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Geschäftsprozesse im Fokus: Rückblick auf ein bewegendes Jahr

Was war stark? Was war schwach?

Experten für Geschäftsprozess-Management blicken für BIT zurück auf ein bewegendes Jahr 2013, ihre spannendsten oder ärgerlichsten Branchenerlebnisse, die größten Überraschungen oder herausragenden Themen.

Experten für Geschäftsprozess-Management blicken für BIT zurück auf ein bewegendes Jahr 2013.

Ulrich Kampffmeyer, Project Consult

Herausragend war die Öffnung zu EIM



Ulrich Kampffmeyer, Berater und Geschäftsführer bei Project Consult: „Besondere Innovationen habe ich nicht gesehen. Das liegt aber sicher auch daran, dass ECM matur ist und man sich mit Verbesserungen und Adaptionen bescheiden muss.“
Mein spannendstes Branchenerlebnis: Das spannendste Branchenerlebnis war, wie sich die Preise zur Übernahme von Saperion dahinschaukelten. Die spannenden Ereignisse fanden außerhalb unserer geliebten Branche statt.

Langweiligstes Branchenerlebnis: Beim langweiligsten Erlebnis könnte man viele Veranstaltungen aufführen, die immer noch nach Schema „X“ laufen. Besonders haben viele Anbieter immer noch nicht gelernt, dass es wenig Sinn macht, platte Vertriebsvorträge zu ihren Produkten abzuspulen. So wird dann aus dem Vertreiben von Produkten schnell das Vertreiben von potentieller Kunden. Hier zeigt sich auch deutlich, dass viele in der Branche immer noch im eigenen Saft kochen und es nicht schaffen über den Tellerrand auf die immer schneller werdende Entwicklung der digitalen Technologien zu reagieren.

Herausragende Themen waren: Als herausragendes Thema der Branche im engeren Sinn sehe ich die Öffnung zu Enterprise-Information-Management (EIM). Es macht keinen Sinn mehr, Systemklassifizierungen nach Formaten von Information vorzunehmen – z. B. Dokumenten-Management, Content-Management oder Asset-Management. Letztlich ist alles Information und muss übergreifend verwaltet und nutzbar gemacht werden. Dabei fällt die Trennung zwischen strukturierten Informationen (Datensätze, Daten in Datenbanken) und unstrukturierten Informationen (Dokumente). Systeme müssen heute alle Formate auf beliebigen Clienten und mit unterschiedlichsten Nutzungsmodellen bereitstellen – von Mobile bis zur Cloud. Als herausragende Themen der ITK-Branche sehe ich immer mehr „Allgewärtiges Computing“ (Ubiquitous Computing), der leichte Rückschlag für die Cloud und das Vertrauen ins Web durch den NSA-Skandal, das Überrunden herkömmlicher PCs und PC-Oberflächen durch mobile Geräte, die Beherrschung des Webs durch eine (oder wenige Firmen), der Start des E-Invoicing in Europa und andere Entwicklungen der zunehmenden Durchdringung von Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft durch digitale Techniken. Diese färben auch auf die EIM-Branche ab und werden dort teilweise adaptiert.

Besondere Veränderungen: Auch 2013 gab es wieder eine Reihe von größeren und kleineren Akquisitionen – IBM, Perceptive, Opentext, Kofax, Oracle, HP, Docuware und andere legten sich Unternehmen per Aufkauf zu. Internationale Anbieter wie Perceptive, Hyland oder M-Files bewegen sich nun in den deutschen Markt. Kleinere Anbieter und Systemintegratoren setzen immer mehr auf Beratung und Lösungen. Auch deutsche mittelständische Anbieter sind nicht vor Übernahmen gefeit, wie wir dies dieses Jahr mit Saperion erlebten. Der deutsche Mittelstand setzt verstärkt auf Kundenähe und fertige Branchenlösungen um dem Druck internationaler Anbieter standzuhalten. SharePoint ist auf dem Höhepunkt in punkto Inhouse-Lösungen und bietet immer noch zahlreiche Möglichkeiten für Integratoren und Software-Anbieter, Zusatzmodule und Zusatzleistungen zu verkaufen. Diese Trends, die sich bereits in den vergangenen Jahren abzeichneten, setzen sich fort.

Besondere Innovationen: Besondere Innovationen habe ich nicht gesehen. Das liegt aber sicher auch daran, dass ECM matur ist und man sich mit Verbesserungen und Adaptionen bescheiden muss. Vieles was als Innovation angekündigt wurde, stellte sich dann als Übernahme oder Adaption heraus, die aus anderen Bereichen der Informations- und Kommunikationstechnologie entlehnt war. Dies ist nicht negativ, sondern zeigt das Bemühen der Branche Nutzen aus den zum Teil sehr „oberflächlichen“ Produkten im Umfeld von Web 2.0, Apps und Mobile zu ziehen.

Größte Überraschung: Die größte Überraschung war - ja, was eigentlich? Nehmen wir dieses: Es gibt immer noch mutige Unternehmer in Deutschland, die völlig neu in den DMS-/ECM-/EIM-Markt mit neuen Firmen und neuen Produkten starten. Einer wollte doch da sogar Marktführer werden und mit Doo Unternehmen wie Evernote, Dropbox, Office365 und Box die Stirn bieten.

Größte Ärgernis: Größte Ärgernisse verzeichne ich gleich drei:
1. Der NSA-Skandal: hier kann ich mich nicht entscheiden was mich mehr ärgerte – der Umfang der Überwachung, die Ignoranz, Arroganz, Unfähigkeit und Feigheit unserer Regierung oder das Bequemlichkeit weiter Gesellschaftskreise, die das Thema letztlich im Untergrund verschwinden lässt. Das Schreien nach mehr Sicherheit in den Unternehmen wird irgendwann verstimmen.
2. Die „Signatur-Nachsignier-Show der Nürnberger-Prozesse“ – wo Datev und bekannte Signatur-Gurus zunächst Verunsicherung erzeugten – „Elektronische Rechnungen werden zum Streitfall“ – um damit Interessenten und Presse nach Nürnberg zu locken. Diese Verunsicherung war absolut unnötig.
3. Die verpasste Chance mit dem neuen E-Government-Gesetz – bisherige technologische Hürden wie Signatur, Nachsignieren beim Scannen, De-Mail wurden fortgeschrieben und damit eine zügige Entwicklung einer modernen Verwaltung. Deutschland wird so nie auf die vorderen Ränge des europäischen E-Government-Ranking kommen.

Aufsteigerunternehmen des Jahres: Aufsteigerunternehmen nur einmal auf unsere Branche bezogen: international: Perceptive und Hyland; Schweiz: Qumram, Deutschland: Amagno, Finnland: M-Files. Auch wenn dies sich wirtschaftlich noch nicht so bei allen zeigt.


Ralf Kaspras, Innodatatech

Die Gesamtsicht ist in den Hintergrund geraten



Ralf Kaspras, Geschäftsführer der Innodatatech: „Noch vor wenigen Jahren konnte sich die Branche mit einem relativ klaren und vergleichbaren Lösungsprofil in einer ECM-Strategie darstellen. Dies hat sich gravierend verändert.“
Mein spannendstes Branchenerlebnis: Die Gründung der VOI Service GmbH mit den Geschäftsbereichen VOI Cert und VOI Akademie durch den VOI e.V., Bonn. Über VOI Cert soll es zukünftig möglich sein, Teil- und Gesamtlösungen zertifizieren zu lassen. Die VOI Akademie wird ECM/EIM-Schulungen und -Fachausbildungen anbieten. Beide Leistungsbereiche wenden sich gleichermaßen an die Anbieter- und Anwenderseite. Wenn das Konzept aufgeht, dürften Investitionsentscheidungen und Compliance-Nachweise wesentlich erleichtert und kostengünstiger werden.

Herausragende Themen: Validierung von elektronischen Dokumenten und Prozessen durch Organisationsgestaltung, Verfahrensdokumentation und Zertifizierung. Big Data und Business-Intelligence als Motor für die Entwicklung der Branche.

Besondere Veränderungen: Noch vor wenigen Jahren konnte sich die Branche, wesentlich bestimmt durch Gesamtlösungsanbieter von DMS- und Archivsystemen, mit einem relativ klaren und vergleichbaren Lösungsprofil in einer ECM-Strategie darstellen. Dies hat sich gravierend verändert. Die jüngsten Möglichkeiten im Cloud-Computing, Mobile Computing, Virtualisierung von Speichern, Business-Intelligence (BI)- und Big Data-Techniken haben einen neuen, schier unübersehbaren Markt geschaffen, in welchem sich alles goldrauschgleich auf eine schnelle Wertschöpfung der Daten stürzt. Die Gesamtsicht auf konsistente und revisionssichere Prozesse ist dabei deutlich in den Hintergrund geraten. Weil man ohne „Landkarte“ schnell die Orientierung verliert, gibt sich die Branche unter dem Titel „Enterprise-Information-Management (EIM)“ eine neue Marschroute. Dies muss jedoch erst einmal vom Markt verstanden werden. Derzeit sehe ich für Anbieterseite einen Zwang zur stärkeren Modularisierung inklusive passender Compliance-Funktionalitäten sowie eine stärke Fokussierung auf das Thema einer offenen Enterprise-Applikation-Integration (EAI).

Besondere Innovationen: PDF/A-3 in Kombination mit ZUGFeRD und De-Mail. Beide Lösungen führen über offene Standards zu Prozessvereinfachungen und hoher Verfahrenssicherheit und schaffen erhebliche Optimierungspotentiale für Geschäftsprozesse.

Größte Überraschung: Die rasante Entwicklung bei den Beschaffungs- und Auswertungsmöglichkeiten von Daten aus allen Lebensbereichen.

Größtes Ärgernis: Die fortgesetzten Unklarheiten und Verunsicherungen im Bereich der Nachweisführung der Ordnungsmäßigkeit von elektronischen Dokumentenprozessen. Als ein Klassiker zu diesem Thema sei die Nachweisführung ordnungsmäßiger Abläufe in der DV-gestützte Buchführung angeführt. Zunächst war Deutschland hier einmal mehr wegweisend führend und hat mit den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme(GoBS)“ bereits 1995 eine Regelung geschaffen, die elementare Voraussetzungen für die Rechtssicherheit definierte.Hieran lässt sich sehr gut das Dilemma der Ist-Situation darstellen. Bis heute fehlen allgemeingültige Prüfungsmaßnahmen und klare Konsequenzen. In Folge dessen werden Anforderungen beliebig und minimalistisch ausgelegt. Wie viele Unternehmen haben zum Beispiel überhaupt eine GoBS-konforme Verfahrensdokumentation? Und – wie wird dies durch das Finanzamt validiert? Was bedeutet es für die Einschätzung, ob eine Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gegeben ist, wenn nicht einmal die Finanzbehörden einen sachgerechten Validierungsprozess nachweisen bzw. darstellen können?

Nun sind finanzbuchhalterische Dokumente nur eine (kleine) Facette des Themas. Schnell dramatischer wird es im Umgang mit personenbezogen, besonders schützenswerten Daten. Man denke hier zum Beispiel an Gesundheitsdaten. Der wirtschaftliche Reiz eines Missbrauchs liegt viel näher als die „NSA-Spionage unter Freunden“ und jene gab es trotzdem. Für weitere Beispiele braucht es nicht viel Fantasie. Dabei ist es nicht so, dass dies seitens gesetzlicher Anforderungen und Vorgaben so sein müsste. Hier gibt es im Wesentlichen eine taugliche Grundlage, was Verbesserungsmöglichkeiten natürlich nicht ausschließt. Um deren Einhaltung in einer hochkomplexen IT-Welt sicher zu stellen, bedarf es als Ausgangslage einer „geeigneten“ Verfahrensdokumentation und eines „darauf aufbauenden“ Validierungsprozesses. Alles das ist längst bekannt.

Was nutzen aber die besten Gesetze, Regelungen und Erkenntnisse, wenn deren Umsetzung nicht konsequent eingefordert und deren Missachtung angemessen sanktioniert werden? Hier ist eine Situation entstanden, die erhebliche Risiken für den Standort Deutschland und Wettbewerbsvoraussetzungen deutscher Unternehmen bildet.

Lothar Leger, B&L Management Consulting

Schlechte Betreuung führt zu Unzufriedenheit



Lothar Leger, Geschäftsführer B&L Management Consulting GmbH: „Die DMS-Expo steht am Scheidepunkt. Sie leidet unter dem generellen Trend hin zu kleineren Veranstaltungen.“
Langweiligstes Branchenerlebnis: Die DMS-Expo 2013. Die Messe steht am Scheidepunkt. Sie leidet unter dem generellen Trend hin zu kleineren Veranstaltungen. Man wird sich einiges überlegen müssen, um genug Attraktivität zu gewinnen, damit die Messe auch 2014 wieder die Türen öffnen kann.

Herausragende Themen: Die Branche hat insgesamt ein Problem mit der Betreuung bestehender Lösungen, da sich Anbieter auf das Neukundengeschäft konzentrieren und somit auf Hersteller- und Anbieterseite entsprechende Ressourcen fehlen. Anwender-Teams können das nicht immer auffangen. Fehlende oder schlechte Betreuung führt zu Unzufriedenheit und zu diversen Migrationsprojekten von Anbieter A zu Anbieter B. Abgesehen davon, dass dies für System- und Beratungshäuser Marktpotenziale öffnet, müssen wir feststellen, dass es eben selten am Produkt liegt, wenn Anwender den Anbieter wechseln, auch wenn das dann allseits gerne so dargestellt wird.



Andreas Nowottka, BITKOM und Easy Software

Klassische ECM-Anbieter haben Zuwachs



Andreas Nowottka, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom: „Im ECM-Markt waren Cloud- und mobile Lösungen, Business Collaboration sowie auch die elektronische Rechnung einige der herausragenden Themen.“
Mein spannendstes Branchenerlebnis: Die ECM-Branche ist 2013 überdurchschnittlich gewachsen. So lag der Bitkom ECM-Index im Jahresverlauf immer über dem Bitkom-Index und Ifo-Geschäftsfklima-Index.

Herausragende Themen: Im ECM-Markt waren Cloud- und mobile Lösungen, Business Collaboration sowie auch die elektronische Rechnung einige der herausragenden Themen. Aber auch die regulatorischen Änderungen wie E-Government- und E-Justiz-Gesetz waren für die Branche spannend.

Besondere Veränderungen: Eine herausragende Änderung in der Anbieterlandschaft, die sich nachhaltig auf den Markt in 2013 ausgewirkt hat, gab es unserer Beobachtung nach nicht. Die Übernahme von Saperion durch Lexmark war sicherlich ein Hingucker, wie stark sich dies auf den Markt auswirkt, bleibt abzuwarten.

Besondere Innovationen: Besonders im Bereich des Informations-Management und der -bereitstellung gab es einige Innovationen 2013. Crowd-Learning-Technologien oder das intelligente Bereitstellen von Informationen in Abhängigkeit des Kontext sind sicherlich nur zwei Beispiele dafür.

Aufsteigerunternehmen des Jahres: Nur ein Unternehmen als Aufsteiger des Jahres zu bezeichnen wird dem Markt nicht gerecht. Es gibt zahlreiche Startups die in den Markt einsteigen. Aber auch die klassischen ECM-Anbieter haben hohe Zuwachsraten. Man sieht der Markt an sich ist der Aufsteiger des Jahres.
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