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BIT 05-2016

how des Dienstleisters nutzen“. Schließlich äußert sich Karin Saßmann auch zu einem gängigen Kritikpunkt an der TR-Resiscan: „Mit einer guten Vorbereitung inklusive Schutzbedarfsanalyse und Verfahrensdokumentation, der engen Einbeziehung der eigenen Mitarbeiter in die Arbeitsabläufe sowie einem kompetenten Dienstleister lassen sich TR-Resiscan-Anwen - dungen mit durchaus vertretbarem Aufwand realisieren“. (www.srz.de) BIT 5–2016 | 45 Docuware PaperScan für Whatsapp Kinderleicht Scans austauschen Aus dem Alltag junger Menschen ist Whatsapp als Kommunikationstool nicht mehr wegzudenken. In Kombination mit PaperScan können jetzt z. B. Schüler und Studenten beliebige Unterlagen wie Hausaufgaben, Referate oder Ausschnitte aus Büchern und Zeitungen mit dem Smartphone scannen und per Whatsapp austauschen. So funktioniert`s: Man hält das Smartphone über eine Seite, PaperScan erkennt diese, löst automatisch aus und schneidet die Aufnahme passend zu. Der Scan kann nun einfach in Whatsapp hochgeladen und dann einem einzelnen Empfänger oder einer Gruppe zugeschickt werden. Auch mehrere Seiten können als ein Dokument geteilt werden, seitdem Whats - app PDF als Dateiformat unterstützt. Um nur ein Kapitel aus einem Buch oder einen Zeitungsartikel zu versenden, zieht man in PaperScan mit dem Finger ein Viereck über den Ausschnitt und teilt diesen dann per Whatsapp. Dank der zahlreich verfügbaren Druck-Apps lassen sich die empfangenen Schularbeiten auch wieder in hoher Qualität ausdrucken. Docuware PaperScan kann für alle iPhone- (ab Version 5) und Samsung-Modelle Mit PaperScan können Schüler und Studenten beliebige Unterlagen mit dem Smartphone scannen und per Whatsapp austauschen. (Galaxy ab S4) sowie ähnlich leistungsfähige Geräte kostenlos aus dem App Store oder Play Store heruntergeladen werden. (www.docuware.com erfolgt die Vorbereitung der Dokumente – z. B. das Entösen der Verträge. Anschließend erfolgt die Digitalisierung unter Beachtung der Vorgaben für den Schutzbedarf ‚Hoch’. Zum Einsatz kommt die SRZ-eigene Capture- Software Crosscap in der Enterprise- Server-Ausführung mit TR-Resiscan- Modulen sowie ein Inotec Hochleistungsscanner. Die Vorgaben von Universal-Investment sehen eine hundertprozentige Qualitätskontrolle der gescannten Images vor. Ist die Qualitätsprüfung bestanden, werden die Vertragsunter - lagen stapelweise elektronisch signiert und im PDF/A 2-Format an Universal- Investment übertragen. Die Datei enthält ein integriertes PDF-Attachment, in dem sich der Transfervermerk (Wer hat wann wo gescannt etc.) befindet. Nach Abnahme durch den Finanzdienstleister führt das SRZ die zertifizierte Vernichtung der Papier - originale durch. Nutzen und Erfahrungen Im April 2016 erhielt Universal-Investment als erster Finanzdienstleister die Zertifizierung durch das BSI für die implementierte TR-Resiscan-Anwendung. Im Produktivbetrieb ist die Digitalisierung der Neuverträge gemäß technischer Richtlinie ebenfalls seit April 2016. „Dank der eingesetzten TR-Resiscan-Anwendung haben wir die Sicherheit bei möglichen Rechtsstreitigkeiten mit den Geschäftspartnern deutlich erhöht. Erstmals ist es möglich, das ersetzende Scannen und die damit verbundenen Vorteile der elektronischen Archivierung auch für unterschriebene fondsbezogene Verträge zu nutzen“, erläutert Karin Saßmann. Die externe Unterstützung erwies sich als sinnvoll für den Erfolg des Projekts: „Die Auslagerung des Scannens nach TR-Resiscan an einen zertifizierten Dienstleister ist aus unserer Sicht empfehlenswert. Auf diese Weise kann sich Universal- Investment auf sein Kerngeschäft konzentrieren und das Scan-Know- Das SRZ ist ein TR-Resiscan-zertifi - zierter Scandienstleister.


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