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BIT 03-2017

Geschäftsprozesse Portable Document Format (PDF) 28 | BIT 3–2017 BIT Sie beschäftigen Ingenieure aus den Bereichen Physik, Elektrotechnik, Mathematik und Informatik, insbesondere in den Abteilungen Entwicklung und Marketing – den „Grundpfeilern unserer Unternehmensleistung“, so Ihre Äußerung in einem früheren Interview. Wie schaffen Sie es, mit einem so kleinen Team qualifizierter Mitarbeiter über 4000 Kunden in mehr als 60 Ländern zu betreuen? Bärfuss Der Hauptaufwand für die Betreuung fällt im After-Sales an. Der Aufwand für die Unterstützung der Kunden fällt vor allem in der Entwicklungsphase der Produkte und Projekte der Kunden an. Im Betrieb läuft dann die Software stabil und benötigt keinen großen Betreuungsaufwand. Erst bei Upgrades auf neue Versionen gibt es ab und zu wieder Bedarf an technischer Unterstützung. Die Qualität unserer Produkte ist für einen geringen Supportaufwand entscheidend, deshalb ist der Aufwand auch unser wichtigstes Maß für Verbesserungen. Ein weiterer Grund für die effiziente Abwicklung von Supportfällen ist die vollständige Digitalisierung der Abläufe von der Aufnahme des Support-Tickets bis zur Auslieferung der Korrektur. Und dies alles seit der Gründung der Unternehmung. BIT PDF Tools AG ist Gründungsund Partnermitglied der PDF Association, Sie sind Vorsitzender der Landesgruppe Schweiz. Darüber engagieren sich Experten von PDF Tools als Vertreter im ISO Komitee für PDF/A und PDF. Stimmt es, dass Sie und Ihr Team im Prinzip dazu beigetragen haben, dass PDF ein ISO-Standard wird? Wie wichtig ist Ihrer Ansicht nach das Engagement in solchen Verbänden und Normenvereinigungen? Bärfuss PDF war ursprünglich das proprietäre Dateiformat von Adobe Acrobat. Es lag also sehr in unserem Interesse, das PDF ein international akzeptierter Standard wird. Zudem ist für die langfristige Akzeptanz von PDF die Interoperabilität der Software verschiedener Hersteller von großer Bedeutung. Wir setzten uns aktiv bei ISO dafür ein, dass PDF von allen Herstellern gut verstanden wird und dass Implementationen problemlos möglich sind. Dadurch differenzieren sich die Produkte durch andere Merkmale als das Dateiformat, das allen Marktteilnehmern kostenlos als öffentlich zugäng licher Standard zur Verfügung steht. BIT Vielen Dank für das Gespräch, Herr Dr. Bärfuss. PDF Tools AG (www.pdf-tools.com) Geschäftsführer Dr. Hans Bärfuss ist sich sicher, dass man mit der Passion für die Sache besser Kunden und Investoren begeistern kann als mit einer Passion für Geld. „Als Schweizer KMU sind wir dem Grundsatz ‘Qualität kommt vor Quantität’ verpflichtet.“ Elektronischer Rechnungsaustausch PDF per E-Mail wird bevorzugt Die Rechnungsvariante PDF per E-Mail wird von vielen Rechnungsversendern bevorzugt. Bei der Umstellung auf einen elektronischen Rechnungseingang ist diese Akzeptanz der Lieferanten ein entscheidender Erfolgsfaktor, so die Erfahrung der Software 4 Professionals GmbH & Co. KG, Hersteller der Standardsoftware Suite Yambs. Unternehmen, die sich für den Empfang elektronischer Rechnungen im PDF-Format entscheiden, erreichen mit den richtigen Maßnahmen Umstellungsquoten von 90 Prozent der Lieferanten. Das Rechnungsvolumen lässt sich somit annähernd komplett digitalisieren. Die elektronische Rechnungsvariante PDF per E-Mail senkt die Bearbeitungszeit auf rund fünf Minuten. Eine kooperative Studie der Goethe- Universität Frankfurt am Main und der Bonpago GmbH ergab, dass die Übermittlung einer Rechnung im PDFFormat der einfachste Weg für eine erfolgreiche Umstellung auf den elektronischen Rechnungsverkehr ist. Eine Fallstudie von Bonpago bei dem mittelständischen, international tätigen Produktionsunternehmen Rothenberger bestätigte diese Ergebnisse. (www.yambs.eu)


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