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BIT 05-2016

Nadine Schuppisser, Head of Marketing and Communi - cation bei der PDF Tools AG: „Um Murphy keine Chancen zu geben, werden klar definierte und effiziente Dokumentenprozesse für Unternehmen immer wichtiger.” BIT 5–2016 | 51 leistet den Erhalt der Beweiskraft und die Durchsuchbarkeit. Typische Einsatzbereiche eines Scan Servers sind: • Papier Capture: elektronische Archivierung von Papier-Dokumenten • Faksimile Capture: elektronische Archivierung des gesamten FAX-Verkehrs • Archiv Migration: Migration von Papier-Archiven in ein elektronisches Archiv • Web/Mobile Capture: Nutzung des zentralen Dienstes in Client / Server- Anwendungen über einen Webdienst. • Enterprise-Application-Integration: Nutzung des zentralen Dienstes für die PDF/A Dokumentenerzeugung über eine Programmierschnittstelle (API) aus Fachapplikationen heraus. Zentrale Konvertierung Zusätzlich fallen in einem Unternehmen so genannte digital-born Dokumente in einer breiten Palette von Dateiformaten an. Ob Office Dokumente, E-Mails inkl. Attachments, HTMLWebseiten, CAD-Zeichnungen usw. fließen ebenfalls in Firmenprozesse mit ein. Hinzu kommt, dass eingehende Dokumente von externen Quellen validiert, repariert, optimiert und konserviert werden sollen. Damit stellt man die Qualität und einen einheitlichen Standard im eigenen Archiv sicher. Ein Dokument Converter Dienst unterstützt das Anlegen aller eingehenden und ausgehenden Dokumente als PDF/A-Datei für die Aufbewahrung von Informationen zu den Geschäftsprozessen. Dazu kann auch die Archivierung des E-Mail-Verkehrs inklusive der Anhänge zwischen dem Unter - nehmen und seinen Geschäftspartnern gehören. Die PDF(/A)-Erzeugung aus den Fachapplikationen über einen Webdienst oder eine Programmierschnittstelle (API) kann als zusätzliche Möglichkeit effizient genutzt werden. Mit dem Dokument Converter können auch Archive migriert werden, die mit einem nicht mehr üblichen oder proprietären Format erstellt wurden. Bei beiden zentralen Serverdiensten sind folgende technische Aspekte wichtig: von natürlichen oder juristischen Personen. Die elektronische Signatur ist zudem, unter Einhaltung gesetzlicher Formvorschriften, ein gültiger Ersatz für die handschriftliche Unterschrift. Weder die elektronische Signatur noch ein Dokumentenformat verhindern, dass digitale Dokumente durch die Anwendung von entsprechenden technischen Mitteln optisch oder inhaltlich verändert werden können. Durch den Einsatz einer digitalen Signatur können jedoch Veränderungen jederzeit erkannt und nachvollzogen werden. Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung zu haben ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung und ein Wett - bewerbsfaktor. Das Scannen und „Capturen“ von Dokumenten alleine reicht jedoch nicht aus, für Rechtsicherheit und ein brauchbares digitales Langzeitarchiv. Der sorgfältige Umgang mit geschäftsrelevanten Informationen benötigt eine seriöse Vorbereitung, um eine optimale Balance zwischen Kosten und Risiken zu erreichen. Unter anderem können zentrale Scan-Server und Document Converter den Dokumentenprozess unterstützen. Mit den entsprechenden Regeln, Prozessen, Strukturen und Hilfsmitteln ist das Erstellen eines fallspezifischen Dossiers aus dem digitalen Langzeit - archiv keine Zauberei und Murphy darf sich woanders ausleben. (www.pdf-tools.com) Hohe Qualität, insbesondere Konformität mit ISO-Standards und Abbildungstreue bei der Umwandlung der Dokumente, robuster und interventionsarmer Betrieb, hoher Durchsatz, Skalierbarkeit der Leistung, Schnittstellen für die Anwendungsintegration und Erweiterbarkeit für Dateiformate und Zusatzfunktionen. Archiv mit Format Bei der Konzeption von Archivlösungen ist zu berücksichtigen, dass die eingesetzten Systeme aufgrund des rasanten technologischen Fortschritts „veralten“ und ersetzt werden. Die Inhalte der archivierten Dokumente hingegen bleiben relevant und müssen deswegen vollumfänglich und unverändert in die neuen Systeme migriert werden können. Wegbereiter für eine verlustfreie Migration ist ein stabiler, den Lebenszyklus der Systeme überdauerndes Dokumentenformat. PDF/A hat sich im Markt seit Jahren als standardisiertes Dateiformat für Langzeit - archive erfolgreich etabliert. Eine zentrale PDF/A-Konversionslösung für gescannte als auch für digital erzeugte Dokumente lohnt sich, um die Qualität der Umwandlung und die Validierung sicherzustellen. Bei diesem Vorgehen spart man sich auch aufwändige Rollouts auf Arbeitsstationen und kann das Ganze zentral verwalten und pflegen. Intelligente Dokumentenformate, wie der ISO-Standard für PDF/A, vereinfachen die Gewähr - leistung der Revisionssicherheit im Unternehmen signifikant. Mit Brief und Siegel Die elektronische Signatur spielt bei der Archivierung eine bedeutende Rolle. Sie dient dem Integritätsschutz, d. h. der Nachvollziehbarkeit von Veränderungen, wie Manipulationen, an Dokumenten. Damit erhöht sich der Beweiswert eines Dokumentes in juristischen Verfahren. Die digitale Signatur stellt auch die Authentizität sicher und ermöglicht damit die Identifizierung PDF Tools AG Die PDF Tools AG zählt über 4000 Unternehmen und Organisationen in mehr als 60 Ländern zu ihren Kunden und ist damit ein weltweit führender Hersteller von Software-lösungen und Programmierkomponenten für PDF und PDF/A Produkte. Das Portfolio unterstützt den gesamten Dokumentenfluss vom Rohmaterial, über Scanningprozesse bis hin zur Signierung und der Archivierung in einem rechtlich konformen Langzeitarchiv. Ein Vorteil der Komponenten und Lösungen ist die breite Palette von Schnittstellen, welche eine reibungslose und einfache Integration in bestehende Umgebungen gewährleistet.


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