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BIT 05-2016

Output-Zentrale und Document-Factory 56 | BIT 5–2016 Titelstory Compart: Verschmelzung von Input- und Output-Management Aus Input wird Output wird Input Die technologische und organisatorische Verknüpfung von Posteingangs- und -ausgangsverarbeitung liegt nahe angesichts vieler Gemeinsamkeiten in den Prozessen. Die Vorteile dieser Verschmelzung liegen auf der Hand: kürzere Bearbeitungs - zeiten und geringere Kosten – vorausgesetzt, man vereinheitlicht die Daten und verwaltet sie in einer zentralen Instanz. Parallelwelten: In vielen Unternehmen werden Input- und Output-Management immer noch getrennt vonein - ander betrieben – organisatorisch wie technologisch. Typisch dafür ist eine uneinheitliche Datenbewirtschaftung, die sich auch in unterschiedlichen Bezeichnungen für ein- und dieselben Dinge äußert. Da reden die einen von „Kundennummer“ und die anderen von „Referenz“, so dass man immer ein aufwändiges „Datenmapping“ betreiben muss, um Dokumente ein- und desselben Vorgangs zusammenzuführen. Dabei sind die Tätigkeiten der Post - eingangsverarbeitung (Input-Management) und des Versands (Output- Management) fachlich wie technisch ähnlich und ließen sich durchaus miteinander verknüpfen. Wie schön wäre es doch, wenn beispielsweise beim Mobilfunkanbieter das Kündigungsschreiben eines Kunden automatisiert erfasst (Capture), indiziert, an den zuständigen Sachbearbeiter zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet, archiviert und aus diesem Vorgang heraus gleich die Kündigungsbestätigung generiert wird (inklusive Formatierung, Konver- Den Blick voraus richten: Die Dokumentenverarbeitung darf sich künftig nicht mehr an der Form orientieren, sondern an den Prozessen und den Daten. Abb.: kantver, Fotolia tierung und DV-Freimachung) und auf dem vom Kunden gewünschten Kanal verschickt (Output-Management). Im Prinzip ließe sich diese Inbound-Outbound-Kommunikation als Workflow in einem IT-System ab bilden – vorausgesetzt, die Schnitt - stellen zu den vor- und nachgelagerten Applikationen sind richtig gesetzt. Dann wäre es ein Leichtes, auch verteilte Scanner oder MFPs in den Prozess einzubinden und somit auch Bilddaten digital auszulesen und für verschiedene Kommunikationsvorgänge zu verwenden, z. B. für die Erstellung und den Versand von elektronischen Ausweisdokumenten. Daten verbinden Welten Fakt ist: Die IT-gestützte Verknüpfung von Input- und Output-Management bietet einige Vorteile für die Kundenkommunikation – kürzere Bearbeitungszeiten, geringere Kosten und eine bessere Kontrolle darüber, ob die firmeninternen Service Level Agreements (SLA) wie Lieferfristen, Antwortzeiten u. a. eingehalten werden. Es ist also nur allzu logisch, dass beide Welten der Dokumentenverarbeitung zunehmend miteinander verschmelzen. Nicht zuletzt deshalb, weil Input- und Output-Management viele gemeinsame technischen Komponenten haben, z. B. das Archivsystem. Das „Bindeglied“ zwischen beiden Bereichen sind natürlich die Rohdaten des Dokuments, die typischerweise per OCR-Verfahren (Optical Character Recognition) ausgelesen und über die gesamte Dokumentenverarbeitung hinweg mitgeführt werden. Im Falle der Kündigungsbestätigung aus dem einbit_


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