PDF Association

BIT 05-2016

Kontakt: PDF Association, Thomas Zellmann, Telefon: +49 30/394050-0, E-Mail: info@pdfa.org, www.pdfa.org Die PDF Association informiert Die TR Resiscan geht um – mit PDF/A Hohe Rechtssicherheit Die Diskussion um die Ein - führung des ersetzenden Scannens nach den Vorgaben der TR Resiscan hat breite Kreise in allen Teilen der öffentlichen Verwaltung erreicht und ist nun auch auf kommunaler Ebene angekommen. Die Richtlinie scheint sich tatsächlich als Handlungsanleitung zu eta - blieren, was beim ersetzenden Scannen zu beachten ist, um eine möglichst hohe Rechts - sicherheit zu erreichen. Eine richtlinien-konforme Digitali - sierung liefert die Transparenz des Prozesses, macht diesen nachvollziehbar und damit glaubwürdig. Das eGovernment-Gesetz von 2013 gab die Richtung vor. Für die Bundesbehörden wurde vorgeschrieben, dass in Zukunft Akten elektronisch zu führen sind. Die elektronische Akte gilt, wenn sie denn eingeführt ist, als die führende Akte. Papiervorlagen sollen ersetzend gescannt werden und die Papiervorlagen vernichtet oder zurückgegeben werden. Dies soll nach dem Stand der Technik geschehen und als solcher wurde seinerzeit auf die TR Resiscan verwiesen, die im März 2013 kurz vor der Verabschiedung des eGovernment Gesetzes in der Version 1.0 vom BSI veröffentlicht wurde. Alle nachfolgenden eGovernment-Gesetze der Länder verweisen ebenso auf die TR Resiscan als den aktuellen Stand der Technik. In vielen Ausschreibungen, nicht nur der öffentlichen Hand, enthalten PDF Association die Leistungsbeschreibungen von Scanlösungen mindestens die Konformität, wenn nicht die Zertifizierung durch das BSI. Ein starkes Format Inzwischen hat das BSI neun Zertifizierungen nach TR Resiscan vergeben, davon alleine fünf in 2016. Darunter sind nicht nur Scandienstleister oder DE-Mail-Anbieter, sondern es hat sich auch ein großer Finanzdienstleister zertifizieren lassen. Und zwar im Zusammenhang der Prozesse vor und nach dem ersetzenden Scannen von unterschriebenen Vertragsunterlagen bei einem nach TR Resiscan zertifizierten Scandienstleister. In welcher Ausprägung und nach welchem Schutzbedarf auch immer die Richtlinie um - gesetzt wird, eines ist ziemlich sicher: Die Scanprodukte werden fast immer als PDF/A ausgegeben, und zwar in einer Form, die den so genannten Transfervermerk entweder im PDF/A-2 als PDF-Attachment oder im PDF/A-3 als Datei enthält. Der Transfervermerk enthält die Informationen, wann wer unter welchen Bedingungen und wo die Digi talisierung durchgeführt hat und ob es Besonderheiten gegeben hat. Hier spielt PDF/A die Stärken eines international standardisierten und vollständig dokumentierten Formates voll aus und bietet daneben noch den Vorteil, Dokument, Meta - PDF Association mit neuem Vorstand Matt Kuznicki, Chief Technical Officer von Datalogics, ist neuer Vorstandsvorsitzender der PDF Association. Zu seinem Stellvertreter wurde Scott Mackey, Vice President Customer Success von Adlib Software, gewählt. Das weitere Vorstandsteam setzt sich aus gleich vielen Vertretern nordamerikanischer und europäischer Unternehmen zusammen. „Ich fühle mich gegenüber der PDF Association und seinen Mitgliedern in zweierlei Hinsicht verpflichtet“, sagt Matt Kuznicki, „zum einen den Verband als technische Ressource für PDF und die verschiedenen mit PDF verbundenen Standards darzustellen und zum zweiten zu zeigen, Matt Kuznicki, Datalogics dass diese eine höchst zuverlässige Kommunikations - plattform sind.“ Der neue Vorstandsvorsitzende löst Olaf Drümmer, Geschäftsführer von Callas Software ab, der das Amt mehr als fünf Jahre innehatte. Zum neuen Vorstand sagt Thomas Zellmann, Geschäfts - führer der PDF Association: „Der neue Vorstand ist eine gute Mischung aus technik- und anwendungsorientierten Mitgliedern. Dass die meisten wiedergewählt worden sind, ist eine Gewähr dafür, dass die Vorstandsarbeit kontinuierlich und erfolgreich fortgesetzt wird.“ Hans-Joachim Hübner, SRZ daten, Transfervermerk und Signatur in einer einzigen Datei zu vereinen. Hans-Joachim Hübner, Head of Solutions and Sales beim Satz-Rechen-Zentrum Berlin: „Die Diskussion über die Um setzung der TR Resiscan ist nach den Bundesbehörden nach Einführung der eGovernment Gesetzen der Länder auch bei den Kommunen ange kommen und es geht eigentlich nicht mehr um das ob, sondern um das wie. In allen Anwendungen spielt PDF/A als standardi - siertes Archivierungsformat naturgemäß eine große Rolle, da in einer Datei Dokument, Metadaten, Transfervermerk und Signatur entweder in PDF/A-2 oder PDF/A-3 vereint werden können.“ Die Informationen die ser Seite entstehen in redaktioneller Verantwortung der PDF Association. BIT 5–2016 | 47


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