen.

Ausgangspunkt jeder Kostensenkungsinitiative ist eine konsequente Konsolidierungsstrategie. Denn wer alle Aspekte des Informations-Managements über eine einzige Plattform abdeckt, kann seine verfügbaren Ressourcen ökonomischer einsetzen. Mit diversen Systemen verbunden sind Lizenzen, Implementierungsund Wartungsaufwand und Administration. Und selbstverständlich ergeben sich auch wesentlich geringere Verwaltungskosten, wenn alle Lösungen auf einheitlichen Services aufbauen, die auf Integration getrimmt sind – sei es, um Formularfunktionen in Collaboration-Umgebungen zu nutzen oder unterschiedliche Inhalte für Suchanwendungen katalogisieren zu können. So beziffert der Krankenversicherer IBC die jährlichen Einsparungen auf 2 Mrd. Dollar, seit er mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 die Produktion von Broschüren auf ein WebPublishing-System umgestellt hat.

Schon bei der Auswahl der Plattform sollten Unternehmen auch die Entwicklungskosten im Hinterkopf haben: Gibt es eingebaute Tools, um etwa ERP-Anwendungen anzusprechen? Wie sieht es mit schlüsselfertigen Komponenten aus, um Lösungen ohne Programmieraufwand anzupassen, so dass beispielsweise jeder berechtigte Anwender schnell eine Webpage ergänzen kann? Und sollen auch Eigenentwicklungen das System abrunden, erweisen sich dann vertraute Programmierschnittstellen und Objektmodelle als Schlüssel zu terminund budgetgerechten Projekten.

Übergreifende Plattform

Aus Administratorenund Anwendersicht steht und fällt die Wirtschaftlichkeit der IT vor allem mit den Benutzeroberflächen. Auch in dieser Frage zahlt sich die Entscheidung für eine übergreifende Plattform aus. Die EDV-Abteilung kommt mit weniger Personal aus, wenn sie alle Konfigurationsund Wartungsaufgaben über eine einzige WebKonsole regeln kann. Und die restliche Belegschaft benötigt weniger Schulungen und arbeitet auf Dauer schneller, wenn sie einheitliche Applikationen mit intuitiv bedienbaren Schaltflächen nutzen darf – vor allem, wenn diese an vertraute Office-Anwendungen erinnern.

Doch ob Collaboration-Workspaces, Social-Networking-Anwendungen oder Geschäftsprozessautomatisierung – letztlich dienen alle Bausteine moderner Information-Management-Plattformen dazu, den Wissensarbeitern neue produktive Möglichkeiten zu eröffnen und betriebliche Abläufe zu rationalisieren. Eine Schlüsselrolle spielen dabei Business-Intelligence-Funktionen, die unternehmensweite Daten aus diversen Anwendungen in übersichtlichen Dashboard-Ansichten und Reports zusammenführen. Bezeichnend ist das Beispiel des neuen Sales-Portals im Intranet von CDW. Seit dessen Einführung haben alle Vertriebsmitarbeiter des Konzerns pro Woche zehn Stunden mehr Zeit, die sie bisher mit der Suche nach Informationen verbracht haben. Und die Dauer bis zum erfolgreichen Verkaufsabschluss hat sich halbiert.

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