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BIT 05-2016

Output-Zentrale und Document-Factory 58 | BIT 5–2016 Titelstory Hoher Grad der Automatisierung Mit anderen Worten: Die Dokumentenverarbeitung darf sich künftig nicht mehr an der Form (Papier, PDF, Web) orientieren, sondern an den Prozessen und den Daten. Doch das setzt die Restrukturierung der bestehenden Abläufe im Unternehmen voraus. Dabei geht es unter anderem um • die Vereinheitlichung von Regel - werken, z. B. bei interaktiven Prozessen wie Freigaben/Signaturen (Wer darf welches Dokument unterschreiben, zur Zahlung veranlassen, be - antworten etc.?). Zum Verständnis: Die Freigabe für eine Rechnung (Input- Management) ist im Prinzip nichts anderes als ein „Gut-zum-Druck“ (Output-Management). • die klare Definition von Schnitt - stellen zwischen Automation und manuellem Eingreifen; • die Verknüpfung der bestehenden, bisher voneinander getrennten Anwendungen der Eingangs- und Ausgangsverarbeitung mit dem Ziel, einen höchstmöglichen Automatisierungsgrad zu erreichen. Die daraus resultierenden neuen Strukturen lassen sich dann mit entsprechenden Lösungen für ein integratives Input- und Output-Management umsetzen (siehe Kasten rechts). Dabei ist auf die zunehmende Vielfalt an Einund Ausgangskanälen (Druck, Secure Mail, Webportale, mobile Endgeräte, Social Media) zu achten, die Abhängigkeiten zwischen ihnen sind genau zu definieren und zu managen. Wenn die neu etablierten Workflows dann noch mit entsprechender Logische Verschmelzung beider Welten: Die IT-gestützte Verknüpfung von Input- und Output-Management bietet viele Vorteile. Abb.: everythingpossible Fotolia Logik (Regelwerke, Text-/Syntax - bausteine „veredelt“ werden, ist man bereits bei der Modellierung von Prozessen im Sinne eines Business- Process-Managements (BPM). Dieses Prinzip geht weit über die eigentliche Verschmelzung von Input- und Output Management hinaus und markiert daher den Beginn einer neuen Ära der Dokumentenverarbeitung überhaupt. Mehr zum Thema Input-Management und dessen zunehmende Verschmelzung mit dem Versand gibt es auf dem Comparting am 17. und 18. November 2016 in der Kongresshalle Böblingen. (www.compart.de) Standard für ein integratives Multi-Channel-Document-Management Domtrac ist eine Prozess-Management-Lösung, mit der sich die In- und Outbound-Kommunikation technologisch und organisatorisch unter einem Dach vereinen lassen. Grundprinzip der Integrationsplattform ist es, dass die in einem Unternehmen existierenden Anwendungen und Lösungen für die Dokumentenverarbeitung miteinander verknüpft und neue Applikationen nahtlos integriert werden (u. a. Erfassen, Formatieren, Konvertieren, Archivieren, Bündeln, Verenden von Dokumenten). Auch die Anbindung externer Dienstleister (z. B. Postdienstleister) ist möglich. Ein wesentlicher Vorteil der Lösung ist es, dass sie Workflows sowohl des Input- als auch des Output-Managements unterstützt (Freigaben, automatisierte Verarbeitung von eingehenden Dokumenten, Auslesen von Daten) – sowohl in Form der Stapelverarbeitung (Batch) als auch interaktiv. Anders als bei herkömmlichen Automatisierungstools lässt sich mit Domtrac bis tief in die eigentliche Dokumenten erstellung verzweigen. Mit der Verknüpfung von In- und Output-Management in einem System erhält der Anwender eine komplette Sicht auf alle dokumentenbezogenen Abläufe und kann dadurch Optimierungspotenziale besser erkennen. Zudem profitiert das Unternehmen von einer höheren Produktionssicherheit, da sich die Konformität der erstellten Schriftstücke mit bestehenden gesetzlichen und unternehmensspezifischen Auf lagen lückenlos über den gesamten Workflow hinweg nachvollziehen und überwachen lässt.


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