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BIT 06-2016

BIT 6–2016 | 35 ELO Business Solutions mit erweitertem Funktionsumfang Ganzheitliche Lösung ELO Digital Office hat bei seinem Heimspiel in Stuttgart auf der IT & Business seine ELO Business Solutions präsentiert. Sie umfassen das Besucher-, Rechnungs- und Vertrags- Management sowie die digitale Aktenverwaltung in Behörden. Optimiert wurden die Geschäftslösungen in den Bereichen Auswertung, Controlling sowie Collaboration. Allen ELO Business Solutions gemein ist ein Cockpit für das Controlling und die Erstellung verschiedener Auswertungen. Die Lösung für Vertrags- Management unterstützt z. B. den Anwender darin, den Überblick über alle laufenden Verträge inklusive der Konditionen zu bewahren und Zahlungsbzw. Kündigungsfristen einzuhalten. Außerdem werden anhand einer Zeitleistendarstellung die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Verträgen deutlich. Zu nennen wäre hier ein mit einem befristeten Arbeitsvertrag verknüpfter Kfz-Leasing-Vertrag, der rechtzeitig gekündigt werden muss. Des Weiteren stehen beispielsweise bei der Vertragserstellung kollaborative Funktionen zur Verfügung. So ermöglicht der Dokumenten-Feed der Komponente ELO Collaboration den content- und dokumentenbezo - genen Austausch und erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Zudem zeigt er auch die Änderungshistorie eines Dokuments sowie die damit verbundenen Prozesse an. Einfache Abbildung Die Geschäftslösungen wurden auch auf den Employee Self Service zugeschnitten. Denn oftmals benötigen Mitarbeiter nur einen Teil der abbildbaren Prozesse und nicht den gesamten Funktionsumfang. Daher lassen sich nun einzelne Genehmigungs - prozesse wie Urlaubsanträge in einer Kachel abbilden. Diese kann in das Intranet oder ähnliche Portale integriert und so den Mitarbeitern einfach zugänglich gemacht werden. „Mit den neuen Integrationsmöglichkeiten bringen wir einzelne ELO-Funktionen direkt in Microsoft SharePoint oder ein beliebiges Intranet-Portal. Mitarbeiter können so mit einem Klick Urlaub beantragen, Reisekosten einreichen oder Besucher voranmelden“, sagt Nils Mosbach, Leiter der Abteilung Business Solutions. ELO Geschäftslösungen Hier ein Überblick über weitere ELO Geschäftslösungen: • ELO Business Solution Invoice: Eingangsrechnungen werden unter Berücksichtigung verschiedener Formate und Standards wie ZUGFeRD vollständig und durchgängig verarbeitet – und die Daten abschließend automatisch in alle gängigen ERP-Systeme übernommen. Mit dem Rechnungseingangs- Cockpit überwachen Anwender alle eingehenden Rechnungen. Verschiedene Auswertungssichten und Reporting Funktionen sorgen für Transparenz und ein effizientes Rechnungs- Management. Alle Prozessschritte werden lückenlos protokolliert und dokumentiert. • ELO Business Solution Visitor: Sie ermöglicht es, den gesamten Besuchsprozess vollständig digital zu begleiten und zu überwachen. Die Daten der Besucher lassen sich inklusive der Fotos schnell erfassen, Besucherausweise einfach erstellen. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wie viele und welche Besucher sich auf dem Firmengelände befinden, und im Notfall richtig reagieren. Auch die Begrüßung auf einem Willkommensbildschirm ist möglich. Sicherheitsunterweisungen sowie Verschwiegenheitsvereinbarungen können die Gäste bequem digital unterzeichnen. • ELO Business Solution Public Sector: Den Kern der Lösung stellt die elektronische Schriftgutverwaltung mithilfe digitaler Akten dar. Daneben bilden die elektronische Vorgangsbearbeitung sowie kollaborative Zusammenarbeit besondere Schwerpunkte. So unterstützen z. B. konfigurierbare Vorlagen zur Vorgangssteuerung und ein Dokumenten Feed den Anwender dabei, die Aufgaben komfortabel zu erledigen und alle Vorgänge übersichtlich im Blick zu behalten. (www.elo.com) Nicht nur stationär: Die ELO Business Solutions können auch über mobile Endgeräte genutzt werden und lassen sich mit verschiedenen Drittsystemen wie Software für Enterprise- Resource-Planning (ERP) verknüpfen.


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