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BIT 06-2016

Output-Zentrale und Document-Factory Output-Management Compart: Kärntner Landesregierung setzt auf DocBridge Pilot Drehkreuz Klagenfurt Beim Amt der Kärntner Landesregierung in Österreich steuert ein zentrales Output-Management-System (OMS) den Druck und Versand von ca. anderthalb Millionen Dokumentenseiten jährlich. Technologisches Kernstück ist die Lösung DocBridge Pilot, die die aus den Vorsystemen gelieferten Schriftsachen konvertiert und sie zu porto optimierten Sendungen bündelt. Im Rahmen einer Verwaltungsreform entschloss sich das Amt der Kärntner Landesregierung (AKL) Mitte 2012, im Bereich Strafverfahren das Prinzip der „dualen Zustellung“ zu etablieren. Empfänger, die bei einem vom Bundeskanzleramt zugelassenen Zustelldienst wie MeinBrief.at, eVersand.at oder Postserver.at registriert sind, sollten von nun an ihre Dokumente von der Behörde elektronisch erhalten. Alle anderen Adressaten bekommen die Schriftstücke weiterhin in Papierform. In diesem Zusammenhang fiel auch die Grundsatzentscheidung, das Druckzentrum nicht an externe Dienstleister auszulagern, sondern weiter zentral am Standort Klagenfurt in Eigenregie zu betreiben. Dem vorausgegangen war eine umfangreiche Machbarkeitsstudie mit Gap-Analyse und Business-Plan. Heute werden in der Landeshauptstadt jährlich rund anderthalb Millionen Seiten über die zentrale Druckstraße ausgegeben, zu etwa 450000 Sendungen gebündelt, kuvertiert, frankiert und an die Post übergeben. Daneben gibt es noch etwa 20 Millionen Seiten pro Jahr an dezentralem Druck auf rund 600 verteilten Druckersystemen. Der Machbarkeitsstudie schloss sich eine detaillierte Untersuchung zur Hard- und Software-Auswahl an. Zentrale Frage war hier, wie die Dokumente aus den Fachanwendungen möglichst problemlos an die Zustellung – physisch wie elektronisch – übergeben werden können. Unterstützt bei der Analyse und Umsetzung wurde das AKL von der Docolution GmbH, dem Spezialisten für komplexe Projekte im Output-Management. Pilot am Steuer Kernstück der neuen Architektur ist ein System von hpc Dual („Send Station“), das die Dokumente aus den Fachanwendungen übernimmt, mit einer elektronischen „Amtssignatur“ versieht und für die physische oder elektronische Zustellung aufbereitet. Dazu wird zunächst für jeden Empfänger einer Sendung vorab geprüft, ob er bei einem elektronischen Zustelldienst (eZD) registriert ist. Wenn ja, erfolgt der Versand digital durch den externen Dienstleister. Noch liegt die Anzahl der elektronisch zugestellten Schriftstücke im Promillebereich. Doch die Marschrichtung ist klar: Immer mehr Dokumente sollen auf digitalem Weg ihre Empfänger erreichen. Derweil gibt der physische Versand (noch) den Ton an. Dafür hat das Amt ein Output-Management-System (OMS) etabliert, das die für den Druck vorgesehenen Dokumente entgegennimmt. Die technologische Grundlage dafür bildet DocBridge Pilot, eine von Compart entwickelte Software für die Steuerung und Optimierung von Sendungen. Dieser zentrale Ausgabe-Pool ermöglicht nicht nur den physischen Versand, sondern sämtliche Arten der modernen digitalen Zustellung. Das Grundprinzip: Auf der Eingangsseite werden die zu verarbeitenden Dokumente analysiert und sämtliche für die Weiterverarbeitung relevanten Informationen als Metadaten extrahiert, wie z. B. Seiteninhalte. Während DocBridge Pilot dabei die Dokumente einem zentralen Sendungs-Pool zuordnet, werden die Metadaten in einer relationalen Datenbank abgelegt. Die Compart-Lösung modifiziert die Daten (u. a. Konvertierung in ein anderes Ausgabeformat, Anreichern Abb.: kantver, Fotolia. 58 | BIT 6–2016


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