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BIT 06-2016

mit Informationen für die Weiterver - arbeitung), bringt einen Barcode für die Kuvertierung auf und übergibt sie an die Druckstraße. Im Fall der Kärntner Landesregierung kommen die Dokumente von der „Send Station“ im PDF-Format einschließlich der zugehörigen Checksum-Dateien (MD5) und werden in ein Eingangsverzeichnis am OMS-Server geschrieben. Die PDF sind nach so genannten Profilen getrennt (wird vom Vorsystem bei der Beschickung der Send Station festgelegt), die sich inhaltlich an den Fachbereichen orientieren. So gibt es z. B. getrennte Kategorien für die Bereiche Verwaltungsstrafen, Wohnungsbauförderung sowie für den gesamten Output aus SAP-Systemen. Ebenso wird nach Zustellart sowie nach Einlieferungskriterien wie Porto etc. unterschieden. Selbstständiger Abruf Fällt die Prüfung der MD5-Checksum- Dateien positiv aus, werden sie als Job am OMS-Server verarbeitet. Das bedeutet: DocBridge Pilot konvertiert die PDF-Dokumente (Eingangsformat) in PCL-Dateien (Ausgangsformat) und kopiert sie in ein Verzeichnis, auf das die Mitarbeiter („Druck-Operatoren“) Zugriff haben. Zum Verständnis: Bei MD5-Checksum (Message-Digest Algorithm 5) handelt es sich um ein spezielles Sicherheits-Feature für den fehlerfreien Download von Dateien. Der eigentliche Druck erfolgt per LPR-Befehl. Das Line Printer Remote (LPR) ist wie der Line Printer Daemon (LPD) ein plattformunabhängiges Druckerprotokoll, das unter TCP/IP läuft und sich im Desktop-Bereich als De-Facto-Standard eingebürgert hat. Im PCL-Datenstrom ist auch eine Information über die zu verwendende Papierlade enthalten, so dass beim Druck unterschiedliche Papiersorten verwendet werden können: Bei den Verwaltungsstrafen etwa wird der zur Einzahlung vorgeschriebene Strafbetrag auch auf ein SEPA-Zahlscheinformular gedruckt. Die Kuvertierung wird über einen 2D-Barcode gesteuert. Die kuvertierten Sendungen werden in einzelne Körbe verteilt und an die Poststelle übergeben, wo die Frankierung erfolgt. Einfache Verrechnung Bewusst hat sich das Amt der Kärntner Landesregierung für diese Art des Versands entschieden: Man wollte flexibel sein, denn das Output-Management- System mit DocBridge Pilot als Herzstück verarbeitet alle bekannten Datenformate (PCL, PDF, Post-Script etc.), so dass keine grundlegende Erneuerung der bestehenden Architektur notwendig war. „Die Compart-Lösung versteht sich mit unseren dokumentengenerierenden Systemen bestens, das Zusammenspiel zwischen beiden funktionierte von Beginn an ohne größere Probleme“, begründet Robert Kawalar von der Landesamtsdirektion die Entscheidung. Der für die internen Basissysteme verantwortliche Manager Rudolf Köller sieht vor allem in der Konsolidierung des Output-Managements den Hauptnutzen der Erneuerung: „DocBridge Pilot legte den Grundstein dafür, dass wir heute einen zentralen Postversand besitzen, der komplett automatisiert erfolgt. Auf Grund der automatischen Adresserkennung ist eine Differenzierung nach Portoklassen möglich, was die Verrechnung erheblich vereinfacht.“ So gibt es laut Robert Kawalar mit der Einführung des „hybriden“ Rückscheinbriefes einen geschlossenen Prozess von der Erstellung des Dokuments über dessen Aufbereitung für den physischen und elektronischen Versand bis zum Zustellungsnachweis, der automatisch an das System, in dem das Dokument erzeugt wurde, rückübermittelt wird. Seit Ende 2012 läuft das neue System im Vollbetrieb für alle Bezirkshauptmannschaften Kärntens. Den Auftakt machte Villach, wo die Architektur zunächst getestet und nach erfolgreichem Probelauf auf alle übrigen Bezirkshauptmannschaften ausgedehnt wurde. Im Dezember desselben Jahres startete auch das neue Druckzentrum. Amt der Kärntner Landesregierung Das Amt der Kärntner Landesregierung (AKL) in Österreich besteht aus zehn Abteilungen, von denen neun reine Fachabteilungen sind (Finanzen, Gemeinden, Soziales, Gesundheit, Wirtschaft, Umwelt, Bauen, Landund Forstwirtschaft) und eine Abteilung (Landesamtsdirektion) für übergreifende Themen zuständig ist (Sicherheit, Wahlen, Staatsbürgerschaft, Verfassungsdienst, Informationstechnologie, Personalwesen). Die Landesamtsdirektion dient als Schnittstelle zwischen Politik, Verwaltung und Bürgern. Neben dem AKL gibt es Bezirksverwaltungsbehörden, Gemeinden, „ausgegliederte“ Rechtsträger, Landesbehörden und Anstalten des Landes Kärnten. Fachliche Kompetenz Kritische Phasen bei der Umsetzung gab es nicht, wie sich Robert Kawalar erinnert. „Für mich zählt vor allem die fachliche Kompetenz und das unbürokratische Verhalten der Docolution. Zusammen mit der Verlässlichkeit der Compart-Lösung war das der entscheidende Faktor für die reibungslose Umsetzung.“ Selbst kurzfristige Änderungswünsche wären kein Problem gewesen. Auch für die Zukunft hat das Amt einiges vor in Sachen Dokumentenverarbeitung. So ist geplant, auch externe Stellen (z. B. Gemeinden) in die neue Architektur einzubinden. Der hybride Rückschein soll z. B. auf alle Landesabteilungen sowie sämtliche Bezirkshauptmannschaften als Versandart ausgedehnt werden. Außerdem will man einen Prozess zur Rücksendung von Originaldokumenten etablieren. Organisationen, die ebenfalls ihr Output-Management auf diese oder eine ähnliche Art modernisieren wollen, empfiehlt Kawalar, nichts zu überstürzen. „Wichtig ist, dass die Architektur so strukturiert ist, dass sie den Umgang mit unterschiedlichen Vorsystemen und den daraus resultierenden Datenströmen und -formaten ermöglicht. Nur so bleibt man als Organisation flexibel für Marktveränderungen, beispielsweise, wenn neue Versand - kanäle etabliert werden sollen.“ (www.compart.de) BIT 6–2016 | 59


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