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BIT 05-2016

Geschäftsprozesse Scannen, Capturing, PDF 50 | BIT 5–2016 PDF Tools: Von Capturing bis Archiving Murphys Gesetz Unternehmen müssen den Spagat zwischen gesetzlichen Anforderungen, Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit meistern. Ein Teil der Lösung kann ein digitales Langzeitarchiv sein. Darin werden sämtliche Informationen zum Unternehmen und seinen Tätigkeiten abgebildet. Ein Archiv mit zuverlässigen Hilfsmitteln und Strukturen ermöglicht das automatisierte Zusammenstellen von fallspezifischen Dossiers. Fünf Jahre nachdem Sie einen Vertrag abgeschlossen haben, gibt es mit Ihrem Partner Unstimmigkeiten in den Abrechnungen und Sie sind gezwungen, das Geschehene nachzuvollziehen und zu dokumentieren. Die Abrechnungen der letzten fünf Jahre hat die Buchhaltung verarbeitet und gespeichert. Zusatzvereinbarungen und Spezialfälle hat der verantwortliche Partnermanager in E-Mails festgehalten – dieser hat den Betrieb jedoch vor Monaten verlassen. Die Prototypen mit den entsprechenden Abnahmeprotokollen liegen in der Produktion, genauso wie die Prüfprotokolle und Lieferscheine. Angebote und Bestellungen wurden im Vertrieb bearbeitet. Wie gut sind sie auf einen solchen Fall vorbereitet? Trotz „Digital Transformation“, „Industrie 4.0“ und was sonst an Schlagwörtern aktuell durch die Prozess Zone der Unternehmen geistert: Das Papier ist immer noch präsent. Die Kommunikation und der Dokumentenaustausch wandeln zunehmend auf dem elektronischen Pfad und die sichtbaren Grenzen verschwinden. Es müssen Informationen aus verschiedenen Quellen gesammelt, qualifiziert, ver - arbeitet und abgelegt werden. Daher sind klar definierte und effiziente Dokumentenprozesse für alle Unternehmensbereiche immer wichtiger. Das ideale Rezept für ein digitales Archiv existiert nicht; es gibt viele. Die Ausgangslagen in den Unternehmen, branchenspezifische Vorschriften, Zertifizierungen wie ISO, die Mach - barkeit (technisch und monetär) und weitere Punkte sind zu beachten. Die Erfahrung hat gezeigt, dass zentrale Dienste, wie ein Scan Server oder ein unternehmensweiter Document Converter, Prozesse beschleunigen und vereinfachen. Durch die Automatisierung lassen sich Fehler - quellen minimieren, die Dokumentenqualität anheben und somit auch Zeit und Kosten sparen. Zentraler Scan-Server Ein zentraler Scan-Server ist ein Dienst, der in einer Unternehmung dezentral gescannte Dateien und dazugehörende Indexdaten in das standardisierte Dateiformat PDF/A umwandelt. Er übernimmt alle Aufgaben, die von den Scan-Stationen an ihn delegiert werden können. Verarbeitungsschritte, die keine Benutzerinteraktion erfordern oder die Effizienz der lokalen Scan- Stationen mit leistungsintensiven Funktionen wie OCR und Kompression belasten, sind dafür besonders geeignet. Ein durchdachter Scanning-Prozess sorgt bereits beim Posteingang für die „Digitalisierung“ und lässt den Dokumentenprozess papierfrei weiter fließen. In den Abläufen werden Dokumente in Papierform gescannt, klassifiziert und komprimiert. Die Text- und Barcode-Erkennung, inklusive der Metadatenanreicherung und der Anbringung einer digitalen Signatur gewähr- Erfassen, Verar - beiten, Ausliefern – Zentrale Dienste, wie ein Scan Server oder ein unter - nehmensweiter Document Converter beschleunigen und vereinfachen Prozesse.


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