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BIT 06-2016

erweitert“, so Jacqueline Klippel. Das Jahresvolumen eingehender Rechnungen liegt bei rund 12000 Seiten im Jahr. Kosten- und Zeitersparnis Mit der Lösung von Canon bewerk - stelligen die Sachbearbeiter bei der VCK Logistics SCS Projects GmbH heute alle buchungsrelevanten Rechnungsvorprüfungen und die finale Bearbeitung jeder Rechnung. Die Workflow-Funktion startet automatisch nach dem Speichern des Datensatzes in Therefore und gibt das Signal zur Bearbeitung. Die geprüften und frei - gegebenen Datensätze gehen dann an die Buchhaltung. „Der gesamte Ablauf spart wie gefordert Zeit und Kosten, und die Qualität des Prozesses ist deutlich erhöht“, stellt Albrecht Hermann fest. Über die Schnittstelle zu Datev werden die Daten direkt zur Verbuchung weitergegeben. Auch die Erfassung der verbleibenden Lieferscheine von Drittlieferanten ist durch die ergänzende Hardwarekomponente in Form des hochleistungsfähigen Canon DR-Scanners wesentlich einfacher geworden. So werden die vorab definierten Index - felder eines jeden Lieferscheins automatisch ausgefüllt. Da hier unterschiedliche Normen und Formate gescannt werden, ermöglicht die Erfassung nach definierten Schlüsselworten und Ziffern die gewünschte Beschleunigung bei der Erstellung der Datensätze. Vollkommen überzeugt „Es ist heute wesentlich einfacher, die Daten systemseitig zu erfassen. Wir konnten diesen Service dank der digitalisierten Prozesse deutlich beschleunigen“, sagt Jacqueline Klippel. „Dieses Projekt mit Canon hat uns von den Vorteilen der Doku - menten digitalisierung überzeugt. Wir werden die Lösung auf weitere Abteilungen erweitern“. (www.canon.de www.vcklogistics.com) wurden die manuelle Datenerfassung und die Lieferscheinablage abgeschafft. Nach dem Scan mit einem professionellen Dokumentenscanner von Canon wurden die Datensätze mit allen relevanten Lieferscheininformationen automatisch erstellt. Per Mausklick wurden die einzelnen Vorgänge innerhalb der Massendateien mit digitalen Trennblättern separiert. Diese Dokumentensätze werden an IRIS Xtract für die Analyse übergeben. Durch einen automatischen Import werden die Daten angekündigter Sendungen aus einem weiteren System bei der VCK Logistics SCS Projects GmbH mit den gescannten Daten abgeglichen. Nicht erkannte Dokumente werden von den Mitarbeitern einzeln geprüft. Lösung erweitert „Die abgeschlossenen Vorgänge werden über eine standardisierte Schnittstelle für die dauerhafte Speicherung und Bearbeitung an die Therefore- Arbeitsplätze übergeben. Dort stehen sie dann zur Bearbeitung bereit“, sagt Albrecht Hermann, zuständiger Produktmanager bei Canon Deutschland. Die implementierte Lösung wurde um die Verarbeitung eingehender PDFs erweitert. Mehrseitige Lieferscheine im TIF-Format werden in das neu erstellte Importverzeichnis von IRIS Xtract gescannt und können bearbeitet werden. Dieses Verfahren hat sich in der Folge als so erfolgreich erwiesen, dass heute nahezu alle Lieferscheine digital eintreffen und das Scannen vor Ort nur noch im Einzelfall erfolgt. „Die Verbesserung der Abläufe hat uns überzeugt, so dass wir einen Schritt weitergegangen sind, um auch den Eingang der Rechnungen digital zu organisieren“, ergänzt Projektleiterin Klippel. „Dadurch wollten wir die interne Zuordnung und die folgende manuelle Bearbeitung mit dem Lauf durch die Abteilungen deutlich abkürzen. Deshalb haben wir unsere Lösung gemeinsam mit Canon um die Ver - arbeitung eingehender Rechnungen Die VCK Logistics SCS Projects GmbH, spezialisiert auf individuelle Transportlogistik im Bereich der Projektund Kontraktlösungen für die Mobilfunkbranche, konnte mit der Lösung von Canon u. a. das interne Lieferscheinhandling deutlich vereinfachen und beschleunigen. Unterm Strich Prozessoptimierung Optimierung des administra - tiven und zeitlichen Aufwands bei der Verarbeitung von Lieferscheinen und Rechnungen durch einen digitalen Workflow. Entlastung Entlastung der Mitarbeiter von Papierarbeit und Reduzierung von Fehlern bei der Erfassung von Dokumenten. Vereinfachung Transparente Schnittstellen, automatisierte Abläufe und optimierte Prozessworkflows. Kostensenkung Spürbare Kosteneinsparungen durch kürzere Bearbeitungszeiten tragen zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens bei. BIT 6–2016 | 33


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