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TR-Resiscan: Neue Richtlinie zum ersetzenden Scannen

Endlich Rechtssicherheit?

BIT befragte Scan-Dienstleister sowohl zu den Vorteilen als auch zur zukünftigen Rechtssicherheit von TR-Resiscan und Consulter sowie Verbände u. a. nach dem Aufwand und Nutzen der Technischen Richtlinie.

Einheitliches Verständnis


Markus Schuster, Leiter Marketing und Vertrieb, Intarsys Consulting GmbH: „Um diese nächste Stufe der Digitalisierung zu erreichen benötigen wir eine TR-Resiscan.“
Vorteile: Die TR Resiscan stellt einen Rahmen an Anforderungen aller am Scan-Prozess beteiligten Komponenten und Prozessschritte dar. Insbesondere die Anlagen P, R und V helfen der Industrie und Verwaltung das Risikopotenzial einzuschätzen und die rechtliche Bedeutung des Scan-Gutes einzuordnen. Mit der Anlage V steht auch eine exemplarische Gliederung einer Verfahrensanweisung zur Verfügung.

Zukunft: Gerade durch die Simulationsstudie Ersetzendes Scannen, unter der Projektleitung von Prof. Dr. Alexander Roßnagel, wird deutlich, wie wichtig ein einheitliches Verständnis über den Prozess des ersetzenden Scannens ist. In 14 simulierten Gerichtsverfahren, mit echten Richtern und Anwälten, wurden Urteile auf Basis eingescannter Dokumente gefällt. Die Transparenz und das Verständnis für den durchgeführten Scan-Prozess, der Transfervermerk und die Integrationssicherung halfen den Richtern bei der Urteilsfindung. Sieht man die TR Resiscan auf dieser Basis, wird sie das Werkzeug für Industrie, Verwaltung und Justiz.

Resonsanz:
Zurzeit wird die Diskussion noch zu sehr im Detail geführt. Wann ist welche Einstufung notwendig bzw. richtig? Ist man aber im Dialog mit Industrie und Verwaltung, so wird schnell klar, dass komplizierte Klassifizierungen von Dokumenten gar nicht notwendig sind. Es muss in Zukunft auf der Anwenderseite deutlich werden, dass auch der Schutzbedarf „hoch“ und „sehr hoch“ sowohl technisch komfortabel als auch wirtschaftlich umsetzbar ist. Auch müssen wir die Diskussion beenden, dass wir die TR Resiscan in der Vergangenheit nicht benötigt haben. Das ist zwar richtig, aber jetzt geht es um die Dokumente, bei denen sich in der Vergangenheit niemand gewagt hat, sie zu digitalisieren und anschließend das Papier zu vernichten. Um diese nächste Stufe der Digitalisierung zu erreichen benötigen wir eine TR-Resiscan.

Beweiswert bleibt erhalten


Hans Szymanski, Vorstandssprecher der Francotyp-Postalia Holding AG: „Wir beurteilen die Zukunft von TR-Resiscan als ausgesprochen positiv, weil der Bedarf nach einer solchen Orientierungshilfe seitens der Anwender riesig ist.“
Vorteile: Mit der Technischen Richtlinie TR-Resiscan haben Unternehmen und Behörden erstmals verbindliche Leitplanken an der Hand, wenn sie Papierdokumente ersetzend scannen und die Originale vernichten wollen. Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten platzen viele Archive förmlich aus allen Nähten. Deshalb suchen immer mehr Organisationen nach Möglichkeiten, ihre Archive zu digitalisieren. Bisher fehlten dafür verbindliche Regeln. So passieren oft entscheidende Fehler: Wer Unterlagen einfach einscannt und als normales PDF ablegt, läuft Gefahr, dass das digitale Dokument im Fall der Fälle vor Gericht nicht als Beweismittel anerkannt wird. Dafür muss der gesamte Weg der Dokumente von der Entstehung oder von ihrem Eintreffen bis hin zum Archiv überprüft und geregelt sein. Mit TR-Resiscan hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Abhilfe geschaffen: Die Richtlinie gibt Schritt für Schritt vor, wie Dokumente ersetzend zu scannen sind. Besonderen Wert legt das BSI dabei auf eine ausführliche Prozessdokumentation. An den Vorgaben können sich Unternehmen und Behörden orientieren und damit sichergehen, dass der Beweiswert ihrer Unterlagen erhalten bleibt.

Zukunft: Wir beurteilen die Zukunft von TR-Resiscan als ausgesprochen positiv, weil der Bedarf nach einer solchen Orientierungshilfe seitens der Anwender riesig ist. Insbesondere in Kombination mit TR-Esor – einer BSI-Richtlinie, die sich mit der Langzeitspeicherung kryptografisch signierter Dokumente befasst – bietet sie Unternehmen und Behörden die dringend benötigte Sicherheit bei der Digitalisierung ihrer Unterlagen.

Resonanz: Zum einen ist vielen Anwendern nicht bewusst, dass es mit TR-Resiscan einen hilfreichen Leitfaden gibt. Zum anderen empfinden viele Unternehmen oder Behörden den Weg zur Zertifizierung nach TR-Resiscan als aufwändig, komplex und kostenintensiv. Allerdings reicht es oft, nur einzelne Schritte dieses Weges zu gehen, um die gewünschte Sicherheit zu erlangen. Das hängt von den individuellen Zielsetzungen der Organisation ab. Wir definieren gemeinsam mit unseren Kunden deren spezifische Anforderungen und beraten und begleiten sie gern bei der Digitalisierung ihrer Dokumente bis hin zu einer Zertifizierung.


Individuelle Entscheidung


Friedrich Lothar Walther, FMI-Mitglied: „Innerhalb der TR ist der definierte ,generische Scan-Prozess’ ein Fortschritt, die Forderungen zur Schutzbedarfsanalyse ebenfalls – aber in der Praxis nur bedingt wirtschaftlich umzusetzen.“
Aufwand und Nutzen: Eindeutige Regularien für rechtssicheres Scannen, in konsolidierter Form, fehlen nach wie vor. Die TR macht bereits bestehende und in Anwendung befindliche Regelwerke nicht überflüssig. Der Praktiker muss auch weiterhin sein Wissen stetig aktualisieren, siehe GoBD. Innerhalb der TR ist der definierte „generische Scan-Prozess“ ein Fortschritt, die Forderungen zur Schutzbedarfsanalyse ebenfalls – aber in der Praxis nur bedingt wirtschaftlich umzusetzen. Als Outsourcing-Nehmer verfügen die FMI-Mitglieder über das notwendige Wissen, können es aber teilweise aus ökonomischen Gründen nicht ausreichend im Markt platzieren. Der Kunde ist nicht bereit den Aufwand zu bezahlen, dies bezieht sich z. B. auf Aufgabenstellungen innerhalb der zu erzeugenden Transfervermerke (Gemeint ist: Individuelle Anmerkungen) und insbesondere wenn es um die höchste Schutzklasse geht.

Forderungen, die gerade die öffentliche Hand in Zusammenhang mit der politisch gewollten Einführung der E-Akte stellt, werden unserer Meinung nicht erfüllt. Neben den allgemeinen Problemen bei der Einführung der E-Akte erzeugt die TR die Illusion eine Lösung für alle Probleme zu haben. Erwartungen an Effizienzsteigerungen können kurz und mittelfristig nicht erfüllt werden. Inwieweit die angeführte „erhöhte Beweiskraft“ tatsächlich zutrifft, müssen entsprechende Prozesse der ordentlichen Gerichtsbarkeit erst belegen.

Einsatz: Die TR sollte aus Gründen der erhöhten Beweiskraft überall dort Anwendung finden wo es durch bestehende Richtlinien bereits entsprechende Forderungen gibt. Beispielsweise verweist die GoBD auf ZUGFeRD und innerhalb ZUGFeRD wird das Datei-Format PDF/A-3 angesprochen. Scans können in dieses Format konvertiert werden. Entsprechend von TR geforderte Kontrollverfahren waren für Scan-Prozesse schon in der Vergangenheit notwendig. Eine weitere Verschärfung diese Kontrollverfahren ist kontraproduktiv. Wo genau man die TR einsetzen muss ist nicht eindeutig zu sagen, es bleibt sicherlich eine individuelle Entscheidung und pauschale Forderung in Ausschreibungen, TR konform zu scannen, sind eher ein Beweis weiterer Unsicherheit.
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