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BIT 06-2016

Geschäftsprozesse Enterprise-Content-Management Canon / VCK Logistics: Schneller mit papierlosen Abläufen Der digitale Lieferschein Die manuelle Bearbeitung von Lieferscheinen bedeutet für zahlreiche Logistikunternehmen noch immer einen hohen administrativen und zeitlichen Aufwand. Für die Düsseldorfer VCK Logistics SCS Projects GmbH hat Canon einen digitalen Workflow für Lieferscheine umgesetzt, der Mitarbeiter von Papierarbeit entlastet, die Qualität der Prozesse verbessert und nicht zuletzt einen wesentlichen Schritt hin zu einem komplett automatisierten Ablauf bedeutet. Die VCK Logistics SCS Projects GmbH ist Teil der VCK Gruppe in Düsseldorf und hat sich auf individuelle Transportlogistik im Bereich der Projekt- und Kontraktlösungen für die Mobilfunkbranche spezialisiert. Ankommende Lieferungen werden neu kommissioniert und an die Mobilfunkstandorte versendet. Alle Lieferscheine der eingehenden Sendungen wurden früher manuell in Ordnern abgelegt, für den Weiterversand wurden alle Lieferscheine kopiert und einer neu zusammengestellten Sendung erneut beigefügt. Mit dem konstanten Wachstum des Warenumschlags erwies sich dieses Verfahren zunehmend als zeitraubend, die Fehlerquoten stiegen und waren nicht mehr akzeptabel. Im Falle einer Unklarheit oder einer falschen Ein - sortierung in laufende Vorgänge war zudem die Recherche in den Ordnern außerordentlich zeitaufwendig. „Wir haben also eine Vereinfachung des internen Lieferschein - verkehrs durch Digitalisierung angestrebt. Auch die Arbeitsabläufe für den Warenausgang sollten damit einfacher und schneller werden“, sagt Jacqueline Klippel, Manager Projects & Sourcing bei der VCK Logistics SCS Projects GmbH. Ziel war, Lieferscheine nach der Entnahme von den Sendungen einzuscannen und zu vernichten. Die Zuordnung der eingelesenen Belege anhand einer Auftragsnummer sollte dann automatisiert in ein Dokumentenmanagementsystem erfolgen, mit dem die Sachbearbeiter dann die Weiterverarbeitung der Sendungen übernehmen konnten. „Wir wollten zudem in der Lage sein, nach dem erfolgten Versand die Daten aus dieser Lösung heraus an unsere Kunden für deren finale Archivierung weiterzugeben“, so Jacqueline Klippel. Angesichts von rund 400 ausgehenden Sendungen im Monat und eines daraus entstehenden Lieferscheinvolumens von rund 360000 Blatt im Jahr erhoffte sich das Unternehmen dadurch eine deut - liche Verbesserung und Beschleunigung der Lieferscheinbearbeitung und -verbuchung. Sinnvolle Entscheidung Nach eingehender Marktrecherche hat sich die VCK Logistics SCS Projects GmbH für eine Lösung von Canon auf Basis der OCR-Software IRIS Xtract mit anschließender Übergabe der Geschäftsprozessdaten an das Dokumentenmanagementsystem Therefore entschieden. In einem ersten Schritt Jacqueline Klippel, Manager Projects & Sourcing, VCK Logistics SCS Projects GmbH: „Der digitale Workflow entlastet uns vom zeitaufwendigen Umgang mit Papierakten und beschleunigt unsere Prozesse erheblich.“ Für die Düsseldorfer VCK Logistics SCS Projects GmbH hat Canon einen digitalen Workflow für Lieferscheine umgesetzt, der u. a. die Mitarbeiter von Papierarbeit entlastet. 32 | BIT 6–2016


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