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BIT 05-2016

Geschäftsprozesse Scannen, Capturing, PDF 44 | BIT 5–2016 Universal-Investment nutzt die Vorteile des ersetzenden Scannens TR-Resiscan effizient umgesetzt Universal-Investment und das Satz-Rechen-Zentrum aus Berlin demonstrieren, wie eine praktikable Umsetzung der Technischen Richtlinie zum ersetzenden Scannen – BSITR 03138 Resiscan – gelingt und welche Faktoren dabei besonders wichtig sind. Universal-Investment ist die größte unabhängige Fondsgesellschaft im deutschsprachigen Raum. Mit ihren Kunden und Partnern existieren eine Vielzahl von Fondsverträgen, die von weiteren Dokumenten begleitet sind. Ersetzendes Scannen als beste Lösung Im elektronisches Archiv des Unternehmens sind aktuell 120 Millionen Dokumente gespeichert. Die Papier - unterlagen werden zum großen Teil nach der Archivierung entsorgt. Das traf aber nicht auf die fondsrelevanten Verträge inklusive begleitender Dokumente zu. Denn trotz des revisions - sicheren Archivs fehlte die notwendige Rechtssicherheit, gescannte Verträge im Original zu vernichten. Hier eröffnete die TR-Resiscan neue Möglichkeiten, das ersetzende Scannen auch auf den Vertragsbereich auszudehnen. Die lückenlose Protokollierung aller Arbeitsschritte während des gesamten Digitalisierungsprozesses führt zu Transparenz und Nachvollziehbarkeit und sorgt damit für Glaubwürdigkeit bei möglichen rechtlichen Auseinandersetzungen. Zertifizierter Partner mit TR-Resiscan-Know-how Die Umsetzung fand in zwei Phasen statt. Zunächst widmete man sich ausführlich der Schutzbedarfsanalyse der Fondsverträge, der Verfahrungs - dokumentation und der Auswahl des Scandienstleisters. Dann erfolgte die sukzessive Implementierung und Einführung in den Abteilungen. „Wichtig war uns, dass der gesuchte Dienstleister nach TR-Resiscan-zerti - fiziert ist und mit den Inhalten und Prozeduren der technischen Richtlinie vertraut ist“, so Karin Saßmann. Ausgewählt wurde das Satz- Rechen-Zentrum aus Berlin, das für Scandienstleistungen auf der Grundlage der Software Crosscap TR-Resi - scan-zertifiziert ist. Die Capture- Lösung unterstützt lückenlos und transparent nachvollziehbar alle in der technischen Richtlinie festgeschriebenen technischen und organisato - rischen Maßnahmen. Zudem ist die SRZ-Lösung bis zum Schutzbedarf ‚Sehr hoch’ für Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit zertifiziert. Strukturierte Arbeitsabläufe Die gesamten Prozesse des ersetzenden Scannens sind zwischen Universal- Investment und dem SRZ genau ab - gestimmt. Bei dem Scandienstleister Die Universal- Investment digita lisiert ihre Vertragsunterlagen gemäß TR-Resiscan.


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