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BIT 06-2016

BIT 6–2016 | 37 bewahrungspflichten. Bevor nun das Klassifikations-Tool der Software im Hintergrund starten kann, müssen eingehende Papierdokumente zunächst per Scanner erfasst und digitalisiert werden. Dies geschieht zentral in der Poststelle und mit speziellen Scannern oder dezentral mit vorhandenen Multifunktionsgeräten. Anschließend werden die digitalen bzw. digitalisierten Dateien, Nachrichten und E-Mail-Anhänge auf einem festgelegten oder auf dem allgemeinen Server gespeichert. Klassifizieren und extrahieren in der Cloud Es folgt die Einbindung in die Capture- Plattform in der Cloud, damit die Dokumente verarbeitet und anschließend in die zugehörigen Prozesse eingebunden werden können: Die Software klassifiziert sie automatisch entsprechend den geltenden Compliance- Vorschriften des Unternehmens und anhand zuvor vom Anwender definierter Standards. Dazu zählen Merkmale wie Absenderadresse oder Kontodaten sowie konkrete Keywords, die Rückschlüsse auf Dokumenttyp und Inhalt ermöglichen. Zusätzlich erkennt die Software den Strukturierungsgrad der Dokument. Ein weiterer Vorteil: Je passgenauer die Klassifikation ist, desto schneller gelangt das Dokument an den richtigen Sachbearbeiter im Unternehmen, der den ausgelösten Arbeitsprozess durchführen und abschließen kann. Dazu werden im Anschluss an die Klassifikation die benötigten Daten aus den Dokumenten extrahiert, entsprechend der festgelegten Merkmale. Darüber hinaus vergleicht die Lösung die Daten mit ähnlichen Dokumenttypen und Inhalten aus nachgelagerten Systemen. Auf diese Weise lernt die Software mit jeder Auslesung dazu, die Identifizierung wird kontinuierlich verbessert, und es entsteht eine stetig wachsende Wissensdatenbank. Abschließend werden die erfassten Dokumente automatisch als durchsuchbare PDF-, PDF/A-, oder TIF-Datei und die extrahierten Inhalte als XML- oder CSV-Datei an den eigentlichen Speicherort zurückgeschickt. Die Dateien bleiben also nur für den Zeitraum der Klassifikation und Extraktion in der Cloud. Export in Drittsysteme In dieser Form können sie in einem weiteren Schritt in relevante Dritt - systeme zur Weiterverarbeitung exportiert werden, etwa in ein DMS, in eine ERP-, CRM- oder FiBu-Lösung. Werden diese Folgesysteme ebenfalls in der Cloud betrieben, bleiben die ver - arbeiteten Dokumente und deren extrahierten Inhalte in der sicheren IT-Wolke und werden automatisch ins nachgelagerte System übertragen. Der Sachbearbeiter kann direkt auf die benötigten Unterlagen zugreifen, ohne dass zusätzliche personelle oder technische Ressourcen aufgebracht werden müssen.(www.bctsoftware.com) Docuware hat sein erfolg reiches Cloud-Angebot weiter ausgebaut. Anwender können mit der aktuellen Version 6.10 in einem Hybrid-Cloud- Modell ECM-Funktionen in der Public Cloud, der Private Cloud und lokal im Unternehmensnetz, also On Premise, flexibel kombinieren. Des Weiteren ermöglicht der Local Data Connector, Docuware Cloud mit lokalen Datenbanken und Anwendungen zu verbinden. Mit Docuware haben ECMAnwender nun die Wahl, wo sie Daten und Dokumente speichern und Geschäftsprozesse steuern möchten. Hochsensible bzw. Informationen, für die besondere gesetzliche Vorschriften bezüglich des Speicherorts gelten, können auf Teilsystemen im Unternehmensnetz oder in besonders abgeschotteten Rechenzentren (Private Cloud) gespeichert werden, während Unter - lagen und Prozesse mit normalem Sicherheitsbedarf effizient und kostengünstig von DocuWare Cloud verwaltet werden. Möglich ist das durch neuartige, hocheffiziente Synchronisationsfunktionen, die ausgewählte Dokumente über abgesicherte Verbindungen zwischen den Teilsystemen austauschen. Der Anwender legt selbst fest, in welchem System die Erfassung welcher Dokumente erfolgen soll und in welchem Stadium die Dokumente z. B. vom lokalen System in die Docuware Cloud übertragen werden sollen. Die neuen Funktionen adressieren nicht nur besondere Sicherheits - bedürfnisse, sondern auch Engpässe durch geringe Bandbreiten in entfernten Regionen oder Ländern. Je nach Internetverbindung können dort Cloud- und lokale On-Premise-Systeme flexibel kombiniert werden. Cloudbasiertes ECM muss sich voll in Geschäftsanwendungen wie ERP oder CRM integrieren, auch wenn diese traditionell im lokalen Netzwerk oder im eigenen Rechenzentrum betrieben werden. Der neue Local Data Connector ist eine schlanke App, die im lokalen Netzwerk installiert wird und die Verbindung zur jeweiligen Unternehmensinstanz in der Docuware Cloud herstellt. (www.docuware.com) Docuware Version 6.10 mit Hybrid-Cloud-Lösung Für ein sicheres ECM Hybrid-Cloud- Modell: Docuware hat sein erfolg - reiches Cloud- Angebot weiter ausgebaut. Abb.: Docuware.


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