Elektronische Rechnung

BIT 03-2017

Geschäftsprozesse Elektronische Rechnung 20 | BIT 3–2017 Crossinx/EBV Elektronik: E-Invoicing als Grundlage für internationales Arbeiten Effektiver Mehrwert EBV Elektronik, einer der größten Distributoren von Halbleiter- Bauelementen in Europa, ist bei der Suche nach einem Partner in Sachen E-Invoicing auf Crossinx gestoßen. Wichtig war vor allem, dass die unterschiedlichen Anforderungen der inter - nationalen Kundschaft erfüllt werden kann. Die 1969 gegründete EBV Elektronik GmbH & Co. KG ist ein Großhandelsunternehmen für elektronische Bauteile und Teil des amerikanischen Avnet Konzerns. Mit einem Markt - anteil von 24 Prozent ist das Unter - nehmen einer der größten Distribu - toren von Halbleiter-Bauelementen in Europa. „Mit einigen Kunden kommen wir nur dann ins Geschäft, wenn auch wirklich alle Formalitäten stimmen. Für uns stellte sich daher nie die Frage, warum und ab wann wir auf E-Invoicing setzen sollten, sondern nur die Frage nach dem richtigen Partner, der die unterschiedlichen Anforderungen unserer internationalen Kundschaft erfüllen kann. In Crossinx haben wir diesen Partner gefunden“, erklärt Dietmar Kraft, Senior Manager International Accounting bei EBV Elektronik. Der elektronische Daten-/Rechnungsaustausch ist für EBV Elektronik kein neues Thema. In der Halbleiterdistribution ist traditionell der elektronische Datenaustausch via EDI weit verbreitet. Die EBV wickelt mehr als 90 Prozent ihrer Beschaffungsvor - gänge über EDI ab. Auf der Kundenseite werden insbesondere die großen Automotive-Kunden via EDI bedient. Für Dietmar Kraft war es daher nur konsequent, dass die EBV die neuen rechtlichen Möglichkeiten für den Rechnungsaustausch im Jahr 2010 aufnahm und eine erste E-Invoice-Kampagne startete, damals noch mit einem anderen Provider. Seinerzeit spielte die elektronische Signatur noch eine zentrale Rolle, EBV wickelte den überwiegenden Teil des Rechnungsvolumens selbst ab. Die Anforderungen der Kunden, beispielsweise an Übertragungswege und Rechnungsformate, waren damals noch weniger speziell, bis heute liegt der Prozentsatz von PDF-Rechnungen bei etwa 40 Prozent. 2013 fiel die verpflichtende elektronische Signatur weg, von der Kundenseite kamen auf Basis neuer gesetzlicher Regelung und Vorgaben insbesondere im internationalen Kontext neue Anforderungen an elektronische Rechnungen und EBV brauchte für die Umsetzung den entsprechenden Partner. E-Invoicing: Individuelle Ansprüche „Der Provider-Markt war 2013 recht unübersichtlich. Wer hat die meiste Erfahrung? Wer ist Marktführer? In meinen Augen gab es zu wenig Transparenz“, erklärt Kraft. Von zentraler Bedeutung war es für EBV, dass die verschiedenen Anforderungen des internationalen Kundenstammes erfüllt werden. Gesucht wurde nach einer zentralen Lösung, die alles aus einer Hand bot und sich ohne großen Aufwand in die bestehenden Prozesse integrieren ließ. „Crossinx war nicht nur international am besten aufgestellt, sondern kann außerdem problemlos mit allen relevanten Rechnungs for - maten arbeiten“, so Kraft weiter. Jedes Land stellt mit seinen jewei - ligen Richtlinien und Gesetzen das Rechnungswesen bei EBV vor andere Herausforderungen. In der Türkei beispielsweise ist E-Invoicing seit 2014 ab einem bestimmten Geschäftsvolumen verpflichtend, einige deutsche Kunden verlangen nach dem ZUGFeRD-Format oder SAP-IDOC, in Spanien und der Schweiz wird bei PDF-Rechnungen oft noch eine digitale Signatur gefordert. Öffentlichen Kunden (B2G Bereich) in Italien und Spanien verlangen individuelle XML Schnittstellen oder gar Web-Services. Für EBV allerdings kein Problem: Das Unternehmen gibt die Rechnungsdaten stets im selben Format an Crossinx weiter, der Provider wandelt den Datensatz entsprechend der jeweiligen Anforderungen des Rechnungsempfängers um. Sukzessive Anbindung neuer Kunden Startpunkt der Zusammenarbeit war die Anbindung von EBV-Kunden in der Türkei. Das erste Einrichten und Anbinden der türkischen Kunden durch Crossinx startete im Dezember 2013 und nahm etwa fünf Monate in Anspruch. Der erste Kunde diente dabei sowohl für beide Seiten als Feuertaufe, der die Weichen für die weitere Zusammenarbeit stellte. So lief zwar bei der Liveschaltung im April 2014 aufgrund von spontan wechselnden Anforderungen der türkischen Regierung nicht sofort alles rund, gemeinsam konnten die technischen Schwierigkeiten jedoch schnell und unkompliziert behoben werden. Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer der Crossinx GmbH: „Unser Kunde EBV Elektronik hat nach einer zentralen Lösung gesucht, die alles aus einer Hand bot und sich ohne großen Aufwand in die bestehenden Prozesse integrieren ließ.“


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