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TR-Resiscan: Neue Richtlinie zum ersetzenden Scannen

Endlich Rechtssicherheit?

BIT befragte Scan-Dienstleister sowohl zu den Vorteilen als auch zur zukünftigen Rechtssicherheit von TR-Resiscan und Consulter sowie Verbände u. a. nach dem Aufwand und Nutzen der Technischen Richtlinie.

Orientierungshilfe für Projekte


Hans-Joachim Hübner, Spezialist für beweissichere Archivierung und digitale Erfassung, beim SRZ: „TR-Resiscan hat eine Diskussion über das ersetzende Scannen in Gang gebracht, die es in dieser Intensität noch nicht gab. Das ist positiv zu bewerten.“
Vorteile: Die TR-Resiscan hat eine Diskussion über das ersetzende Scannen in Gang gebracht, die es in dieser Intensität noch nicht gab. Das ist generell sehr positiv zu bewerten. Sie definiert erstmals sowohl organisatorische als auch verfahrensspezifische und technische Anforderungen für ein ersetzendes Scannen. Indem die Übereinstimmung mit dem Original nachvollziehbar und bestätigt wird, ist eine hohe Beweiswerterhaltung gegeben. Ihre inhaltlichen Vorgaben können somit als Orientierungshilfe für jedwede Art von Projekten dienen, die den beweiswerterhaltenden Ersatz von Papierdokumenten durch digitale Kopien zum Ziel haben. Das ist unabhängig davon, ob man am Ende nach TR-Resiscan digitalisiert oder nicht. Dienstleister und Software-Anbieter erhalten mit der TR-Resiscan Vorgaben, um Angebote für ein dokumentenersetzendes und beweissicherndes Scannen zu entwickeln. Und Anwender wissen, was sie von einem TR-Resiscan zertifizierten Dienstleister bzw. einer TR-Resiscan zertifizierten Software erwarten dürfen. Anwender sollten sich daher nicht von den markigen Marketing-Sprüchen einiger Anbieter täuschen lassen. Ich habe den Eindruck, dass man versucht, ohne Zertifizierung und den damit verbundenen Kosten auf dem Markt zu bestehen. Das ist sicher nicht im Sinne der Richtlinie.

Zukunft: Die größte Bedeutung wird TR-Resiscan in der öffentlichen Verwaltung, im Justizwesen und im Gesundheitssektor einnehmen. Das E-Government-Gesetz verpflichtet Bundesbehörden zur Einführung der E-Akte bis 2020. Im Gesetzeskommentar steht, dass die Digitalisierung nach dem Stand der Technik zu erfolgen hat. Und als Beispiel nennt der Kommentar ausdrücklich die TR-Resiscan. Getrieben wird die Nachfrage nach ersetzendem Scannen auch durch das E-Justice-Gesetz, das die verbindliche Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs bei den Zivil- und Fachgerichten bis 2018 vorsieht. Die TR-Resiscan findet sich deshalb auch immer häufiger in öffentlichen Ausschreibungen. Aktuelles Beispiel: Beim Aufbau eines elektronischen Archivs im Justizbereich muss die gesuchte Lösung eine TR-Resiscan kompatible Scan-Strecke aufweisen.

Resonsanz:
Viele Anwender in den öffentlichen Verwaltungen sind sich bewusst, dass eine durchgängige Digitalisierung mittel- und langfristig Kosten einspart. Für die kurzfristigen Investitionen fehlen jedoch momentan die dafür notwendigen Haushaltsmittel. Hier sind Bund, Länder und Kommunen gefragt, dem Thema „beweissichernde Digitalisierung“ eine höhere Priorität beizumessen und letztlich das notwendige Budget bereitzustellen. Ähnliches gilt für das Gesundheitswesen. Viele Kliniken würden gerne elektronische Patientenakten einführen, es steht aufgrund des Kostendrucks für diese Aufgabe aber wenig Budget zur Verfügung. Ein weiterer Faktor sind die noch fehlenden Referenzinstallationen. Gesucht sind also ambitionierte Verwaltungen, die bereit sind, Pionierarbeit zu leisten.

Nachvollziehbarkeit ist wichtig


Christian Hanisch, Abteilungsleiter Portfolio-Management, Ceyoniq Technology GmbH: „Mit Einhaltung dieser Richtlinie können die originalen Papierdokumente nach der Digitalisierung ruhigen Gewissens vernichtet werden.“
Vorteile: Informationen einzuscannen, um sie anschließend digital vorliegen zu haben, ist für verschiedene Unternehmensprozesse sinnvoll. Die originalen Papierdokumente werden aber zusätzlich aufgehoben, da im Zweifelsfall nur diese die Echtheit und Unveränderlichkeit bestätigen können. Das BSI schließt diese Lücke mit der Technischen Richtlinie TR-03138 (TR-Resiscan) zum sogenannten „ersetzenden Scannen“. Mit Einhaltung dieser Richtlinie können die originalen Papierdokumente nach der Digitalisierung ruhigen Gewissens vernichtet werden.
Die Vorteile sind vielfältig und je nach Einsatzszenario griffig. Generell werden Einsparungen bei der Nutzung von Archivierungsflächen erzielt. Die Digitalisierung stellt die Wiederauffindbarkeit sicher und reduziert somit Verwaltungsaufwände durch effiziente anschließende Suchmöglichkeiten. Weitere Gründe wie die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung von Dokumenten sind dabei ein wesentliche Aspekt für die anschließende Aufbewahrung.

Zukunft: Es ist positiv zu bewerten, dass mit durch TR-Resiscan organisatorische, verfahrensspezifische und technische Grundlagen für das ersetzende Scannen in einer Technischen Richtlinie hinterlegt wurden. Damit ist auch für andere Organisationseinheiten, die sich nicht an die GoBS oder GOBD eindeutig orientieren konnten, eine zulässige Orientierungshilfe geschaffen. Die Vernichtung des Papiers wird durch das ersetzende Scannen für weitere Zielgruppen unter Erhöhung der Beweiskraft des digitalen Dokumentes vor Gericht gefördert.
Die Erfahrung zeigt, dass die TR-Resiscan Nachfrage steigt und Projekte vermehrt umgesetzt werden. Ein wesentlicher und zu berücksichtender Aspekt dabei ist jedoch, dass diese Projekte im Zusammenspiel mit der beweiswerterhaltenen Langzeitarchivierung nach TR-Esor stattfinden und somit ganzheitlich geplant werden. Wir gehen von einem Anstieg der Nachfrage in dieser Konstellation aus.

Resonanz: Die TR-esiscan geht über die Beschreibung einer Systemarchitektur hinaus und fordert u. a. die Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung organisatorischer Prozesse. Best-Practice-Ansätze als Basis für das Change-Management würden als Orientierungshilfe nützlich sein, um den Weg zu einer erfolgreichen TR-Resiscan-Umsetzung effizient gestalten zu können.



Kein Mehrwert erkennbar


Peter Fischer, Mitglied der Geschäftsleitung, Alpha Com Deutschland GmbH: „Die TR-Resiscan ist derart theoretisch und komplex, dass sie bei Digitalisierungs-Projekten eher abschreckend wirkt.“
Vorteile: Wir können keinen Mehrwert erkennen. Das Bundesministerium der Finanzen hat das ersetzende Scannen bereits im November 1995 für rechtskonform erklärt. Es ist bis heute kein einziger Fall bekannt geworden, in dem das Finanzamt eine digitalisierte Rechnung beanstandet hätte. Darüber hinaus ist die TR-Resiscan derart theoretisch und komplex, dass sie bei Digitalisierungs-Projekten eher abschreckend wirkt. Wir stellen bei unseren Kunden ein hohes Maß an Verunsicherung fest, die teilweise medial gefördert wird. Insofern ist die TR-Resiscan für uns als Scan-Dienstleister keine Hilfestellung, sondern mehr der misslungene Schritt „weg von der Praxis – hin zur Theorie“.

Zukunft: Die könnte gut aussehen für Berater, das schulende Gewerbe und Signaturanbieter, denn ohne sie lässt sich die TR kaum umsetzen. Aber wer übernimmt die Kosten dafür? Unsere Kunden erwarten von uns wirtschaftliche Stückpreise. Sie selbst stehen unter immer stärkeren Kostendruck und haben wenig Verständnis für zusätzlichen Projektierungs-Aufwand.

Resonanz: Ganz klar: eine Ent-Theoretisierung. Und man sollte die TR als das betrachten, was sie ist: eine Empfehlung. Ein vergleichbares Werk, aber deutlich kompakter und praxisnaher ist der Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten, den das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie bereits im Jahr 2008 aufgelegt hat. Dort wird das ersetzende Scannen umfassend behandelt, ohne die Beteiligten zu überfordern.
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