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BIT 06-2016

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management Alfresco: Die E-Akte unter neuen Vorzeichen Digital gut sortiert Ob Kunden- und Produktunterlagen, Fall- oder Sachakten: Im Rahmen des digitalen Wandels entstehen neue Frage - stellungen rund um das Thema E-Akte. Martin Kappel, Senior Solutions Engineer bei Alfresco, analysiert, wann heute die elektronische Aktenführung sinnvoll ist – und was die entsprechende Software mitbringen muss. Überall, wo eine normierte Form der Ablage nötig ist und Vorgänge standardisiert bearbeitet werden, hat sich die elektronische Aktenführung einen festen Platz erobert. Denn E-Akten sind ideal, wenn sich Prozesse genau beschreiben lassen. Wo Gesetz- oder Arbeitgeber jeden Einzelschritt und Entscheidungspunkt vorgeben, haben Sachbearbeiter meist wenig individu - ellen Spielraum. Typische Beispiele: die Beantragung eines Girokontos oder die Schadensmeldung bei der Haftpflichtversicherung. Flexibilität gefragt Das Gros der Prozesse ist jedoch nicht so stark formalisiert. Hier hängen die Abläufe mehr vom Wissen einzelner Mitarbeiter ab. Ihr Tagesgeschäft lässt sich weniger eng in Workflows pressen. Doch auch sie folgen groben Strukturen, benötigen für ihre Arbeit bestimmte Dokumente, etwa im Kundenservice. Die strukturierte Ablage mit Akten kann ihnen ein gutes Gerüst liefern. Ein modernes E-Akte-System muss allerdings deutlich mehr Flexibi - lität erlauben, und das nicht nur in der Prozessunterstützung. Eine „State of the Art“-Lösung erlaubt es, Fachanwendungen, E-Mail-Systeme, Scan- und Archivierungs Technologien einzubinden und ermöglicht einen mobilen Zugriff. Ziel muss es sein, die Daten- und Dokumentensilos der Vergangenheit nachhaltig aufzubrechen und relevante Inhalte zu bündeln. Werkzeug A für die E-Akte, Anwendung B für die Teamarbeit und Tool C für die Archivierung sind keine Lösung, sondern sorgen für neue Hindernisse. Selbst wenn alle Dokumente digital vorliegen: Digitalisierung geht anders. Umfassende Dynamik War einst die IT der Motor für Neuerungen, treiben die Anwender heute vermehrt die IT vor sich her. Denn sie erwarten moderne Tools mit derselben Benutzerfreundlichkeit, die sie aus dem Privatbereich kennen – inklusive Möglichkeiten der modernen Zusammenarbeit. Leistet ein System das nicht, nutzen sie weiterhin interne oder externe File-Sharing-Dienste. Die damit verbundenen Sicherheitsrisiken sind inzwischen hinlänglich bekannt. Gesetze und Richtlinien haben die Entwicklung im Bereich E-Akte ebenfalls beschleunigt. Dazu gehört das ersetzende Scannen ebenso wie die beweiserhaltende Archivierung. Parallel gewinnen Compliance-Anforderungen an Gewicht, etwa für die Klassifizierung interner Dokumente. Bei der Auswahl eines Systems stellen sie ein wichtiges Kriterium dar. Der Prozess entscheidet Wichtiger als das Tool sind die Prozesse. Vor der Umstellung auf E-Akten sollten sich Unternehmen mit internen und externen Abläufen auseinander - setzen. Sie müssen weitest möglich definiert sein und mit der „gelebten Praxis“ übereinstimmen. Und: Nicht immer ist eine E-Akte sinnvoll. Folgt die Zusammenarbeit in Projekten, Teams oder Abteilungen keiner Struktur, sind Teamsites wesentlich effizienter und werden besser angenommen. Im Idealfall verbindet eine ECM-Plattform beide Welten. So können in einer Teamsite Mitarbeiter und Externe standortübergreifend an Dokumenten sicher zusammenarbeiten und relevante Unterlagen schnell abrufen. Was „ver-aktet“ werden soll, lässt sich dann fallweise entscheiden. (www.alfresco.de) Martin Kappel, Senior Solutions Engineer bei Alfresco: „Wichtiger als das Tool sind die Prozesse. Vor der Umstellung auf E-Akten sollten sich Unternehmen mit internen und externen Abläufen auseinandersetzen.“ Überall, wo eine normierte Form der Ablage nötig ist und Vorgänge standardisiert bearbeitet werden, hat sich die elektronische Aktenführung einen festen Platz erobert. Abb.: Cybrain, Fotolia 34 | BIT 6–2016


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